Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь
Шрифт:
Часто злоупотребление электронной почтой — это симптом плохой корпоративной коммуникации в компании.
Сегодня разработчики программного обеспечения и консалтинговые компании рекомендуют организациям использовать вместо обычной электронной почты коммуникационные платформы по типу социальных медиа. Считается, что эти программные продукты и сервисы способствуют более эффективной коммуникации между сотрудниками. Другими словами, организациям предлагается создать некое внутрикорпоративное подобие сети Facebook — с системой обмена мгновенными сообщениями, с возможностью размещения публичных информационных постов, видео, аудио и текстовых материалов, с опциями «нравится»,
Главный плюс таких корпоративных информационно-коммуникационных платформ — в том, что люди могут отказаться от использования электронной почты для многих задач. В первую очередь — тех, для которых почта никогда не предназначалась: хранение информации, организация встреч, обмен знаниями и даже управление проектами. Большинству корпоративных ИТ-систем не хватает полноценной базы данных с хорошей поисковой системой. А если у внутрикорпоративных социальных медиа это будет, то они действительно превзойдут электронную почту по всем параметрам — в первую очередь благодаря тому, что облегчат поиск нужной информации и людей для выполнения конкретных задач. Наверняка сотрудники (прежде всего те, которые пользуются соцсетями) будут активно работать с такими платформами.
Но на месте руководителей я бы не стал надеяться на то, что эти инструменты смогут значительно повысить интеллектуальную продуктивность и креативность персонала. Хотя бы потому, что поиск информации занимает всего 19% рабочего времени223. И даже если 30% электронной почты перейдет на внутрикорпоративные «соцсети», это не устранит двух главных врагов умственного труда: гиперподключенности и многозадачности. А вдруг корпоративные социальные медиа окажутся такими же «прилипчивыми», как Facebook? Тогда сотрудники будут посвящать им еще больше времени, чем сейчас — своей электронной почте. Если они будут проверять корпоративную Chatter, Yammer или Jive по 50 раз на дню и чаще, а руководители и коллеги будут ожидать ответа на свои сообщения и посты в течение нескольких минут, выигрыш в интеллектуальной продуктивности будет минимальным или даже отрицательным. Потому что работники умственного труда будут по-прежнему оставаться гиперподключенными, многозадачными — и неэффективными.
Более того, люди могут использовать корпоративную социальную сеть с той же целью, что и Facebook, предпочитая онлайн-коммуникацию живому общению. Следовательно, этот вид корпоративных ИКТ-инструментов может быть полезен только при условии, если сотрудники научатся правильно обращаться с ним, будут ограничивать свое время онлайн и регулярно выделять себе офлайн-периоды, чтобы заниматься важным и значимым интеллектуальным трудом. А также при условии, если в компании уже существует культура эффективной коммуникации и сотрудничества, которая начинается с культуры руководства. 7.2. Электронная почта — пожиратель времени: секунды у отправителя, часы у получателя
Как мы увидели, пользователи считают большую часть получаемой ими электронной почты маловажной или вовсе бесполезной. Огромные и постоянно растущие издержки электронной почты мешают работе и превращают это средство ИКТ в серьезный контрпродуктивный фактор. Основная проблема заключается в том, что маловажные или вообще ненужные сообщения вытесняют действительно важные и необходимые. До 73% всех электронных писем на самом деле не связаны с работой224.
Из моих собственных и чужих исследований я узнал, что в некоторых компаниях до 70%, а иногда и до 90% всей электронной почты — это «внутренний спам» (internal spam или iSpam): он не носит ни важного, ни срочного характера225, а иногда и вовсе не имеет отношения к получателю! В результате работники умственного труда тратят от 1 до 1,5 часа в день, от 1 до 1,5 рабочего дня в неделю и от 1 до 1,5 месяца в год на обработку этого внутреннего спама!!! Теперь представьте, во сколько это обходится компании. Учтите также потери от невыполненной или плохо выполненной работы
Однако эти перегруженные люди продолжают постоянно проверять свою электронную почту. И делают он это не только потому, что боятся пропустить важное сообщение, но и потому, что, когда они находят «самородок в куче дерьма», это только усиливает их поисковый азарт. Об этом мы подробно говорили в главе «Оковы для мозга № 1». Во время нескольких исследований в офисах была установлена система слежения за сотрудниками. И анализ данных показывает: люди не откладывают работу с электронной почтой на более удобное время. 70% писем они открывают в течение шести секунд после получения, а 85% — в течение двух минут227. Своим поведением люди шокирующим образом напоминает зависимых крыс, о которых я рассказывал в той же главе.
Кроме того, открывая почтовый ящик, люди не ограничиваются работой только с одним письмом. Даже если им нужно найти конкретное сообщение, 90% времени они отвлекаются на другие письма. То есть они откладывают в сторону то важное дело, которым занимаются, заходят в почтовую программу и разворачивают в своей голове контекст электронной почты. Затем они пишут несколько писем, каждый раз переключая контексты и теряя часть важной информации об исходной задаче. Наконец они заканчивают с письмами и пытаются вернуться к первоначальной задаче. Однако им приходится начинать мыслительный процесс почти с чистого листа. Насколько эффективной может быть такая работа? Ведь была потеряна масса времени и сил, ухудшилось качество мышления. Не слишком ли это высокая цена за несколько электронных писем?
Эксперименты, где регистрировалась активность пользователей в почтовой программе, показали: люди, проверяющие электронную почту при каждом уведомлении о новом сообщении, обычно тратят всего по 15 секунд на 50% всех сообщений и больше пяти минут всего на 4% сообщений. Значит, их мозг расходует гораздо больше времени на переключение контекстов туда-обратно, чем собственно на просмотр сообщений. И это время бесследно и бесцельно исчезает в черной дыре переключений: homo interruptus (человек отвлекающийся) в худшем своем проявлении.
Если отправителю почти ничего не стоит разослать электронные письма намного большему числу людей, чем это необходимо, то для получателя непрерывный поток внутреннего спама означает потерю времени, сил и эффективности. Таким образом, вина за лавину подрывающего производительность спама во многом лежит на безответственных отправителях.
Давайте посчитаем: на добавление одного ненужного адреса в список рассылки отправитель тратит две секунды. Если за день он делает так 30 раз, это обходится ему в две минуты (и даже меньше, если он делает «групповые» рассылки). Что же касается получателя, то чтение 30 бесполезных писем отнимает у него почти час рабочего времени в день! 15 секунд на то, чтобы бросить беглый взгляд на письмо, понять, что это спам, и удалить его. Плюс двухминутная потеря концентрации — и все это умножить на 30 (не считая других издержек переключения, описанных в главе «Оковы для мозга № 2»).
Получатель может снизить эти издержки, если будет использовать метод «пакетной обработки» электронной почты (более подробно об этом см. в третьей части книги). Для начала попробуйте проверять электронную почту только 2–3 раза в день и отвечать на письма партиями, выделяя на это по 30–45 минут. Ваш выигрыш во времени составит примерно 25–50%, что должно убедить вас в правильности такого подхода — если только вы не страдаете онлайн-зависимостью. Тогда вас будут постоянно одолевать думы, что вы пропускаете суперсрочные письма от суперважных людей, которым нужен немедленный ответ, и это чрезвычайно важно для вашей карьеры… и прочие тревожные мысли, как правило, невротического характера.