Кадровый документооборот
Шрифт:
Таким образом, служебное задание является первым документом, относящимся к командировке работника организации, т. е. без него нельзя издать приказ и выписать командировочное удостоверение (форма № Т-10, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1).
Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, в каждом из них следует сделать в командировочном удостоверении отметку о прибытии и убытии. При оформлении служебного задания личные данные работника и пункт назначения, указанные в удостоверении, должны совпадать с данными проездных документов. Наименование организации,
После приезда работника из командировки, он обязан составить краткий отчет о выполненной работе. Отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55).
Следовательно, служебное задание является и завершающим документом в комплекте первичных документов, составляемых командированным работником. После утверждения авансового отчета осуществляется или возврат неизрасходованных подотчетных сумм в кассу организации, или возмещение работнику осуществленных расходов (если они превысили ранее выданный аванс).
Пример (цифры условные)
Начальник отдела снабжения ООО «М» Резина Е.В. направляет в служебную командировку сотрудника отдела Петрова О.С. в ООО «Д» (г. Уфа) для заключения договора поставки сырья. Срок командировки – 5 дней: с 15 сентября по 19 сентября 2008 г. (включая время нахождения в пути). Командировка полностью оплачивается за счет средств ООО «М».
10.2. Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку
На основании служебного задания, оформленного, как описано выше, работник кадровой службы составляет приказ о направлении работника (работников) в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).
Данные формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем или уполномоченным им на это лицом. Основанием для заполнения является служебное задание (форма № Т-10а).
В приказе должны быть указаны:
– фамилия и инициалы командируемого работника (работников);
– структурное подразделение;
– должность (специальность или профессия) командируемого лица (лиц);
– место, время командировки и ее цель.
При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
В условиях рассмотренного выше примера приказ будет выглядеть следующим образом:
10.3. Командировочное удостоверение
Документом, удостоверяющим время пребывания в командировке, время прибытия в пункт назначения и время выбытия из него, является командировочное
Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него.
Как было указано выше, если работник при выполнении служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.
Командировочное удостоверение является важным документом для последующего подтверждения обоснованности произведенных организацией расходов, а для работника – подтверждением права на получение возмещения произведенных расходов. Указанные в удостоверении личные данные работника и пункт назначения должны совпадать с данными проездных документов. Наименование организации, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием в графе отметок принимающей стороны на обороте удостоверения.
Если обязательные реквизиты не заполнены, а также отсутствуют печати и подписи уполномоченных лиц, то удостоверение может быть признано недействительным.
В командировочном удостоверении указывают:
– фамилию и инициалы командируемого работника;
– структурное подразделение;
– профессию (должность) командируемого работника;
– место назначения (страна, город, организация);
– цель командировки;
– время командировки (не считая времени нахождения в пути).
В условиях рассмотренного выше примера приказ будет выглядеть следующим образом:
Заметим, что командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник возвращается из командировки в день отъезда (письмо Минфина РФ от 24 апреля 2010 г. № 03-03-06/2/45).
В случае командировки за границу командировочное удостоверение выписывать необязательно. Даты въезда в страну и выезда из нее указываются в заграничном паспорте командированного работника. По возвращении из командировки ксерокопию страниц паспорта с отметками о пересечении границы следует приложить к авансовому отчету.
Время пребывания работника в зарубежной командировке определяется на основании дат, указанных в проездных документах, и по соответствующим отметкам в заграничном паспорте.
При оформлении командировки следует учитывать, что ее продолжительность не должна превышать 40 дней.
10.4. Журнал учета выдачи командировочных удостоверений
Учет командировочных удостоверений ведется в специальном журнале. В нем отражается, когда, кому и под каким номером было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке.