Компьютер для секретаря и офис-менеджера
Шрифт:
Введение в тему. Базовые термины
Основным документом для хранения и обработки данных в Excel является рабочая книга, которая представляет собой отдельный файл с произвольным именем и расширением XLS.
В каждом таком файле может размещаться от 1 до 255 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом. Рабочий лист представляет собой матрицу, состоящую из 256 столбцов и 16 384 строк, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. В рабочей книге по умолчанию создается несколько рабочих
Имена листов отображаются на ярлычках (корешках) в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует указать соответствующий ярлычок. Название активного листа выделено жирным шрифтом. Пользователю предоставляется возможность изменять количество рабочих листов в книге – вставлять новые, удалять и даже изменять их названия.
В электронных таблицах столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (А, В, С…, AA, AB…, IY), расположенными в заголовочной части таблицы, а строки обозначаются числами (1, 2, 3…, 16 384), расположенными в первой колонке. Ширину столбца и высоту строки можно изменять.
На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы – ячейка. В любую ячейку можно ввести исходные данные – число или текст, а также формулу для расчета производной информации.
Для указания на конкретную ячейку таблицы мы используем адрес, который составляется из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых эта ячейка находится (например, Al, F5, С4 и т. д.).
В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют блок. Имена ячеек в блоках разделяются двоеточием, например блок B1:C3 включает в себя ячейки B1, B2, B3, C1, C2, CЗ. С блоками ячеек в основном выполняются операции копирования, удаления, перемещения, вставки и т. п.
Пользовательский интерфейс Excel 2003
После запуска программы Excel на экране появляется окно, состоящее из стандартных элементов приложений Office: строки заголовка, строки меню, панелей инструментов (пиктографического меню), окна документа, полос прокрутки, строки состояния (рис. 4.1).
Рис. 4.1. Интерфейс.
Среди стандартных элементов интерфейса есть и специфичные, присущие только этой программе:
• Строка формул, в которой можно набирать и редактировать данные и формулы, вводимые в ячейку;
• Строка с ярлычками листов позволяющая переходить от одного рабочего листа к другому в пределах рабочей книги;
• другие элементы (мы рассмотрим их далее).
Выделение диапазона ячеек и листов
Чтобы сослаться на диапазон ячеек (например, на группу ячеек в строке), можно указать через двоеточие адреса начальной и конечной ячеек в диапазоне. Выделять можно смежные (например, Е3:Е8) и несмежные (например, А3:С9) диапазоны.
Диапазон из нескольких смежных листов можно выделить следующим образом:
1) щелкнуть на ярлычке первого входящего в диапазон листа;
2) нажав
Диапазон смежных ячеек выделяется аналогично. Для тренировки выделите, например, диапазон E3:E9.
Для того чтобы выделить несколько несмежных диапазонов ячеек, нужно:
1) выделить первый диапазон ячеек;
2) при нажатой клавише Ctrl щелкнуть мышью на первой ячейке, которая будет входить в следующий диапазон ячеек, и протащить указатель мыши через все ячейки второго диапазона.
Попробуйте этим способом выделить несмежные диапазоны ячеек А3:С9 и Е3:Е8.
Несмежные диапазоны листов выделяются по аналогии с выделением несмежных диапазонов ячеек (то есть удерживая клавишу Ctrl).
Ввод и корректировка данных в ячейках таблицы
Чтобы ввести данные в конкретную ячейку, необходимо выделить ее щелчком мыши, а затем щелкнуть мышью в строке формул. После этого в строке формул появляется мерцающий текстовый курсор, и вы можете набирать информацию, пользуясь при этом для редактирования клавишами управления курсором. Вводимые в строке формул данные будут воспроизводиться в отмеченной вами (текущей) ячейке.
При вводе данных в левой части строки формул возникают три кнопки, предназначенные для управления процессом ввода:
• кнопка Отмена.
Если щелкнуть на этой кнопке, то ввод прекращается и данные, поступившие в ячейку в текущем сеансе ввода, удаляются. То же самое происходит при нажатии клавиши Esc;
• кнопка Ввод.
Щелчок на данной кнопке завершает ввод данных. Чтобы закончить ввод данных, можно также нажать клавишу Enter или щелкнуть мышью в любой другой ячейке;
• кнопка Вставка функции.
Нажатие данной кнопки запустит мастер функций, позволяющий ввести функцию в строку формул.
Для редактирования содержимого заполненной ранее ячейки необходимо:
• дважды щелкнуть на ячейке, или установить курсор в редактируемой ячейке и нажать клавишу F2, или щелкнуть на строке формул;
• изменить значения данных в указанной вами ячейке;
• для завершения редактирования ячейки нажать клавишу Enter.
Совет.
Шрифт для оформления вводимых в ячейку данных определяется командой Формат > Ячейки или посредством команды Формат Стиль и нажатием кнопки Изменить. Преимущества каждого из способов вы можете оценить самостоятельно.
Типы данных
Числа
К числовому типу данных относятся: константа, дата, время, дата и время. Чтобы число в ячейке выглядело на экране именно так, как вы его ввели, количество вводимых знаков не должно превышать некоторую величину, зависящую от установленной вами (или по умолчанию) ширины столбца (обычно это 10 символов). Слишком большие или слишком малые числа Excel попытается представить в экспоненциальной форме, а при дальнейшем увеличении количества знаков в числе Excel отобразит число как цепочку символов «#» (##…#). Точность числа (количество знаков после точки) можно регулировать с помощью команды Формат Ячейки на вкладке Число.