Как успевать всё. Пособие по управлению временем

Берендеева Марина

Если на рабочем столе беспорядок, то нечего удивляться, что вы ничего не успеваете. Подумайте сами, сколько вы тратите времени на то, чтобы найти нужную бумажку? Можно взять секундомер и посчитать. Будьте уверены, полученные результаты вас очень удивят!

Если вы постоянно «гоняете чаи», то вам, опять же, некогда работать. Разве можно пить чай и перекусывать в процессе работы? Конечно, нет. Чаепитие замечательно располагает к душевным разговорам, но очень отвлекает от работы.

Если вы – «эфемерное создание», вечно окутанное табачным дымом, не удивляйтесь отчету в своей сумке, который пойдет с вами вместе домой «доделываться». Время, потраченное на перекуры, можно очень легко высчитать. Чтобы выкурить одну сигарету, нужно примерно 10

минут времени (это если без разговоров по душам и без походов в курилку на другой конец здания). Сколько вы выкуриваете сигарет в день? Допустим, десять. Получается, что вы тратите на перекуры 100 минут, или 1 час 40 минут в день. Прибавьте к полученным результатам путь до курилки и обратно, общение с такими же «эфемерными созданиями» – это еще примерно столько же. Получается 3 часа 20 минут, т. е. на работу у вас остается 4 часа 40 минут. И вы до сих пор удивляетесь, куда уходит время?

Если вы страдаете и впадаете в депрессию только от одной мысли об отчетах, это, скорее всего, происходит потому, что эти самые отчеты вы всегда начинаете делать в последний момент. А ведь если вести документацию планомерно, а не по принципу «русского рывка», может, тогда и «нервная почесуха» исчезнет без следа?

Если вы просто чемпион по сверхурочному рабочему времени, то стоит задуматься о сокращении перекуров или чаепитий. Человек совсем не умеет работать, если он не укладывается в рамки восьмичасового рабочего дня. Может, стоит перестроить сам рабочий день и отказаться от бесполезных разговоров, перекуров и т. д., тогда и задерживаться для выполнения сверхурочной работы придется гораздо реже.

Если вы всегда все про всех знаете и любите обсудить новости по телефону с подружками, вы можете быть уверены, что все нагоняи от начальства будут ваши, а прибавка к зарплате достанется другому сотруднику. Телефонные разговоры отнимают очень много времени, а вот уважения к вам они точно не прибавляют, особенно у коллег, ждущих своей очереди сделать важный звонок, пока вы треплетесь с любимой подругой.

Последние два пункта нашего списка – это последствия предыдущих, поэтому разбирать их более подробно мы не станем.

Стоит только попытаться определить свое отношение к работе, как многое становится ясным без углубления в психоанализ и сложных самодисциплинирующих упражнений. Если вы хотите изменить любую ситуацию, то начинать ее менять нужно, в первую очередь, с себя. Как ни банально это звучит, но ваша карьера зависит только от вас, а значит, и от умения использовать рабочее время грамотно. Только тогда появятся положительные результаты (деньги, слава, повышение по карьерной лестнице), когда вы за рабочий день сможете успевать столько, сколько успевают два-три человека. Это вовсе не значит, что нужно взвалить на себя работу целого отдела, однако, предаваясь ничегонеделанью (даже если вы выполнили весь объем порученной вам работы) в рабочее время, нужно помнить, что именно бездельников часто увольняют. Начальники любят инициативных и умеющих работать. Может, завтра именно такой и будет претендовать на вашу должность. Угадайте, кого выберет начальник? Винить в таком случае будет некого, кроме себя самого.

Будем считать, что пищу для размышлений вы, читатель, уже получили, поэтому закончим «разбор полетов». Сделать выводы вам предстоит самостоятельно. Возможно, результат самоанализа вам не понравится, но постарайтесь быть честны хотя бы наедине сами с собой. Только осознав масштаб проблемы, можно найти наиболее эффективные способы ее решения. Последний совет: начинайте «приручать» время только тогда, когда полностью осознаете, куда же оно уходит и как именно вы его убиваете. Иначе ничего не получится, и вы в очередной раз только потеряете время.

