Миф о многозадачности. К чему приводит стремление успеть все
Шрифт:
3. Приготовились, внимание, начали!
4. Теперь сравните время заполнения второй и четвертой строк. Как правило, у человека уходит примерно в два раза больше времени на выполнение этого упражнения, когда он переключается между задачами (шаг первый), чем когда он концентрируется на одной задаче за один раз (шаг второй).
Предполагаемый результат.
Эта рабочая таблица поможет вам выяснить, кто из вашего круга общения больше всего выиграет от регулярных встреч.
1. В колонку «Служебные отношения» рабочей таблицы профессиональных контактов Таблица**, которую вы найдете ниже, впишите имя каждого сотрудника, с которым вы общаетесь регулярно. «Регулярно» означает, что вы общаетесь с ним по производственным вопросам по меньшей мере раз в месяц.
2. В колонку «Комментарии» впишите для этого сотрудника любые комментарии, которые, как вы считаете, могли бы быть полезными для сохранения этих контактов в памяти – к примеру, персональные характеристики, увлечения, обычно обсуждаемые вопросы или занимаемую должность.
3. В первую колонку потребностей под заголовком «Менеджер» впишите для этого сотрудника 3 балла, если ваша работа требует, чтобы он или она были напрямую вам подотчетны. Если же нет, впишите 0.
4. В следующей колонке «Вопросы» оцените этого сотрудника по тому, как часто он или она задает вам вопросы. Впишите 1, 2 или 3, используя следующую шкалу:
0 = никогда;
1 = редко;
2 = иногда;
3 = часто.
5. Заполните оставшиеся колонки, используя ту же шкалу, которую вы использовали для колонки «Менеджер».
– Планирование. Как часто вам приходится сверять расписания?
– Делегирование. Как часто вы делегируете данному сотруднику свои полномочия?
– Координация. Как часто вам двоим приходится координировать усилия по достижению успешных результатов?
– Помощь. Как часто этот сотрудник лично помогает вам в вашей работе?
– Контроль. Как часто вам приходится контролировать этого сотрудника, чтобы убедиться в его или ее успехе?
6. В колонке «Сумма баллов» сложите баллы для этого сотрудника из всех колонок «Потребности» и впишите в нее полученный результат.
7. После того как вы закончите предыдущие шаги для каждого сотрудника из колонки отношений, воспользуйтесь колонкой «Ранг», чтобы присвоить им ранг в соответствии с их суммой баллов. К примеру, если вы перечислите в колонке «Производственные отношения» пятерых служащих и высший балл наберет Джон, присвойте ему номер 1. Если же Вера наберет низший балл, присвойте ей номер 5, а затем проделайте то же самое для всех рангов между ними.
8. Перейдите к рабочей таблице личных контактов.
9. В колонку «Личные отношения» впишите имя каждого человека за пределами вашей профессиональной жизни, с которым вы контактируете регулярно – например, имя вашего мужа или жены, детей, близких друзей, знакомых по церкви
10. Добавьте в колонку «Комментарии» те или иные полезные записи об этом человеке.
11. В первую колонку потребностей под заголовком «Советник» впишите для этого человека 3 балла, если у вас налажены с ним постоянные отношения, в которых вы являетесь наставником, спутником жизни, лидером или родителем. Если же нет, впишите 0.
12. Повторите шаги с 4 по 7, как описано выше для рабочей таблицы профессиональных контактов.
Предполагаемый результат. Вы уже составили рабочие таблицы контактов и стали лучше понимать потребности тех, с кем вместе работаете и проводите время. Рабочая таблица регулярных встреч поможет вам найти отправную точку, чтобы определить, как часто вам нужно встречаться с этими людьми.
В конце заполнения этой рабочей таблицы у вас должен появиться четкий план действий и обязательство регулярно проводить встречи.
Примечание. Со временем вы, вполне вероятно, обнаружите, что расписание ваших регулярных встреч необходимо откорректировать. Так и задумано. Данная рабочая таблица является всего лишь отправной точкой долгого пути.
1. Начиная со служебных отношений высшего ранга из рабочей таблицы профессиональных контактов перенесите ранг, сумму баллов и имя каждого сотрудника, с которым вы поддерживаете отношения, в таблицу регулярных встреч Таблица***, представленную ниже.
2. Затем воспользуйтесь колонкой «Частота», чтобы определить, как часто вы планируете встречаться с ними. Вот несколько правил, которые вам не помешает запомнить.
– Преданным личным помощникам необходимо встречаться с вами ежедневно.
– Большинство сотрудников с суммой баллов выше 18, как правило, нуждаются во встречах с вами раз в день.
– Сотрудники с суммой баллов от 14 до 17, как правило, нуждаются во встречах с вами еженедельно.
– Большинство сотрудников с суммой баллов от 6 до 13 больше всего выиграют от встреч с вами несколько раз в месяц, а именно каждые две недели, в первую и третью недели месяца или во вторую и четвертую недели месяца.
– Сотрудники с суммой баллов меньше 6, как правило, нуждаются во встрече с вами всего лишь раз в месяц, а то и вовсе не нуждаются в регулярных встречах.
3. Определите длительность каждой встречи, используя следующие практические рекомендации.
– Чем выше частота встреч, тем короче они должны быть. Другими словами, если вы встречаетесь с кем-то ежедневно, такие встречи не стоит затягивать дольше чем на 15 минут. Если же вы встречаетесь с кем-то ежемесячно, для таких встреч будет достаточно 1 часа.