Компьютер для секретаря и офис-менеджера
Шрифт:
Рис. 4.13. Пример формы, созданной из списка.
Перемещаться между записями можно либо при помощи кнопок Далее и Назад, либо клавишами управления курсором (вверх, вниз), либо перемещая бегунок на полосе прокрутки формы данных.
Встаньте на последнюю (пустую) запись и заполните ее новыми данными. Нажмите кнопку Добавить – данные из формы будут добавлены в исходную таблицу. Таким образом, как только вы заполните новую запись, вся внесенная вами информация автоматически воспроизведется и в исходной таблице.
Для завершения работы с формой нажмите кнопку Закрыть.
Шаг 3. Выбор данных из таблицы по определенному условию
Предположим, что вы заполнили таблицу товаров и вам захотелось иметь список товаров, упорядоченный по ценам – от самых дешевых до самых дорогостоящих товаров. Для сортировки столбца 4, то есть столбца Цена, проделайте следующее:
• выделите таблицу без заголовка и выполните команду Данные Сортировка;
• в раскрывающемся списке Сортировать по выберите Столбец 4 и установите переключатель в положение По возрастанию;
• после нажатия кнопки OK все цены в столбце 4 будут упорядочены по возрастанию.
Если, например, вы захотите отсортировать список товаров в столбце 2 (Наименование товара) по алфавиту, то выберите столбец 2 и установите переключатель в положение По возрастанию. В результате выполнения команды вы получите весь список товаров, расположенный по алфавиту.
Шаг 4. Фильтрация данных
Предположим, что вам хотелось бы знать, какой товар продан полностью и требует его повторной закупки. Чтобы получить такой список необходимо отфильтровать данные, для чего следует выделить таблицу и выполнить команду Данные Фильтр Автофильтр. Попробуйте выполнить это задание самостоятельно.
Подготовка графиков и диаграмм
Диаграмма представляет собой графическое изображение связей между числами электронной таблицы. Она позволяет показать количественное соотношение между сопоставляемыми величинами.
Для изучения процесса создания в программе Excel графиков и диаграмм подготовим упрощенную ведомость на выдачу заработной платы. Для выполнения примера нам понадобятся два листа: Лист 1 – сведения о начислениях по зарплате и Лист 2 – диаграмма начислений по зарплате. Лист 3, создаваемый в программе по умолчанию, мы удалим командой Правка Удалить лист.
Совет.
Если вам потребуется лист не удалить, а добавить, то воспользуйтесь командой Вставка > Лист.
Примерный вид таблицы для построения диаграммы показан на рис. 4.14.
Рис. 4.14. Исходные данные для диаграммы.
Если удерживать нажатой клавишу Ctrl, то можно одновременно выделять ячейки в разных местах таблицы и построить диаграмму не по всем данным таблицы, а только по выбранным таким образом данным.
Выделите заполненные данными ячейки таблицы, относящиеся к столбцам 3–5 и выполните команду Вставка Диаграмма – на экране появится Мастер диаграмм.
Передвигаясь
В заключение щелкните правой кнопкой мыши и выполните команду Формат рядов данных, затем на вкладке Подписи данных установите переключатель Доли.
Конечный вид диаграммы показан на рис. 4.15.
Рис. 4.15. Диаграмма построена.
Резюме
В главе описана автоматизация делопроизводства посредством работы с электронными таблицами, приведены практические примеры построения графиков и диаграмм на основе таблиц данных. Разумеется, небольшой объем главы не позволяет полностью раскрыть все возможности электронных таблиц, и для углубления знаний читателю потребуется дополнительная самостоятельная работа по теме.
Глава 5Использование электронной почты и Интернета. Антивирусы и архиваторы
В этой главе рассказано о том, как искать информацию в Интернете, как отправлять и получать электронные письма, а также приведены основные сведения о работе в Интернете при помощи браузера Microsoft Internet Explorer 6. В конце главы будет рассказано о компьютерных вирусах, об упаковке информации архиваторами, а также приведен краткий обзор полезных программ для работы в Сети.
Что такое Интернет?
Связанные между собой аппаратно и программно компьютеры образуют компьютерные сети, которые принято подразделять на локальные (в пределах помещения или здания) и глобальные (в пределах городов и стран). В первом случае слово «сеть» принято писать с маленькой буквы, а во втором «Сеть» пишется с заглавной буквы и является синонимом слова «Интернет».
Новый термин.
Интернет (Internet) – глобальное сообщество компьютеров, соединенных между собой и способных обмениваться данными. Интернет не является коммерческой организацией и никому не принадлежит.
Для того чтобы начать работать в Сети, необходимо оплатить услуги провайдера – организации, предоставляющей возможность подключения к Интернету, а из оборудования вам потребуется модем (при коммутируемом соединении) или сетевая карта (при использовании выделенного канала).
Новый термин.
Модем является устройством, обеспечивающим преобразование цифровой информации компьютера в сигналы, передаваемые по обычной телефонной линии.
Службы Интернета
Под службами Интернета обычно понимают те виды услуг, которые оказываются компьютерами, входящими в Сеть:
• World Wide Web (Всемирная паутина) – служба браузеров – программ, предназначенных для просмотра гипертекстовых документов. Эти документы содержат гиперссылки и могут включать в себя текст, графику, звук и видео;