Чтобы работа приносила удовольствие, а не превращалась в «сплошную нервотрепку», нужно трепетно отнестись к поставленным задачам и ПОЛЮБИТЬ то, чем вам предстоит заниматься. Странно? Возможно, но такой подход

к любому, даже самому неприятному делу, помогает выполнить работу наиболее эффективно. Мы уже определились, что все свои «хочу» и «не хочу» нужно подавать под соусом позитива. Не надо себя заранее настраивать на то, что «я не хочу писать отчет, т. к. в этом бесконечном аврале опять не удастся даже чаю попить». Лучше сказать так: «Я хочу сделать отчет, чтобы потом с удовольствием попить чаю». Смысл не меняется, и вам будет все так же некогда даже попить чайку, пока вы не сделаете отчет, но «позитивный соус» поможет вам гораздо быстрее справиться с неприятной и скучной работой. Со временем вы перестанете относиться к нелюбимой работе, как к неизбежной катастрофе, и сможете без труда, а главное – быстро, ее делать.

Постарайтесь как можно реже говорить о делах «я должен», «мне надо», «мне необходимо», замените их на все те же «я хочу» или «я не хочу». Например, вместо «Мне необходимо срочно сделать отчет, иначе меня лишат премии» скажите: «Скоро будет премия, поэтому я не хочу затягивать сдачу отчета». Поверьте, вы полюбите составлять отчет, ведь у вас есть цель – готовый отчет, есть мощная мотивация – премия, и есть самое главное – позитивный настрой на выполнение работы. По похожей схеме нужно подходить к любому делу, тогда и времени на его выполнение потребуется гораздо меньше.

Чтобы добиться каких-то положительных результатов (будь то премия, увеличение зарплаты или новая должность), необходимо работать, и не просто работать, а «пахать» по-настоящему. Не нужно тратить время на сплетни и интриги – они еще никому не помогли добиться ощутимых результатов, лучше заняться в это время своими непосредственными обязанностями. Если вы будете выполнять свою работу безупречно, вас обязательно оценят. Я не советую вам углубляться в дебри психологии неудачника и твердить как молитву подобные фразы: «Устроиться на хорошую работу можно только «по блату», «Выше головы не прыгнешь», «Сколько ни делай, все равно начальник-урод меня не заметит», убеждая себя, что в неудачах виноват кто угодно, но только не вы. Конечно, я несколько сгустила краски, но подобных разговоров, оправдывающих собственную лень и бессмысленную трату времени, мне приходилось слышать очень много.

Давайте отставим в сторону «разбирательно-карательные» разговоры и перейдем к насущным проблемам, то есть определимся, что именно можно сделать, чтобы работа была эффективной, приносила радость и не отнимала слишком много сил и времени.

Понедельник начинается в субботу, или Дела вечерние

Любую стоящую работу стоило делать вчера

Закон Лемма Гроссмана.

Как ни странно, но любой новый рабочий день начинается вечером предыдущего дня. Этот постулат напрямую связан с реальной экономией времени. Подумайте, сколько времени вы теряете с утра, пытаясь вспомнить, что и где лежит и что за чем делать? Ведь прошла целая ночь, многие вчерашние дела и планы улетучились из головы, а времени на «вспоминание» требуется немало. Если эта проблема вам не чужда, возьмите на вооружение наши рекомендации, которые помогут вам грамотно закончить рабочий день.

1. Уходя домой, приберитесь на рабочем столе, разложите документы по своим местам. Это поможет вам следующим утром быстро найти любую бумажку на привычном месте. Уже не надо будет тратить драгоценное время на поиски нужных документов под ворохом бумаг, которые давно просятся в архив и уже не нужны для работы.

2. Помойте кружку, из которой вы пьете на работе чай или кофе, наберите воду в чайник, чтобы завтра прямо с утра все было готово к приятному чаепитию, а утро начиналось не с мытья грязной посуды, а с чего-то более приятного и полезного.