Лягушка под соусом Помодоро. Все секреты техник продуктивности, чтобы успевать всё и даже больше
Шрифт:
5. Установить напоминания для важных дедлайнов. Попытка удержать в голове все горящие сроки занимает слишком много «оперативки» мозга. Лучше поручить это бремя планировщику задач и настроить внутри напоминалки.
6. Вести отдельные списки мелких и быстрых дел. Лучше задать им общий слот времени, чтобы «перещелкать» задачи одну за другой. Пятиминутное дело иногда может отвлекать в течение всего дня, если оставить его крутиться в памяти.
Можно
7. Подводить итоги ежедневно. Что удалось сделать – вычеркнуть, что нет – оставить на следующие дни. Если срок не совпал с реальностью – меняем его на новый адекватный отрезок. Главное, не оставлять ни одной задачи в подвешенном состоянии.
Причина четвёртая. Коварный закон Паркинсона
Бедняги древние греки. Они так верили в то, что свой срок всему в мире устанавливают три прекрасные богини судьбы. А оказалось – это все тучный лысый британец.
Сирил Норткот Паркинсон – человек, который объяснил нам, что если выделять на мытье посуды полчаса, то мы будем намыливать её полчаса, а если пятнадцать минут – справимся за пятнадцать минут. Закон Паркинсона звучит так: «Работа занимает всё отведенное на неё время».
Хочется поспорить, но закон – эмпирический, то есть выведен на основе опыта и наблюдений, а это шах и мат. Прежде чем сформулировать свой закон, Паркинсон проводил наблюдения за работой британских госучреждений, в результате которых, как уверяют, не пострадал ни один чиновник. Просто сократили всем время на выполнение задач в несколько раз.
Как закон Паркинсона влияет на потери времени? А так: сколько времени на задачу отведешь – за столько её и сделаешь, быстрее – очень вряд ли. Самое ужасное здесь то, что предполагаемое нами время выполнения задачи слишком часто – нереалистичное: либо преуменьшенное, либо преувеличенное.
Доказанный факт: если через 15 минут придут гости, то уборка квартиры займет как раз 15 минут. А если гости не придут – растянется на весь день. Поэтому, чтобы укротить закон Паркинсона, достаточно установить для всех задач дедлайны и выполнять их в самый последний момент. Тогда ни на одну задачу не будет уходить много времени.
Например, у нас есть три задачи: сдать микроволновку в сервисный центр, приготовить обед, написать пост в соцсеть. Тогда дедлайн для первой задачи – это закрытие сервисного центра. Если сервисный центр закрывается в 18:00, а на дорогу до него уйдет полчаса плюс полчаса на разговор в сервисном центре, то выезжать из дома нужно в 17:00.
Если в планах сесть за обеденный стол в 14:00, а время приготовления обеда занимает час, то начать
Можно заметить, что помыть посуду, сдать микроволновку в сервисный центр, приготовить обед – ни разу не то же самое, что написать пост в соцсеть. Или картину. Или программный код. Вот здесь и прячется главное коварство: часа для качественного поста в соцсеть может быть недостаточно. Но его будет вполне достаточно для ПОСРЕДСТВЕННОГО поста.
Чаще всего, руководители хотят всё-таки качественный результат работ, но при этом помешаны на сроках их выполнения. Это основная причина, почему многие ненавидят закон Паркинсона. Выполнять задачу с мыслью «главное уложиться, а то уволят» – так себе перспектива.
Мораль этой грустной истории такова (и больше никакова): не стоит поддаваться желанию делать посредственно, чтобы уложиться в сроки – нужно сразу делать круто.
Причина пятая. «Мы из будущего», или Ошибка планирования
Каким бы разумными и прокачанными в планировании мы бы себя ни считали, любой мозг попадает в ловушки – когнитивные искажения. Одно из таких вредоносных искажений – ошибка планирования.
Вычислили и дали имя ей психологи-исследователи Даниэль Канеман и Амос Тверски ещё в 1979 году. Суть ошибки планирования в том, что люди склонны преуменьшать количество времени, которое необходимо для решения задачи (это сейчас к вопросу о коварстве закона Паркинсона).
Неточный прогноз по срокам запускает механизм откладывания. Зачем делать неделями то, с чем можно справиться за два дня? Мозг экономит силы и расставляет приоритеты, занимая нас в это время другими задачами, ведь до дедлайна ещё так далеко, а делать там вроде всего-ничего.
При этом прошлый опыт никак не помогает. Даже если месяц назад похожая задача отняла в три раза больше времени, теперь-то кажется, что всё будет по-другому.
Вспоминая, как мы выполняли дела в прошлом, мы упускаем из вида наиболее сложные участки этого пути, концентрируясь на итоге. К дедлайну тогда всё-таки успели, а значит, прошлый подход вполне себе работает. И теперь почему-то кажется, что в этот-то раз задача выполнится быстрее и никакие препятствия не помешают. Плохие новости – это так не работает.
Ошибка планирования всегда приводит к просроченным дедлайнам и нехватке времени – приходится наспех заканчивать работу в последнюю ночь или несколько раз переносить сроки.
Человек думает, что с каждым законченным проектом приобретает какой-то опыт, который позволит ему действовать быстрее в следующий раз. Частично это действительно так: опыт прирастает, рука набивается, но скорость не растёт от этого в геометрической прогрессии (как могло казаться в воображении).