Короче: меньше слов – больше смысла
Шрифт:
Измените формат и тон – организуйте диалог
Бывший начальник 82-й десантной дивизии генерал Уильям Колдуэлл был направлен в Ирак в качестве руководителя отдела стратегических коммуникаций. По сути, Колдуэлл занял должность главного представителя по связям со СМИ. Он должен был в эти непростые времена улучшить качество информации, поступавшей напрямую из Ирака.
Предшественники генерала предпочитали краткие выступления с трибуны перед представителями СМИ. Колдуэлл еженедельно произносил четкую речь, почти лекцию – с подготовленными комментариями и отведенным на вопросы и ответы временем. Но генерал Колдуэлл чувствовал себя некомфортно
Подход генерала застиг журналистов врасплох. Они не понимали, как к этому относиться. Но Колдуэлл оказался добросовестным докладчиком и заставил их поверить, что они не потратят время зря. Он осознавал: собрание для них – просто средство сбора информации, так же как для него – способ сообщить им нужные сведения. Колдуэлл готовился к брифингу в течение всей недели. Он составил нарративную карту, чтобы попытаться ограничить регламент журналистов до 30–45 минут. Он мог зайти в комнату, поздороваться и сказать: «У меня есть десять минут, чтобы рассказать вам новости, а в течение следующих пятнадцати минут я готов ответить на ваши вопросы».
Журналисты уходили с этой встречи, имея четкое понимание о том, что рассказывал им Колдуэлл. Отказавшись от типичной для армии манеры выступать со слайдами, графиками и картинками, генерал задался целью превратить брифинг в беседу. Новый подход гарантировал, что все в зале будут чувствовать себя комфортно и получат ответы на все вопросы. Генерал Колдуэлл известен как любитель делать пометки. Он часто записывал тему и фамилии людей во время беседы с корреспондентами. И если в течение недели происходило что-то новое, он звонил журналисту, чтобы сообщить об этом.
Благодаря генералу официальный тон брифингов о ситуации в Ираке сменился на открытый и доступный диалог. Колдуэлл выбрал абсолютно другую обстановку и манеру общения. Его смелый подход помог изменить «правила игры».
Верните лаконичность брифингу
Военным совещаниям не свойственны четкость, последовательность и убедительность. Они далеки от этого. Часто здесь можно столкнуться с утомительными презентациями в PowerPoint с бесконечными списками и схемами, фотографиями низкого качества и неформатированными диаграммами.
Джордан, молодой офицер командования по проведению специальных операций США, пытался изменить стандартный подход. И ему это удалось. Он и его коллеги несколько месяцев трудились над рабочей концепцией, которую можно было бы представить на рассмотрение генералу. «Как только он одобрит, мы сможем ее применять, – сказал он. – Это решающий момент. Мы все, примерно двадцать пять человек, усердно работали над этим планом несколько месяцев».
Время, потраченное на разработку, проверку и пересмотр документа, тянулось долго. Презентация раздулась до 30–40 слайдов, поскольку они направляли ее в различные ведомства министерства обороны. «Когда ты отправляешь ее целому ряду руководителей и там ее тщательно изучают, каждая мелочь имеет значение». По словам Джордана, именно поэтому они хотели, чтобы все слайды были совершенны.
У них было 30 минут на информирование руководства, поэтому пришлось сократить количество слайдов. «Мы хотели
Примерно за 10 минут до начала совещания один из генералов решил дать Джордану совет. «Все, что нужно командующему, – это убедиться в том, что ты сам понимаешь, о чем говоришь. Поэтому не беспокойся из-за слайдов, просто объясни свой план», – предупредил он. Вот он, момент истины: нужно ли ему выступать с презентацией, как это планировалось, или достаточно провести беседу?
«Я решил воспользоваться его советом, – говорит Джордан, – и почувствовал: слайды – это моя страховка. Если мне станет трудно выступать, я всегда смогу вернуться к презентации». Хотя Джордан не был уверен, что нужно отказаться от презентации (особенно в связи с присутствием в зале командующего), он понимал, что получил дельный совет. Поскольку «этот офицер знает, о чем говорит. Он знает генерала намного лучше меня». Он решил последовать рекомендации.
Все заходили в зал, садились, изучали бумажные копии и ждали главного гостя. Он задерживался, поэтому появилась необходимость закончить совещание в более сжатые сроки, чем предполагалось. Прибывший генерал извинился за опоздание и попросил каждого представиться, а затем Джордану дали знак начинать.
«В тот момент я почувствовал: пан или пропал. Я потратил месяцы на подготовку, знал свой план, поэтому по существу назвал всё, что мы хотели сделать в разумные сроки. Только один раз я использовал картинку. Я сидел очень близко к генералу, разговаривал с ним и видел, что он был очень увлечен. Было такое ощущение, что мы просто беседуем. В процессе разговора он задавал вопросы, затем обратился к остальным офицерам, чтобы узнать их мнение. А затем он спросил меня, как я считаю, хорошая ли это идея. Конечно, я сказал да, и все засмеялись. Он ответил “Утверждаю”».
Когда вы хорошо подготовлены и у вас есть четкий план, который вы готовы представить, помните: люди предпочитают беседу на равных и ценят вашу краткость. Сейчас Джордан убежден, что использование PowerPoint было бы ошибкой. Он говорит: «Генерал как раз возвращался с собрания. В тот день он посетил не менее десяти или двенадцати заседаний, где получил огромный объем информации. Если бы я пытался говорить с ним, а он был бы вынужден прочесть весь текст и разобрать все рисунки на слайде, это совещание стало бы тяжким бременем. Вполне вероятно, он сказал примерно следующее: “Отлично. Свое мнение я сообщу позже, мне нужно обсудить это с коллегами”. Я не думаю, что мы приняли бы решение на месте».
Впоследствии многие, включая и командира подразделения, подчеркивали уровень взаимопонимания, которого Джордан достиг в разговоре с генералом. Кто-то даже заметил, что «тот обращался с ним как с сыном». Сам Джордан, вспоминая свое смелое решение, утверждает: «В большинстве случаев слайды мало помогают в процессе принятия решения, но отлично подходят для отчетов штаба или подчиненных командиров. Но для настоящих совещаний слайды большой ценности не представляют».
Коротко говоря, проводите краткие совещания, устанавливая жесткий регламент и назначая координаторов, которые будут возвращать вас к обсуждаемой теме.