Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса

Гладкий Алексей Анатольевич

Каким же образом организовать наблюдение за бухгалтером?

Наиболее простой и дешевый способ – поручить слежку кому-либо из своих сотрудников (например, водителю или курьеру). Некоторые руководители нанимают специального сотрудника со своей машиной для слежки за бухгалтером (разумеется, официальная должность сотрудника совсем другая – тот же водитель или курьер). Например, если бухгалтер говорит, что он едет в банк, то сотрудник, наблюдающий за ним, отправляется к банку другой дорогой и старается прибыть на место первым. После этого он просто сидит в своей машине возле банка и смотрит, приедет ли туда бухгалтер. Кстати, даже если бухгалтер приехал первым – это нестрашно: можно с таким же успехом ждать

его выхода из банка. Если же бухгалтер в банке так и не появился, то в следующий раз, когда бухгалтер соберется ехать в банк, следящему сотруднику будет дано поручение поехать за ним и посмотреть, куда на самом деле направляется бухгалтер.

Кстати, если бухгалтер куда-то отлучается «по делам фирмы», то руководителю желательно поинтересоваться, куда конкретно и с какими целями он направляется. Например, если в компании используется система электронных платежей типа «Банк – Клиент», то ехать в банк, чтобы отвезти платежку, совершенно необязательно. Конечно, периодически бухгалтеру нужно появляться в банке (например, чтобы представить документы по сделке, забрать выписки с копиями проведенных документов и т. д.), но это можно делать в соответствии с установленным заранее и согласованным с руководством расписанием – например, дважды в неделю. Если же бухгалтеру потребовалось сделать внеочередную поездку в банк, а видимых оснований для этого нет (новые сделки не заключались, срочности в получении того или иного проведенного документа нет), то руководителю следует конкретно уточнить, зачем именно бухгалтеру нужно ехать в банк.

То же самое касается поездок в налоговую инспекцию. Законодательно установлены сроки, когда бухгалтер предприятия должен предоставлять отчетность в налоговые органы. Кстати, отчеты необязательно привозить лично: во-первых, для их сдачи главный бухгалтер может отправить подчиненного, во-вторых, отчетность можно послать заказным письмом по почте, в-третьих, некоторые налоговые инспекции уже принимают отчетность по электронной почте.

Ну а если бухгалтер говорит, что ему нужно съездить в налоговую инспекцию по каким-то другим вопросам, не связанным с предоставлением отчетности, нужно потребовать подробных объяснений, что это за вопросы и чем они вызваны. Среди уважительных причин можно назвать, например, следующие: предоставление по требованию налоговой инспекции документов для проведения встречной проверки (это может быть довольно внезапно – из налоговой инспекции позвонили и попросили подвезти те либо иные документы, касающиеся отношений с какой-либо организацией); выполнение сверки по налогам; консультация (хотя вопросы сотрудникам налоговой инспекции лучше задавать в письменном виде и требовать письменные ответы) и др.

Если ответ бухгалтера вас не удовлетворил, можно послать штатного «агента», чтобы он проследил путь следования бухгалтера. Не исключено, что ваш бухгалтер использует рабочее время не по назначению: решает личные проблемы, подрабатывает на стороне, ездит на переговоры, где рассматривает сомнительные предложения касательно работы бухгалтером на вашем предприятии, и т. д. Поэтому после того как ваш «агент» вернулся и принес не самые хорошие новости, можно учинить бухгалтеру «допрос с пристрастием».

Однако при этом не стоит выдавать себя и говорить, что «проверенный человек проследил за вами и все видел, поэтому рассказывайте – что вы делали там-то и там-то». Не стоит раскрывать свои карты и доводить до сведения бухгалтера, что за ним ведется слежка: во-первых, это никому не понравится, во-вторых, бухгалтер станет более осторожным и впоследствии вам его будет труднее уличить, а в-третьих, у него сложится весьма негативное мнение о вас лично и о предприятии в целом. Поэтому лучше сказать, что кто-то (например, вы) совершенно случайно (проезжая мимо) лично видел бухгалтера в рабочее время

выходящим из супермаркета с полными сумками покупок или мирно беседующим в летнем кафе с одним из основных конкурентов (или крупных должников) компании. Причем это происходило в то время, когда бухгалтер, по его словам, должен был решать вопросы в банке или находиться в налоговой инспекции.

Если бухгалтер затрудняется сразу дать конкретный ответ и начинает путано что-то объяснять, неловко оправдываться – дальнейшие расспросы можно прекратить. Правду он все равно не скажет, а самое главное вы уже и так узнали: бухгалтер вас обманывает. Причем еще полбеды, если он просто крадет рабочее время фирмы, посещая магазины, рынки, парикмахерские, автосервисы и т. п. Самое неприятное, если он тратит это время на сомнительные переговоры с конкурентами, крупными неплательщиками или рассматривает какие-либо мошеннические предложения.

После того как вы уличили бухгалтера в обмане, дальнейшие действия будут зависеть от конкретной ситуации, в которой он был замечен. Если выяснилось, что бухгалтер в рабочее время посещает супермаркет – вероятнее всего, его достаточно будет наказать финансово (например, снять 30 % с заработка за текущий месяц). Если же бухгалтер был уличен, например, в том, что он в рабочее время ведет сомнительные переговоры с представителем крупного должника вашего предприятия (например, «агент» видел, как бухгалтер заходил в офис должника или вел беседу на улице возле соответствующего офиса), то можно поступить жестко, поскольку не исключено, что такие переговоры могут привести к финансовым потерям компании.

В таком случае нужно объявить бухгалтеру о том, что вы берете погашение задолженности контрагента, с которым беседовал бухгалтер, под личный контроль и что за каждый день просрочки платежа из заработной платы бухгалтера будут удерживаться штрафные санкции, например 0,5 % от суммы задолженности. Санкции будут сняты либо после полного погашения задолженности, либо после того, как бухгалтер предпримет со своей стороны все возможные меры для уплаты этого долга.

К основным мерам, которые бухгалтер должен предпринять для погашения задолженности, можно отнести следующие:

– устное требование погасить задолженность (желательно сделать это в присутствии руководителя предприятия);

– выставление через банк платежного требования на полную сумму задолженности;

– если указанные выше способы не возымели действия – подача заявления в Хозяйственный суд для взыскания полной суммы задолженности в судебном порядке.

Если у компании-должника отсутствуют денежные средства, то при положительном решении Хозяйственного суда у него будет изъято имущество на сумму, необходимую для погашения задолженности. Поэтому если бухгалтер подал документы в Хозяйственный суд, то можно считать, что он предпринял все меры для погашения задолженности, и снимать наложенные на него финансовые санкции.

Для слежки за бухгалтером можно не только привлечь сотрудников компании, но и обратиться в специализированные фирмы либо просто нанять частного детектива. В этом случае можно гарантировать полноту и достоверность информации: специалисты знают свое дело. Однако такая слежка за бухгалтером обойдется вам намного дороже.

Следим за бухгалтерским компьютером

Получить интересную и полезную информацию и существенно прояснить ситуацию с вашим бухгалтером поможет слежка за его рабочим компьютером. Причем имеется в виду не техническое состояние компьютера и сохранность его комплектующих, а именно то, чем занимается бухгалтер в рабочее время.