Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база
Шрифт:
Следует помнить, что характеристика относится к документам, содержащим персональные сведения о работнике, поэтому ее подготовка и представление должны осуществляться с соблюдением норм главы 14 ТК РФ. Например, работодатель не может сообщать персональные данные работника третьей стороне без получения письменного согласия на то работника (исключение составляются случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом). Также сторонние организации и лица, получившие персональные данные работника, должны быть предупреждены о том, что эти данные могут быть использованы
Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Типовой формы для автобиографии не существует. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу), без исправлений и помарок, разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой. Использование зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается. Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека. Для этого можно использовать различные способы:
• в начале строки через тире ставятся две даты, обозначающие период времени (например, «1984–1990 гг. – работал в ЗАО „Фонтан“ в должности главного бухгалтера»);
• временной период указывается с помощью предлогов (например, «С 1990 по 2004 год работал в ОАО „Незабудка“ заместителем директора по производству»);
• даты указываются после события в скобках (например: «Поступил в саратовский экономический институт (1975 год). После окончания института (1980 год) работал экономистом на заводе „Вымпел“ (до 1992 года)»);
• составителю в устном порядке задаются основные направления (дата и место рождения, обучение, работа, награды и т. д.) и по этим разделам в хронологическом порядке отражаются все сведения.
В обязанности работника кадровой службы входит разъяснение лицу, составляющему автобиографию, какие именно этапы жизни интересуют работодателя.
Основные реквизиты в автобиографии:
• название документа (автобиография);
• имя, отчество, фамилия автора;
• число, месяц и год рождения; место рождения;
• сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);
• образование и специальность по образованию;
• вид трудовой деятельности;
• последнее место работы и должность;
• награды и поощрения;
• участие в общественной работе;
• семейное положение и состав семьи;
• домашний адрес и телефон;
• дата;
• личная подпись.
Также могут быть приведены и другие сведения, касающиеся жизни и деятельности автора, например, изменение семейного положения (женился, развелся, овдовел, родились дети и т. п.).
Для мужчин обязательным является указание периодов воинской службы, ее срочности, отношения к воинской обязанности, воинских званий. Женщинам в автобиографии желательно отразить периоды нахождения в отпуске по беременности и родам, по уходу за детьми.
В автобиографии также желательно отразить сведения о членстве, участии в профсоюзных и иных общественных организациях (в период обучения в средних и высших учебных заведениях, на протяжении всей трудовой деятельности), о выполнении
Автобиография не заверяется ни подписью работника отдела кадров, ни иного должностного лица, ни печатью.
Произошедшие изменения в автобиографии составителя за время работы на предприятии отражаются в отдельном документе-приложении (Дополнении кавтобиографии). Лучше всего попросить написать такое дополнение работника собственноручно. Но кадровик может также время от времени пересматривать автобиографию и самостоятельно записывать изменения на отдельном листе. Когда их накопится достаточно, тогда и можно попросить работника составить дополнение. Спустя какое-то время можно целиком обновить автобиографию, при этом старую автобиографию и дополнения к ней помещают в раздел личного дела «Дополнительный материал».
В завершение в личное дело подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении.
2.4. Коллективный договор
К документам, регулирующим социально-трудовые отношения в организации, относится коллективный договор, «заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей» (Закон РФ от 11 марта 1992 г. № 2490-I «О коллективных договорах и соглашениях»). Коллективный договор может заключаться на уровне не только организации в целом, но и обособленных структурных подразделений.
В соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель обязан вести коллективные переговоры, а также заключать коллективный договор в порядке, установленном ТК РФ. Статьей 36 ТК РФ установлено, что представители работников и работодателей участвуют в коллективных переговорах по подготовке, заключению и изменению коллективного договора и имеют право проявить инициативу по проведению таких переговоров. Представители стороны, получившие уведомление в письменной форме с предложением о начале коллективных переговоров, обязаны вступить в переговоры в течение 7 календарных дней со дня получения уведомления.
Таким образом, в том случае, если ни одна из сторон с инициативой заключения коллективного договора не вышла, отсутствие коллективного договора нарушением не является. Если же предложение о заключении коллективного договора поступило, коллективный договор должен быть заключен в обязательном порядке на согласованных сторонами условиях. Представители сторон, уклоняющиеся от участия в коллективных переговорах по заключению, изменению коллективного договора или неправомерно отказавшиеся от подписания согласованного коллективного договора, подвергаются штрафу. Статьей 5.28 КоАП РФ установлено, что уклонение работодателя или лица, его представляющего, от участия в переговорах о заключении, об изменении или о дополнении коллективного договора, соглашения либо нарушение установленного законом срока проведения переговоров, а равно не обеспечение работы комиссии по заключению коллективного договора, соглашения в определенные сторонами сроки влечет наложение административного штрафа в размере от 10 до 30 МРОТ.