Как находить два лишних часа каждый день
Шрифт:
Документы второй категории можно хранить в некотором отдалении от вашего рабочего стола или там, где их сложнее достать.
Для документов третьей категории не существует единого правила хранения. Это значит, что вы должны будете подразделить их на группы: те, которыми вы пользуетесь регулярно, которые бывают вам нужны срочно и, наконец, те, которые не бывают нужны вам ни регулярно, ни срочно. Некоторые из таких собирающих пыль документов или книг вам все равно придется хранить, потому что, несмотря на то, что вы пользуетесь ими очень редко, вы не можете без них обойтись. Другие же, например словари, могут вообще не запылиться, потому
После того, как вы рассортировали документы
• Постоянно продолжайте их сортировать. Не позволяйте документам накапливаться на вашем рабочем столе. Постоянная сортировка и уборка должна стать одной из ваших новых полезных привычек.
• Сортируйте и убирайте документы так, чтобы вы легко могли их найти, но помните, что их также должны быть в состоянии легко найти ваши коллеги в случае, если вы уйдете в отпуск или заболеете. Раскладывайте документы на основании логики и здравого смысла, не пытайтесь придумать новых оригинальных методов сортировки.
• Убирайте только те документы, которые действительно необходимо убрать.
• Если какие-то документы кажутся вам ненужными, выкиньте их.
• Заведите картотеку наподобие той, какой пользуются в библиотеках, чтобы документы не терялись и не пропадали. Записывайте, кто и когда взял у вас тот или иной документ, когда он вернул его вам. Попросите тех, кто берет или смотрит документы в ваше отсутствие, делать это самостоятельно.
• Не храните бумажные копии документов, имеющихся в вашем компьютере, если вы не обязаны делать это.
• Используйте разноцветные папки, чтобы быстрее находить нужные вам документы.
• Даже в том случае, если архив ведет ваш секретарь, убедитесь, что вы способны находить там документы самостоятельно.
• Сортируя документы, перемещайте их. Например, если вы убираете документы за «декабрь 2002 года», найдите папку с документами за «декабрь 2001 года» и выбросите их.
• Если вы не можете сразу же понять, что за бумага перед вами, выбросите ее.
• Создайте свою собственную систему хранения документов. Ведь для этого не существует универсальной, подходящей всем системы. Этот совет, разумеется, не относится к тем случаям, когда вы вынуждены пользоваться общей корпоративной системой.
• Вы должны знать, какие документы стоит убрать, какие передать кому-то еще, а какие выбросить.
• Используйте эту же систему и для хранения электронных документов: заархивировать, уничтожить, убрать подальше, передать другому человеку. Не оставляйте мусор неубранным.
• Избавляйтесь от старых файлов, когда они перестанут быть вам нужными.
• Помните: восемьдесят процентов убранных документов уже никогда не используются снова.
Следите за тем, чтобы документы не оставались лежать на вашем столе. Письменный стол не должен превратиться в корзину для бумаг. Корзина гораздо лучше смотрится на полу. Стол же — это ваше рабочее место. Это ваш дом, ваша территория. Ненужные бумаги и другой мусор, вроде стаканчиков из-под кофе, отнимают у вас эту территорию.
Бумажный хлам на письменном столе также затемняет ясность вашего мышления не дает вам сфокусироваться. Ваш взор невольно бегает по напечатанному тексту. Вы не хотите, чтобы что-либо отвлекало вас от работы? Стол должен стать вашим оружием. Следите за его чистотой.
Я просто поражаюсь, насколько неаккуратно могут храниться электронные
Поисковые возможности операционной системы позволяют находить старые и даже восстанавливать уничтоженные файлы. Тем не менее вряд ли кто-нибудь захочет тратить время на поиск каждого отдельного документа. Поэтому храните электронные документы так, чтобы их можно было найти быстро и легко. Давайте файлам такие названия, по которым вы сразу сможете догадаться об их содержании. Раскрывать и читать не те файлы, которые нужно значит попусту терять свое время. Вносите в названия файлов столько деталей, сколько вам потребуется для того, чтобы точно знать, что в нем содержится. Старые операционные системы, появившиеся до Windows 95, ограничивают длину названия восемью символами, но новые системы не имеют подобных ограничений.
Убедитесь, что в том случае, если выйдет из строя операционная система, вы сможете восстановить все необходимые документы. Для этого пользуйтесь такими программами, как Windows Backup. Никогда не копируйте данные на тот же жесткий диск, на котором хранятся их оригинальные варианты. Некоторые Интернет-сайты предлагают свои услуги по сохранению данных. Впрочем, вы можете также сохранять важную информацию на CD-ROM или обыкновенные дискеты.
Вы можете организовать свою текущую бумажную работу с помощью четырех типов планирования. Я уже рассказывала о них (в главе седьмой), но, чтобы сэкономить ваше время, я еще раз кратко опишу их здесь. Вы рассортировываете всю новую бумажную работу на четыре типа:
1. срочная и важная;
2. важная, но не срочная;
3. срочная, но не важная;
4. не важная и не срочная.
Сортируя работу, держите под рукой блокноты и бумажки для записи. Записывайте туда все, что вам нужно сделать (например, ответить на письмо в следующий вторник). Это должно создать так называемую первичную систему бумажной работы. Если впоследствии вам придется столкнуться с этим делом еще раз, вы уже будете знать, что и когда необходимо сделать. В этом случае образуется вторичная система работы с бумажной документацией.
Я всегда поражалась тому, что многие люди убирают вещи, которыми они пользуются регулярно, так, что до них становится почти невозможно добраться. В вашем распоряжении стол, пол, ящики и книжные полки. По всей вероятности, есть те полки, которые висят выше, и те, которые висят внизу. Есть также полки, до которых очень сложно дотянуться. Распределите бумаги в соответствии с тем, как часто вам приходится ими пользоваться, и разложите их по полкам. На полках можно хранить как то, чем вы пользуетесь регулярно, так и то, о существовании чего вы вспоминаете крайне редко. Проблема здесь заключается в том, что на них можно хранить лишь издания в твердом переплете. Поэтому купите несколько упаковок прозрачных пластиковых обложек для изданий в мягком переплете, таких как