Международный деловой этикет на примере 22 стран мира
Шрифт:
6. Разделите содержание письма на вступление, основную часть и заключение.
7. Напишите черновик письма.
8. Убедитесь, что каждая тема была освящена в отдельном абзаце.
9. Проверьте связность предложений в каждом абзаце.
10. Выполните редакторскую правку [26] письма.
11. Подготовьте окончательный вариант письма.
«Е-mail – не воробей, вылетит – не поймаешь», или правила электронной переписки (сетикет)
26
Редакторская правка –
Ранее мы говорили об этикете, который включает в себя правила поведения в различной среде и социальных группах. Теперь рассмотрим этические нормы, соблюдение которых является обязательным в Сети Интернет.
Слово «сетикет» (англ. Netiquette) [27] расшифровывается как «сетевой этикет». Это понятие объединяет в себе правила поведения и взаимоотношений в виртуальном пространстве. Соблюдение этих правил обязательно потому, что в электронной среде нет четкого разделения между ее участниками, в том числе и между представителями компаний и их клиентами. В Сети Интернет находится огромный коммерческий потенциал: целые виртуальные города, граничащие с правительственными программами и персональными страницами пользователей. Сегодня электронная сеть является аналогом реального мира. И правила бизнес-сетикета направлены на установление и поддержку хороших и адекватных отношений между коммерческими структурами и клиентами.
27
Netiquette – (англ. Net – Сеть + Etiquette – этикет) – нравственные правила поведения в компьютерных сетях. Правила поведения в Сети, рассчитанные на то, чтобы не осложнять жизнь другим. (Прим. автора.)
Нормы сетикета регулируют поведение пользователей Сети как на ресурсах, предназначенных для общения (блогах, форумах, чатах), так и при использовании электронной почты.
Шесть важнейших индикаторов делового имиджа в электронном письме
1. Персональное обращение и приветствие.
2. Грамотное заполнение поля «Тема».
3. Выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к вам).
4. Позитивное завершение письма.
5. Подпись и блок контактной информации.
6. Время ответа на письмо.
Персональное обращение и приветствие
Любое деловое письмо, которое начинается с персонального обращения и приветствия, отражает индивидуальную направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности клиента или делового партнера. При выборе персонального обращения и стиля письма можно взять за основу следующие критерии:
Лично не знакомы
Выше рангом
Уважаемый Иван Иванович! Компания «Маяк» приглашает специалистов ООО «Факел» принять участие в конференции…
Равного ранга (или ниже рангом)
Добрый день, Иван Иванович! Наша компания рада пригласить специалистов ООО «Факел» принять участие в конференции…
Хорошо знакомы
Выше рангом
Добрый день, Иван Иванович! Компания «Маяк» приглашает специалистов ООО «Факел» на конференцию…
Равного ранга (или ниже рангом)
Иван, добрый
Чтобы правильно определиться с обращением к адресату, всегда смотрите на подпись адресата в блоке контактной информации. Если в этом блоке адресат представляется как: «Генеральный директор Иван Федоров», то к адресату можно обращаться по имени или г-н Иванов.
При отсутствии информации об имени адресата желательно писать: «Добрый день!» – и избегать обращения: «Здравствуйте!» В электронной переписке приветствие «Добрый день» – более нейтральная форма приветствия, уместная даже в том случае, когда мы точно не знаем, в какое время суток адресат получит сообщение: это приветствие подразумевает, что адресат откроет письмо в течение своего рабочего дня.
Не стоит употреблять в приветствии фразу: «Доброго времени суток!» Нередко в деловом сообществе это обращение расценивается как дурной тон и не соответствует нормам современного русского языка, и литературным не является. Не следует в электронной переписке писать: «Доброго дня!», «Доброго вечера!» – традиционно в русском языке грамотной и корректной является форма приветствия в именительном падеже: «Доброе утро!», «Добрый день!», «Добрый вечер!» Завершает письмо доброжелательное прощание в родительном падеже: «Всего доброго!» Если вы отправляете письмо нескольким адресатам, то допустимы обращения: «коллеги», «друзья».
Заполнение поля «Тема»
Не следует оставлять поле «Тема/Subject» пустым. Грамотно заполненное поле «Тема/Subject» помогает быстро идентифицировать содержание письма и степень его важности. Заполняйте поле темы рационально, делайте информацию предельно подробной. Например, «Договор о поставках оборудования…», «Счет от ____ № _____», «Обучение персонала по курсу «Делопроизводство» вместо «Документы».
Поле «Тема/Subject» должно быть содержательным и кратким, аналогично реквизиту «Заголовок к тексту документа» в официальной переписке на бумаге, который включает в себя краткое содержание документа. Помните, что грамотная работа с полем «Тема/Subject» сразу показывает уровень профессионализма и культуры делового общения.
Работа с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»)
Работая с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»), помните – важная часть электронного письма, влияющая на дальнейшие действия участников электронной переписки: «Кому» («То»)
В этом поле «записывается» адрес получателя, которому непосредственно адресовано письмо. От основного получателя автор письма и ждет ответ. Если в это поле помещены два и более адресатов, значит, автор письма ждет ответ от каждого из них.
«Копия» («Сс»)
В это поле помещайте адреса получателей, которые, по вашему мнению, должны быть в курсе переписки по данному вопросу. Эти адресаты получают информацию только «к сведению». Получатель в копии обычно не отвечает на письмо, но при необходимости может это сделать, вступая в переписку, начинает свое общение с фразы: «Позвольте присоединиться к обсуждению», или «Позвольте присоединиться к вашему диалогу», или «Позвольте высказать мое мнение».