Личная эффективность на 100%: Сбросить балласт, найти себя, достичь цели

Иванова Светлана В.

• вы подбираете персонал. Интервью может длиться час, если кандидат вас заинтересовал, или закончиться в течение двадцати минут, если кандидат оказался не очень подходящим;

• вы убираете квартиру, а вокруг вас вертится маленький ребенок: он то просит поесть, то ему хочется в туалет, то ему жарко и его надо переодеть;

• вы дома и читаете книгу, но знаете, что в ближайшие два часа должны прийти сборщики мебели, чтобы собрать новый шкаф. Вы понятия не имеете о том, сколько времени это отнимет, придется ли их постоянно контролировать, сколько вопросов они зададут.

Каждому из нас стоит сделать так называемую «фотографию» своего времени (не только рабочего, так как личное время можно планировать по тем же принципам). При этом желательно не ограничиваться одним днем и даже неделей, а делать замеры, например, месяца,

потом недели, а затем уже дня. Почему так? Дело в том, что соотношение запланированного и стихийного времени может меняться не только в течение дня, но и в течение более длительных периодов времени. (Например, наибольшее количество звонков от клиентов у вас традиционно приходится на пятницу, но они редко звонят в понедельник или вечером, а в среду надо больше времени уделить проверке уроков у ребенка, так как в четверг у него самый сложный школьный день. Это значит, что отношение стихийного времени к запланированному в пятницу будет выше. Аналогичная тенденция может сохраняться в течение месяца или даже года, если вы сталкиваетесь в бизнесе с ярко выраженной сезонностью.)

Итак, у каждого человека соотношение запланированного и стихийного времени может сильно отличаться в разные периоды. Вопрос в том, для чего же нам надо знать об этом? Как использовать это знание для повышения собственной эффективности и удовлетворенности жизнью? Здесь можно выделить два момента:

1. Вы можете точно планировать объем своих рабочих или личных дел только на тот период, который относится к запланированному времени. Это значит, что если мой восьмичасовой рабочий день составляет 50/50, то я могу жестко планировать свои дела только на 4 часа из них. В остальные 4 часа я буду выполнять резервные дела, которые можно сделать и не сегодня, если все эти часы будут заполнены стихийными делами. Аналогичный принцип распространяется и на личное время. Я могу быть уверена, что, начав в восемь вечера, я закончу приготовление блюда, которое требует часа времени, ровно в девять, если это время стопроцентно запланированное. Однако если я понимаю, что меня могут отвлекать муж, дети или сборщики мебели, то нельзя быть уверенной, что закончишь готовку к девяти, а значит надо иметь определенный запас времени. Это самое первое и самое простое.

2. Значительно больший эффект для повышения вашей эффективности и удовлетворенности будет давать уменьшение процента стихийного времени в пользу увеличения запланированного. Давайте обсудим способы, с помощью которых это можно сделать. Их несколько:

• распланируйте свой день таким образом, чтобы максимум факторов, которые делают ваше время стихийным, приходились на строго определенные часы, а все остальные дела, на которые влияете только вы, – на остальную часть дня. Это можно сделать, если наблюдается четкая временная закономерность (например, звонки от клиентов поступают преимущественно во второй половине дня, после того как они получат информацию от вас) или вы можете повлиять на свои «приемные часы» (например, часы консультирования сотрудников приходятся на вторую половину дня);

• постарайтесь использовать табличку «Извините, в настоящее время я занята на 1 час (или в течение другого периода)» в те часы, когда вы выполняете особенно важную работу, или закрывать дверь кабинета, если у вас отдельный кабинет;

• постарайтесь минимизировать количество отвлекающих вас от важных дел факторов. Например, в период выполнения важной работы можно выставлять автоответчик и перезвонить позднее, а также не отвлекаться на каждое входящее сообщение по e-mail или по другому коммуникационному каналу.

Скажи «НЕТ» стереотипным советам

Нередко в книгах по тайм-менеджменту даются стереотипные советы типа:

• не начинайте день с просмотра почты или каких-то других мелких дел;

• выполняйте однородные дела единым блоком;

• формулируйте для себя дела в виде результата, а не процесса их выполнения;

• тщательно готовьтесь к выполняемой работе.

Таких советов много. О первом из них мы с вами уже говорили: правильность или неправильность этого совета зависит от ваших биологических часов и других факторов продуктивности времени. А об остальных советах речь пойдет ниже. У вас будет возможность пройти небольшое тестирование (надеемся, что перед собой вы будете честны) и получить персональные рекомендации, исходя из выявленных по результатам теста особенностей.

Итак, пожалуйста, ответьте на несколько вопросов:

1. Что для вас более естественно и комфортно: длительное время выполнять

однотипные задачи или задачи различного типа? Оцените, как при длительном (с вашей точки зрения) выполнении однотипных задач меняется ваши продуктивность и настроение – в лучшую сторону или в худшую?

2. Вы выполняете одновременно два не особенно сложных дела (например, обсуждаете рабочие вопросы по телефону и просматриваете почту либо смотрите фильм (не самый захватывающий) и проглядываете газету). Является ли такая ситуация для вас комфортной или дискомфортной? Сильно ли снижается скорость восприятия, повышается ли процент ошибок?

3. Опишите свой последний рабочий проект (или последнюю рабочую неделю).

4. Представьте, что вам предстоит выйти на новую работу. Опишите ваш первый рабочий день.

Рассмотрим результаты.

1.

2.

3.

4.

Персональные рекомендации (согласно полученным ответам)

Сейчас вы смогли определить свои индивидуальные особенности и получить рекомендации с учетом специфики вашей личности. Постарайтесь учесть их при планировании своего рабочего и личного времени. Однако есть еще один момент, связанный с темой дружбы со временем, который стоит обсудить.

Пожиратели времени

Давайте определимся с критериями эффективно проведенного времени: вы получаете либо удовольствие, либо пользу. Поэтому в личной жизни пожирателями времени мы можем считать то, что не принесло ни удовольствия, ни пользы. Так что даже если вы сидите перед телевизором с бутылкой пива и от этого получаете удовольствие, значит время потрачено не зря. Старайтесь не делать сами и не заставлять своих близких делать то, что не приносит удовольствия, а польза сомнительна (яркий пример такой ситуации: ребенка заставляют ходить в музыкальную школу, которую он терпеть не может и при этом у него явно нет задатков профессионального музыканта). Если же вы получили удовольствие (посмотрели интересный фильм), или пользу (придумали план садового участка), или и то и другое (полезное хобби; к этой категории может быть отнесен и план садового участка, если его составление доставило вам радость), то время было использовано совершенно правильно.

Однако в течение дня мы часто сталкиваемся с так называемыми пожирателями времени, т. е. с тем, что не приносит нам пользы. Рассмотрим, какие существуют пожиратели времени и что можно сделать, чтобы уменьшить потери. Предлагаю следующую классификацию.

Пожиратели времени

Даже это небольшое число решений позволит каждому лучше дружить со временем, учитывая свои индивидуальные особенности. Теперь дело за вами, потому что только большое желание, усилия воли и определенный труд позволит вам применить на практике инструменты оптимизации использования времени. Удачи в этом!