Магия таблиц. 100+ приемов ускорения работы в Excel (и немного в Google Таблицах)

Намоконов Евгений

Если вдруг вы захотите создать отдельную конфигурацию панели быстрого доступа для конкретной книги Excel, а не приложения в целом, выберите книгу в списке «Настройка панели быстрого доступа», где по умолчанию указано «Для всех документов» (For all documents).

Кстати, панель быстрого доступа есть и в остальных приложениях MS Office. Вы можете добавить любимые инструменты на нее, например в Power Point или Outlook.

В Google Таблицах аналога панели быстрого доступа, к сожалению, нет.

ДОСТУП

К КОМАНДАМ НА ЛЕНТЕ И ПАНЕЛИ БЫСТРОГО ДОСТУПА С ПОМОЩЬЮ КЛАВИАТУРЫ

Чтобы с помощью клавиатуры перемещаться по ленте и панели быстрого доступа, нажмите Alt, или F10, или / (увы, эта опция работает только на Windows, но не на Mac). После этого у каждой вкладки появится буквенное обозначение, у инструмента на панели быстрого доступа – цифровое. Вводите указанные обозначения на клавиатуре: при выборе вкладки она будет открываться, и подписаны будут уже инструменты на ней.

Так как командам на панели быстрого доступа соответствуют цифры, получается, что добавление команды туда – это возможность создать собственное сочетание клавиш. Например, вы хотите, чтобы строку формул можно было скрывать быстро. Добавьте ее на панель быстрого доступа: правая кнопка мыши по флажку «Строка формул» на вкладке «Вид» (View -> Formula Bar).

Теперь можно будет включить и отключить строку формул с помощью сочетания Alt + цифра (какая именно цифра – зависит от того, сколько у вас уже команд на панели, какой по порядку станет вновь добавленная).

В Microsoft 365 после 2020 года обновили алгоритм работы этого инструмента – теперь вы можете сразу после нажатия Alt нажимать на буквы, если помните их, не дожидаясь, пока они появятся на экране. Это удобно для тех команд, путь к которым вы уже запомнили.

ЛИЧНАЯ ПАНЕЛЬ ИНСТРУМЕНТОВ

Вот такой инструмент был представлен в феврале 2023 года для участников программы Office Insider (то есть его можно ждать пользователям Office 365 и будущей «коробочной» версии Excel, в версии 2021 его нет) – набор команд и инструментов под лентой, личная панель инструментов (Personal Toolbar). Это своего рода отсылка к старой панели инструментов из Excel 2003 для тех, кому такой вариант удобнее, чем ленточный интерфейс с вкладками. В «Параметрах Excel» можно добавить команды на новую панель.

Переключиться можно там же, в «Параметрах», или в правом нижнем углу ленты.

В новом режиме лента инструментов никогда не фиксируется – она раскрывается только при щелчке по вкладке.

На следующем скриншоте раскрыта вкладка «Данные» – панель инструментов под ней. Но как только мы щелкнем куда-либо за пределами ленты, она скроется и останутся только названия вкладок.

Внешний вид немного отличается от панели быстрого доступа, два варианта отображения команд в наличии, есть опция «Показать метки команд» (Show command labels) в контекстном меню (по правому щелчку мыши).

Ваши команды с панели быстрого доступа при использовании личной панели исчезают. То есть нельзя собрать команды и туда, и туда.

Доступ

к командам на панели с клавиатуры (Alt, или F10, или / + отображаемые цифры/буквы) есть, как был (и остается) и к панели быстрого доступа.

Доступ к ленте с помощью клавиш на клавиатуре после нажатия Alt, или F10, или / также остается в новом режиме с панелью инструментов.

ДОСТУП К КОМАНДАМ В ДИАЛОГОВЫХ ОКНАХ И МЕНЮ

В большинстве контекстных меню, диалоговых окон, списков с командами в Excel подчеркнуты буквы в названиях команд. Можно нажимать на соответствующую клавишу на клавиатуре, чтобы вызвать команду без мышки.

Вот, например, контекстное меню, которое открывается по щелчку правой кнопкой мыши по ярлыку листа:

Чтобы выделить все листы, нужно нажать В

А вот диалоговое окно «Специальная вставка»:

Ввод данных

Окончание ввода в ячейку

Закончить ввод данных/формулы в ячейку можно разными способами – смотря куда нужно попасть после.

• Ctrl + Enter (^ + Return) – вы останетесь в той же ячейке (это сочетание клавиш также позволяет ввести значения/формулы сразу в несколько выделенных ячеек);

• Enter (Return) – активной станет ячейка ниже;

• Tab – ячейка справа;

• Shift + Enter – ячейка сверху;

• Shift + Tab – ячейка слева.

Можно изменить то, куда вы будете попадать при нажатии Enter, в параметрах Excel:

Параметры -> Дополнительно -> Переход к другой ячейке после нажатия клавиши ВВОД.

(Options -> Advanced -> After pressing Enter, move selection.)

Если вы ввели несколько значений в соседние столбцы (через Tab), а затем нажали Enter, то попадете в начало следующей строки (в первый столбец). Так удобно заполнять небольшие таблицы.

В Google Таблицах аналогично: можно завершить ввод и попасть в любую соседнюю ячейку:

Enter – вниз;

Shift+Enter – вверх;

Tab – вправо;

Shift+Tab – влево.

Если вы заполните несколько ячеек в одной строке через Tab и потом нажмете Enter, то переместитесь в начало следующей строки (под первый заголовок).

Ну а еще в Google Таблицах можно заранее выделить диапазон или строку, куда вы будете вводить данные. И тогда при нажатии Enter вы переместитесь к следующей ячейке в пределах этого диапазона! Если выделена только строка (например, заголовки), то к следующей ячейке в столбце справа. Если диапазон, то сначала в пределах первого выделенного столбца, а потом к первой ячейке во втором выделенном столбце.