Как сделать карьеру с помощью Интернета
Шрифт:
Окно почтовой программы обычно делится на две (или три) части. В первой вы видите пришедшие письма, точнее, их реквизиты: тему, дату отправки, наличие вложений, размер письма и т. д. Во второй части отображается текст выбранного письма.
При большом объеме приходящей почты получатель старается по теме письма и адресу отправителя определить, что следует делать с письмом. Обычно идет автоматическая сортировка по папкам, например, Для дальнейшей работы, Немедленный ответ, Важные сообщения, Деловые контакты и т. д. Поэтому письмо без темы и присланное с незнакомого получателю адреса, скорее всего, будет отправлено
Сообщение
Сообщение – это то, что вы хотите сказать получателю. Формат и способ написания не формализован, но желательно придерживаться правил обычной переписки: вступительная фраза, текст письма и подпись. Точно так же, как в обычном письме.
При составлении деловых писем, а переписка по поводу поиска работы относится к этой категории, желательно использовать текстовый процессор, который обладает встроенными функциями проверки правописания. Конечно, такой сервис можно получить и в почтовой программе, но, как правило, он не слишком удобен.
Пишите письмо на том языке, который понимает адресат. Например, писать по-русски американцу – дело безнадежное. Французу лучше писать на французском языке с использованием соответствующей кодовой таблицы знаков. А вот с пользователем из Болгарии можно пообщаться по-русски.
Вступительная фраза должна быть общепринятой в стране получателя. Если же вы плохо знаете страну, куца пишете письмо, то посоветуйтесь с побывавшими там людьми или просмотрите справочную литературу.
Дополнительно можно сделать следующие замечания. Не желательно при официальной переписке использовать жаргон, принятый в мире Интернета или сети ФИДО (FIDO). Фамильярное обращение допускается только между друзьями.
Приведем примеры начала письма.
Добрый день!
Уважаемый Иван Иванович!
Здравствуйте, Василий Иванович!
Не забывайте обращать внимание на время суток – говорить «добрый вечер», когда вам известно, что письмо будут читать утром, – несколько не тактично. Кроме того, использование в письме на русском языке английской фразы «Hello, Valentin!», вставляемой автоматически англоязычными почтовыми программами, портит впечатление об авторе письма.
Иногда в переписке встречается выражение:
Доброго времени суток.
К сожалению, в деловых письмах использовать такую фразу не желательно. Скорее всего, ваш будущий работодатель не обладает чувством юмора, когда общается с подчиненными, а в ряде случаев даже не поймет в чем дело. Учитывайте, что до сих пор многие считают, что Рунет ограничивается Москвой, ну может быть, Питером.
Заканчивают письмо словами благодарности, пожеланиями и другими общепринятыми выражениями, обязательно указывая свой E-mail, например:
С уважением, Иван Васильевич.
E-mail: [email protected]
Тел: (095) 123-45-67
Вариант окончания письма зависит от конкретной ситуации, например, возможны такие варианты:
С надеждой на взаимовыгодное сотрудничество,
Максим Иванов.
Искренне Ваш,
Александр Иванов.
В заключение нужно
В почтовой переписке для уменьшения объема файла, содержащего письмо, и ускорения его составления часто применяются сокращения слов и фраз, но ими надо пользоваться умело, особенно если вы пишете не на родном языке. Обратите внимание, что неславянские, да и многие русские фамилии не позволяют правильно судить о том, какого пола ваш корреспондент. Поэтому указание, например, перед инициалами женщины сокращения «Mr» (мистер) вместо «Mrs» (миссис) будет грубой ошибкой.
И последнее. Отправляя письмо, надо учитывать, что оно путешествует по разным серверам, причем на них остаются его копии. Поэтому старайтесь, чтобы в тексте письма не было секретной или конфиденциальной информации, разглашение которой не желательно, либо используйте шифрование текста письма специальными программами.
Внимание!
Надо учитывать отношение законодательства стран отправителя и получателя к таким шифросистемам, чтобы не попасть в трудное положение.
Не следует использовать в тексте письма такие слова, как наркотики, атомная бомба, хакер и т. д. Эти термины входят в список ключевых слов, по которым государственные системы безопасности контролируют почтовую переписку.
Цитирование
При составлении ответного письма хорошим тоном является цитирование избранных строк из письма корреспондента. Заметим, что это очень удобная и полезная практика, поскольку получателю не требуется искать в архиве ваше предыдущее письмо – сразу ясно, о чем идет речь или на какие вопросы вы отвечаете.
Цитируемые строки отбиваются слева знаком ">" (возможно использование и других символов, например, с указанием инициалов автора письма). При повторном цитировании добавляется новый знак цитирования.
Можно цитировать целиком строки, даже если они содержат отрывки предложений. Допустимо очищать цитируемую строку от мусора, но не желательно править письмо отправителя, меняя порядок слов или внося изменения в текст.
Вот небольшой пример цитирования:
>>институт. Я работаю системным программистом в фирме
>прислать ссылки на выполненные вами работы. Хорошо
Мною были разработаны программы, которые используются…
Читать такие письма вначале весьма непривычно, но через некоторое время вам будет сложно отвечать на письма без цитирования источника. Например, можно получить приглашение на собеседование – и не понять, от кого оно пришло, если в нем нет вашего процитированного письма.
Знаки цитирования вставляют почтовые программы по команде Ответить отправителю (Reply to Sender). Вам только надо убрать лишние цитируемые строки для уменьшения объема письма, но так, чтобы остался основной смысл фразы, которая цитируется. Имеет смысл удалять цитируемые подписи и служебные сообщения почтовой программы, что особенно полезно при длительной переписке.