Кадровое делопроизводство. Теория и Практика. 2022. Самоучитель
Шрифт:
Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 – 5 строк.
5.18 Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
– наименование
– наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырёх
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю").
В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("коллегия… постановляет", "собрание… решило").
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции…", "в состав управления входят…", "комиссия провела проверку…").
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:
– от первого лица множественного числа ("просим направить…", "представляем на рассмотрение…");
– от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает…", "общество считает возможным…");
– от первого лица единственного числа ("считаю необходимым…", "предлагаю рассмотреть…"), если письмо оформлено на должностном бланке.
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться:
– вступительное обращение:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Губернатор!
Уважаемый господин Прохоров!
Уважаемая госпожа Захарова!
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемые господа!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по
– заключительная этикетная фраза:
С уважением, …
5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах – приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчётам и др. документам).
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:
– если приложение названо в тексте:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
– если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:
– если приложение (приложения) сброшюрованы:
Приложение:
отчёт о НИР в 2 экз.
– если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
Приложение:
письмо Росархива от 05.06.2015 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.
– если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):
Приложение:
CD в 1 экз.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:
– в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);
– на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:
Приложение N 2
к приказу АО "Профиль"
от 15.08.2015 N 112.
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утверждён документ-приложение.