Магия таблиц. 100+ приемов ускорения работы в Excel (и немного в Google Таблицах)

Намоконов Евгений

Чтобы поработать с примерами на своем Google Диске, сделайте копию таблицы (Файл -> Создать копию).

Обратите внимание: если в электронной версии книги вам не будут видны какие-то мелкие детали на скриншотах, то вы сможете все рассмотреть и «потрогать руками» в файлах-примерах непосредственно в Excel / Google Таблицах.

Какие в книге есть обозначения?

Текст про Google Таблицы – в курсивных врезках.

Дополнительные уточнения (они могут не относиться к функциям или инструментам, обсуждаемым

в конкретном разделе, но расширять понимание и распространяться на Excel в целом)

Формулы и ссылки на ячейки/диапазоны.

Сочетания клавиш в Windows (на Mac).

Основы. Интерфейс. Форматирование

Интерфейс Excel и типы файлов. Версии Excel

Самые значимые изменения в Excel произошли уже довольно давно – между версиями 2003 и 2007. Значительно увеличилось количество строк и столбцов на листе (более миллиона вместо 65 тысяч строк; о точных ограничениях – чуть ниже), появилась лента инструментов с отдельными вкладками.

Так выглядела панель инструментов в версии 2003 и ранее:

А в новых версиях Excel есть лента с отдельными вкладками, на которых расположены инструменты и команды (лента выглядит по-разному в разных версиях, но структура с вкладками и группами команд на каждой из них одинакова). Это скриншот из версии Microsoft 365 (по подписке).

Вот краткое сравнение последних версий Excel. Как видите, с каждой версией в Excel появлялось что-то новое: опции сводных таблиц, функции, инструменты и диаграммы.

Конечно, чем новее версия, тем лучше, но революционные изменения случаются не с каждой версией. Таковыми можно считать:

• изменение интерфейса (лента), размеров файла (более миллиона строк вместо 56 тысяч) и новые расширения (типы) файлов (книг Excel) в версии Excel 2007;

• появление надстроек Power Pivot, Power Query для версии Excel 2010;

• появление динамических массивов и соответствующих новых функций в Excel 2021 и в рамках пакета Microsoft 365 по подписке, а также функции LAMBDA (в Microsoft 365, но не в Excel 2021), позволяющей создавать собственные функции без макросов.

Таблица ниже доступна в отдельном файле в формате Google Таблиц по ссылке, там вы сможете рассмотреть ее в большем масштабе.

Версии Excel

https://mif.to/cfC9b

Давайте посмотрим на основные элементы в окне Excel.

Обратите внимание, что номера строк и столбцов, к которым относится активная ячейка, выделяются более темным цветом.

Чтобы выделять разные

ячейки, можно:

• выделять ячейку мышкой;

• переходить от ячейки к ячейке с помощью клавиш со стрелками на клавиатуре;

• вводить адрес ячейки в поле «Имя» и нажимать Enter, чтобы переместиться в нее;

• нажимать F5 и в появившемся окне «Переход» вводить адрес ячейки.

Для выделения диапазона (группы из нескольких ячеек):

• выделите его мышкой;

• выделите первую (левую верхнюю) ячейку диапазона, зажмите Shift и щелкните мышкой на последнюю (правую нижнюю) ячейку;

• нажмите F8 (Fn + F8) для перехода в режим расширения; теперь достаточно нажимать на стрелки на клавиатуре – и выделенный диапазон будет расширяться в соответствующем направлении;

• чтобы выделять строки или столбцы целиком, щелкните на их заголовки (номера);

• для выделения несмежных ячеек или диапазонов (то есть не одного прямоугольного диапазона, а нескольких, расположенных отдельно) зажмите Ctrl и выделите ячейки или диапазоны либо нажмите Shift + F8 (Fn + ? + F8) и выделите несмежные диапазоны мышкой без зажатия Ctrl;

• Ctrl + Shift + стрелки (^ + ? + стрелки) – выделение диапазона до последней заполненной ячейки в направлении стрелки, например если выделить первую ячейку в столбце и нажать Ctrl + Shift + ? (^ + ? + ?), то будут выделены все ячейки в этом столбце до последней заполненной включительно.

А для перемещения по листу пригодится следующее.

• Прокручивание колеса мышки (с зажатым Ctrl колесико будет менять масштаб, а без – прокручивать окно). В Excel 2021 / Microsoft 365 появилась возможность прокручивать лист горизонтально: зажмите Ctrl + Shift и прокручивайте колесико мышки. Конечно, если у вашей мышки есть второе колесо прокрутки, удобнее всего использовать его для этой цели.

• Если колеса у мышки нет или вам удобнее пользоваться полосами прокрутки, они также – по определению – подходят для прокрутки рабочего листа.

• Перемещаться на экран вверх и вниз с помощью клавиш PgUp и PgDn.

• Возвращаться к активной ячейке с помощью сочетания Ctrl + Пробел.

• Прокручивать экран по строкам можно с помощью стрелок на клавиатуре, но только при включенном индикаторе Scroll Lock. Иначе вы будете переходить с ячейки на ячейку, нажимая стрелки.

• В соседние ячейки можно попасть с помощью стрелок на клавиатуре и клавиш Tab (в ячейку справа от активной), Shift + Tab (в ячейку слева), Enter (в ячейку снизу) и Shift + Enter (в ячейку сверху).

• Ctrl + стрелки позволяют перемещаться до конца строки/столбца.

• Чтобы попасть в конец активной области (той области рабочего листа, в которой есть какие-либо данные), нажмите Ctrl + End. Вы попадете в ячейку, которая находится на пересечении последней строки и последнего столбца, содержащих данные.