Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь
Шрифт:
Интересно, что инициатива выделять такие часы офлайн для сосредоточенной работы может распространиться с уровня «Я» на уровень «Мы».
В одном из нидерландских министерств, с которым я часто работаю, один очень уважаемый и компетентный эксперт понял, что качество его сложной аналитической работы существенно страдает от постоянных перерывов. Поэтому он решил применить на практике все то, что узнал на моем семинаре. Например, он начал вешать на дверь кабинета табличку «Я буду в вашем распоряжении с 11 часов», стал отключать телефон и электронную почту. Все это заметно повысило качество и эффективность его умственного труда. Поначалу его
Второй очень действенный прием для многих людей — выделять себе 20 минут офлайн в воскресенье вечером, чтобы составить примерный план на неделю: определить самые важные задачи, решить, какие дела можно делегировать другим. Обязательно зарезервируйте себе время для спокойной работы на каждый день.
Затем ежедневно, не позднее чем за час до отхода ко сну, выкраивайте 10 минут на то, чтобы распланировать следующий день и записать план на бумаге. Так архивирующий мозг начнет необходимую подготовительную работу, пока вы спите. И постарайтесь хотя бы час перед сном посвятить занятиям, не связанным с Интернетом, виртуальной коммуникацией и иными плодами ИКТ.
Если вы не в состоянии заставить себя отключаться (то есть у вас развилась сильная привычка или даже зависимость), пожалуйста, очень внимательно прочитайте последний раздел этой главы. Возможно, вам стоит обратиться к психотерапевту или консультанту, специализирующемуся на поведенческой и когнитивной терапии. Как я недавно узнал, существуют даже специальные «лагеря цифровой детоксикации»4, хотя лично я не думаю, что это самый эффективный способ борьбы с гиперподключенностью. 2.2. Разрушитель оков № 2: Правильно организуйте свою работу — сведите многозадачность к минимуму
Если вы — современный руководитель или профессионал, то вряд ли сможете полностью избежать многозадачности. Способность к ней — часть вашей работы. Однако если вы проанализируете ситуации, когда вы работаете в многозадачном режиме, то с удивлением обнаружите: очень многие параллельные дела и вопросы, на которые вы отвлекаетесь, не являются такими уж важными и необходимыми. Постоянная проверка электронной почты — наихудший отвлекающий фактор, если только вы не страдаете зависимостью от ее еще более бесполезных собратьев: социальных медиа и новостных лент.
Правило № 1: Сведите многозадачность к минимуму.
Правило № 2: Отключайтесь, чтобы размышлять.
Правило № 3: Отключайтесь, чтобы отдыхать.
Как вы можете догадаться после прочтения главы о многозадачности, принцип оптимальной организации умственного труда предельно прост: свести к минимуму количество переключений между задачами. Это означает, что вы можете работать в многозадачном режиме, когда это необходимо. Однако вы должны правильно управлять своей работой и не позволять многозадачности вытеснять работу в однозадачном режиме.
Ваша цель — достичь оптимального уровня подключенности и многозадачности. Для 80% людей это означает значительно сократить и то и другое. Вы должны обуздать многозадачность
Разумеется, это не означает, что вы должны тщательно планировать все и вся в своей жизни. Как раз наоборот. Когда вы начнете правильно распределять свое время и силы, быстро и эффективно выполнять самые важные задачи, у вас появится гораздо больше возможностей для творчества, полезного безделья, обучения, новых интересных занятий и развлечений.
Если вы считаете, что всего вышесказанного достаточно для начала активной борьбы с многозадачностью, то можете пропустить следующие два раздела о принципе Эйзенхауэра и принципе Парето и перейти прямо к разделу о последовательной пакетной обработке.
Однако же, по моему опыту, люди сталкиваются с большими трудностями, когда пытаются воплотить этот призыв в жизнь, — потому что им не хватает убедительной мотивации. Гораздо проще отказаться от нежелательного привычного поведения, когда вы четко знаете, что для вас действительно важно и хорошо.
Четкое понимание приоритетов — первое обязательное условие оптимальной организации умственного труда
Принцип Эйзенхауэра
Как я объяснил в главе о многозадачности, лучшее, что вы можете сделать с большинством задач, — это не помещать их в список дел, а открывать ежедневник и смотреть, когда вы можете к ним приступить. Если у вас нет времени на эти дела, отказывайтесь от их выполнения или меняйте «условия» задачи. Но еще до того, как откроете свой ежедневник, вы должны спросить у себя: «Должен ли я это делать, даже если у меня есть время?». Чтобы быстро ответить на этот вопрос, полезно использовать принцип Эйзенхауэра и даже развить у себя «рефлекс Эйзенхауэра»[26]. Этот принцип гласит: «Важное редко бывает срочным, а срочное редко бываем важным». Чтобы быть максимально эффективным, вы должны сосредоточиться на важных задачах и грамотно управлять срочными делами.
Большинство людей относятся к электронным письмам, как к важным и срочным делам. Многие даже отвечают на них в течение двух минут после получения5. Как избавиться от этой примитивной и совершенно контрпродуктивной привычки, рефлекса Павлова?
Этот принцип дает вам простую схему:
# 1 Важно и срочно: для достижения высокой эффективности такие дела должны занимать ±20% всего времени.
Например: кризисы, горящие проекты, жалоба от важного клиента…
# 2 Важно, но не срочно: для достижения высокой эффективности такие дела должны занимать ±70% вашего времени.
Например: подготовка к важным встречам, работа над важными проектами, планирование, установление важных отношений, разработка стратегий, реализация стратегических задач и т.д.
# 3 Не важно, но срочно: для достижения высокой эффективности такие дела должны занимать не более ±10% вашего времени.
Например: обед с вашей командой, многие встречи, телефонные звонки, текущие рабочие вопросы…