Кодекс одного чиновника
Шрифт:
Сейчас в моей работе одно из центральных мест занимает принцип «Ноль ошибок», для следования которому я прикладываю большие усилия. В свою очередь на начальном этапе карьеры я даже не могу описать, насколько большое количество ошибок сопровождало меня каждый день. Безусловно, все или почти все они были не критичны для итогового результата или выходящего продукта, и их все, как правило, находило мое руководство на разных этапах подготовки документов, в рабочих таблицах с расчетами или текстах проектов нормативных актов. В конечном итоге ни одна из них не вылилась во что-то фатальное с негативными последствиями. По крайней мере так мне казалось или хотелось верить.
Кому точно доставалось, так это моему непосредственному руководителю.
– Эти расчеты делал Евгений, – мой молодой руководитель не пытался снять с себя этим ответственность, но хотел скорее объяснить природу ошибки.
– Отлично, что делал. Но Евгений – молодой специалист, и ты должен проверять всё за ним, чтобы не допускать таких ошибок в документах. Для меня нет разницы, делаешь ты сам что-то или кто-то из твоих сотрудников, спрашиваю я с тебя.
Уже много лет спустя в одном из поздравлений с днем рождения я сказал своему экс руководителю, что на начальном этапе своей карьеры мне было безумно стыдно за свои ошибки и за то, что ему столько приходилось выслушивать за мои недоработки. Он сказал, что особо такого вспомнить не может. Но я это все скорее списываю на свойство человеческого мозга стирать из памяти не самые приятные воспоминания. Ну или может действительно на фоне суммарных ошибок всех «оболтусов» мои не казались столь выделяющимися.
Порой мне, честное слово, было очень стыдно допускать мелкие и глупые ошибки. Основная причина в том, что, выполнив какую-то задачу, я сразу старался как можно быстрее донести результат до руководства: «Вот, посмотрите, я все сделал. Я молодец.» При этом в угоду скорости и желания поскорее расстаться с задачей, я не проверял сам себя, не вычитывал еще раз на свежую голову текст, не отсматривал результат, как надо.
Здесь можно выделить несколько факторов. Первое – я ещё не обладал достаточным опытом в работе, не имел навыков подготовки документов, табличных расчётов и в силу этого не мог правильно организовать свой рабочий процесс. Второе – я всегда стараюсь сделать всё быстрее, быстрее, быстрее. Сделал быстро, сдал на проверку, переключился на следующее задание. Эта спешка порой приводила к не самым лучшим последствиям. И третье – у меня очень дотошное руководство, которое внимательно смотрит все документы, вылизывая их до идеального состояния и перепроверяя ключевые расчеты. Я всегда был уверен, что после них документы выходили в близком к идеальному состоянию. Некоторых людей такая ситуация может расслабить – раз за тебя все отсмотрят все равно, а кого-то даже демотивировать – что бы ты не сделал, все равно получишь вагон и маленькую тележку замечаний.
Причём одна из самых удивительных особенностей для меня – это то, как моё руководство умудряется находить ошибки. Я мог отдать распечатанный на бумаге отчёт с таблицами, заполненными огромным количеством чисел (сплошные цифры, цифры, цифры, цифры). Начальник отдела или директор могли взять этот документ, пролистать, остановиться на какой-то странице и найти там ошибку (!) без компьютера и даже без калькулятора. В эти моменты я пребывал в состоянии перманентного шока. Нахождение даже одной маленькой ошибки в большом документе создает иллюзию, что весь документ сделан неправильно, а ошибка далеко не единственная. Не зря один мой руководитель любил повторять фразу: «Если я вернул документ без исправлений – это абсолютно не значит, что все написано идеально. Это лишь значит, что я не очень внимательно смотрел».
Уже позже я понимал, что руководство видит эти документы из года в год, из месяца в месяц, а я, естественно, не первый, кто допускает такие ошибки. Возможно, когда они сами были на моем месте, то допускали такие же ошибки, поэтому прекрасно знают, где, в каком месте наиболее вероятно
Краеугольным камнем этой работы стал принцип «Можно допустить миллион ошибок, но каждую только один раз». Поэтому допуская ошибку, я всегда запоминал ее и при выполнении этой или подобной задачи еще раз, особое внимание обращал на те места, где прошлый раз уже оступался. Это позволяло минимизировать самые типовые ошибки. Не зря говорят, что мудрый учится на чужих ошибках, умный учится на своих, а дурак не учится совсем. Очень хочется быть мудрым, но не всегда получается. Отсюда задача минимум – хотя бы не оказаться в дураках.
Став руководителем, я транслирую такой же принцип своим сотрудникам: «Не страшно, если вы допускаете ошибку, плохо если вы допускаете одну и ту же ошибку из раза в раз».
Статья 11. Не доводи до ситуации, чтобы твою ошибку нашли контрольные органы
Не пренебрегай врагами: они первыми замечают твои ошибки.
Антисфен из Афин
Я уже рассказал о способностях руководителей, с которыми я работал, находить ошибки, недостатки, просчёты и просто ляпы на многостраничных документах и среди сложных расчётов. Это порой восхищало, порой удивляло, порой даже пугало. Как-будто все твои ходы и ошибки записаны наперёд и заранее кому-то известны. Но к сожалению или к счастью, каким бы талантом и профессионализмом не обладали мои коллеги по государственной службе, они не всесильны. Проверить всё просто нереально. Есть некоторые расчёты, по которым для того, чтобы проверить, правильно ли он сделан, нужно посчитать все с нуля.
Ярким примером является расчёт распределения дотаций на выравнивание бюджетной обеспеченности регионов. Расчет занимал более 30 страниц в Excel c тысячами цифр на каждом листе. А сумма распределяемых средств измерялась и измеряется сотнями миллиардов рублей. Ошибка в одной цифре или одной формуле может быть критичной как с точки зрения финансовых последствий, так и для репутации.
Поэтому чтобы быть уверенным в правильности расчёта, мы с моей коллегой считали параллельно в двух построенных с нуля файлах. Затем нас еще и проверяла специальная программа. Мы шли каждый по своему файлу, занося статистические данные шаг за шагом. Методика распределения дотаций утверждена постановлением Правительства РФ, расчеты идут строго по утвержденным формулам, а если расчетный файл построен правильно, то оставалось лишь внести новые данные и получить результат. Маневра вправо-влево особо и нет. Но с данными всегда что-то не так: то строка съедет, то знаки после запятой не все скопируются, то формула не протянется на все ячейки и т.д. и т.п. Поэтому после внесения данных мы с коллегой сверяли постранично каждый лист Excel.
Целевой результат – нулевое отклонение во всех ячейках листа до 15 знаков после запятой (больше Excel просто не считает). Шутки шутками, а отклонение на каком-нибудь 10 знаке после запятой могло дать миллионные отклонения по итогу. Помню, что в период настройки параллельной проверки мы специально вышли вдвоем на работу в субботу лишь для того, чтобы синхронизировать расчетные файлы друг друга в спокойной атмосфере. Чтобы уже в рабочие будни после получения данных оставалось их лишь технически перенести.