Компьютер для бухгалтера

Филатова Виолетта

Средства для создания составных документов

Подготовка персональных копий стандартного письма проводится в три этапа.

На первом этапе создается основной документ с полями для последующего заполнения. На втором этапе создается документ с исходными данными. Его называют источником данных.Это может быть список фамилий, должностей, адресов. На третьем этапе редактор Word с помощью механизма слияния документов объединяет исходные данные с основным документом.

Для создания основного документа выполните следующие

действия:

1. Откройте новый документ.

2. В меню выберите команду Сервис -> Слияние.

3. В диалоговом окне Слияние в разделе Основной документ щелкните на кнопке Создать.

4. Выберите в открывшемся списке пункт Документы на бланке. Вид диалогового окна показан на рис. 7.3.

5. В следующем окне щелкните на кнопке Создать основной документ и работайте с новым документом или щелкните на кнопке Активное окно и продолжайте работать в открытом ранее окне документа.

Рис. 7.3. Вид окна Слияние после щелчка на кнопке Создать

6. После этих действий Word выведет на экран диалоговое окно Слияние, в котором к первому разделу Основной документ добавит кнопку Правка. Щелкните на кнопке Правка.

7. Наберите текст документа в открывшемся окне редактора.

Создание источника данных

Для создания источника данных, находясь в документе, снова выберите команду Слияние, а затем щелкните на кнопке Получить данные и выберите пункт Создать источник данных. Откроется окно, показанное на рис. 7.4.

Рис. 7.4. Создание полей источника данных

В этом окне есть длинный список Поля в строке заголовка, который включает стандартные поля, такие как Обращение (господин, госпожа и т. п.), Имя, Фамилия. Если не все поля нужны в источнике данных, удалите лишние. Удалить поле из списка можно кнопкой Удалить поле, добавить новое – с помощью кнопки Добавить поле.

...

Совет

В именах полей нельзя использовать пробелы. Например, имя поля Паспортные данные запишите так: «Паспортныеданные».

Для упорядочивания полей используйте кнопки рядом с окном, но сначала выделите поле, которое собираетесь перемещать.

Выбрав и упорядочив поля, щелкните на кнопке ОК и сохраните созданный документ, дав ему имя. Появится окно с сообщением о том, что созданный источник данных не содержит записей. Поскольку это действительно так, щелкните на кнопке Правка источника данных.

Ввод сведений об адресах

После щелчка на кнопке Правка источника данных на экран выводится форма для ввода данных – диалоговое окно Форма данных. Работа с формой производится

следующим образом:

• для добавления новой записи к исходным данным заполните чистый бланк и нажмите кнопку Добавить;

• для перехода к следующему окну удобно использовать клавишу Tab;

• в нижней части окна Форма данных есть поле Запись. С помощью прокрутки можно перейти к требуемой записи и просмотреть или отредактировать ее;

• для окончания работы щелкните на кнопке ОК.

...

Примечание

Источником данных могут служить и данные из программы Excel. Примеры работы для этого случая будут рассмотрены далее.

Слияние документов

Вернитесь к основному документу. Там, где необходимо вставить поле слияния, щелкните на кнопке Добавить поле слияния на панели инструментов Слияние. Закончив ввод текста, сохраните документ.

Задание 4

Для закрепления полученных знаний проделайте упражнение:

1. Сначала создайте основной документ следующего содержания:

Уважаемый господин

Приглашаем Вас на конференцию «Экология и мир».

Оргкомитет конференции.

2. Выберите команду Сервис -> Слияние. В диалоговом окне Слияние щелкните на кнопке Создать и выберите пункт Документ на бланке. Укажите, что вы будете использовать активное окно.

3. В том же документе снова выберите команду Сервис -> Слияние. В окне Слияние щелкните на кнопке Получить данные. Создайте форму для ввода данных, как было описано ранее. Вид окна для создания формы с необходимыми полями показан на рис. 7.4.

4. В форме оставьте четыре поля, указанные на рис. 7.5. Щелкните на кнопке ОК и сохраните форму. Введите слова «Преображенский» и «Шариков».

Рис. 7.5. Создание полей источника данных

5. Теперь приступайте к слиянию. Выберите команду Сервис -> Слияние и щелкните на кнопке Добавить поле слияния. Вставьте одно поле Фамилия и сохраните документ. То, что должно получиться, показано на рис. 7.6.

Рис. 7.6. Вид документа после слияния

Просмотр составного документа

Перед тем как выводить документ на печать, его необходимо просмотреть. Сделать это можно с помощью панели инструментов Слияние. Рассмотрим подробнее эту панель:

• Кнопка Диалоговое окно Слияние возвращает вас в диалоговое окно Слияние.

• Поиск ошибок обеспечивает контроль отсутствия ошибок.

• Слияние в новый документ обеспечивает слияние в новый документ.

• Слияние при печати реализует слияние при выводе на печать.