Новые принципы делового общения. Как сфокусироваться на главном в эпоху коммуникативной перегрузки
Шрифт:
Пэт решил нанять помощника на полную ставку. В подкасте под названием «От 9000 до нуля непрочитанных сообщений в почтовом ящике» Флинн подробно рассказывает, что за несколько недель ему вместе с ассистентом удалось разработать систему, позволяющую успешно справляться с потоком писем [172] . Они составили руководство, благодаря которому ассистент могла обрабатывать почти все письма самостоятельно. Флинну оставалось лишь читать те сообщения, которые требовали его личного внимания. Что самое важное, подкастер избавился от ощущения, что его бизнес может пострадать, если он не будет постоянно проверять почтовый ящик. Профессиональный помощник стоит недешево. Но Флинн пришел к тому же выводу, что и Скотт: если он не может уделять большую часть времени тем видам деятельности, на которых строится
172
Pat Flynn, “SPI 115: 9000 Unread Emails to Inbox Zero: My Executive Assistant Shares How We Did It (and How You Can Too!),” June 28, 2014, in Smart Passive Income Podcast with Pat Flynn, 35:22, www.smartpassiveincome.com/podcasts/email-management/.
Если у вас собственный бизнес или вы фрилансер, как только вы поймете, что не связанные с вашей профессиональной деятельностью задачи не позволяют вам развиваться, вы сразу заметите множество возможностей сократить количество второстепенной работы. В числе тех примеров, которые я встречал, могу отметить такие: нанять бухгалтера, который будет заниматься отчетностью и счетами; использовать виртуального ассистента для планирования встреч и поездок; привлечь к сотрудничеству веб-дизайнера, чтобы ваш сайт постоянно обновлялся; воспользоваться услугами консультантов по соцсетям, чтобы наладить рекламу в интернете; нанять опытных менеджеров по работе с клиентами, которые будут принимать решения без вашего участия. Писатель Лора Вандеркам, которая делает акцент на продуктивности, отмечает, что мы должны быть более настойчивы в определении тех задач, которые можно делегировать. «Например, высококвалифицированные опытные преподаватели не должны заниматься оценкой работ, — пишет Лора. — Можно автоматизировать этот процесс с помощью технологий или нанять для этой цели помощника. И тогда у учителя будет время, чтобы лучше подготовиться к урокам и поделиться практическим опытом» [173] . Как только вы начнете искать возможности разгрузить себя от второстепенных задач, вы удивитесь, как много их обнаружится.
173
Laura Vanderkam, “Can You Really Spend Just 20 Hours a Week on Core Production?” LauraVanderkam.com, October 15, 2015, https://lauravanderkam.com/2015/10/can-you-really-spend-just-20-hours-a-week-on-core-production/.
Труд третьих лиц стоит денег, и вам придется отказаться от контроля ряда вопросов, где вы раньше держали руку на пульсе. Но такая стратегия поможет вам уделять больше времени тому небольшому набору задач, которые позволяют вам достичь прогресса в вашей профессиональной сфере. Такая стратегия подходит не всем. Но если вы обладаете такой роскошью, как независимость, осознайте, что необязательно мириться с неимоверной нагрузкой. Отдайте на аутсорс все, что можете, чтобы добиться выдающихся результатов при выполнении основных задач.
СТРАТЕГИЯ ПО СОКРАЩЕНИЮ ОБЯЗАННОСТЕЙ № 2: ОТВЕТСТВЕННОСТЬ — ЦЕНА НЕЗАВИСИМОСТИ
Стратегия, которую мы обсуждали выше, хорошо подходит для тех, кто сам себе начальник. Но как насчет тех сотрудников, которые работают в крупных организациях и страдают от хронической перегрузки? Об одном интересном решении этой проблемы я узнал от своей читательницы — назовем ее Аманда, — которая с 2009 года трудится в компании, занимающейся глобальным техническим проектированием. Аманда рассказала мне, что в первые шесть лет работы усердно трудилась и старалась завоевать доверие начальства, демонстрируя отменные результаты. Это давалось ей нелегко, учитывая, что в компании бытовала атмосфера хронической высокой загруженности.
Аманда выяснила, что в ее фирме были приняты два стиля работы. Первый она называет «легким, пассивным и не требующим интеллектуального напряжения». Аманда описывает его так: «Вы приходите на работу, проверяете почту, выстраиваете свой день, опираясь на содержимое полученных писем, а затем идете домой». Вторую категорию она называет «сложной запланированной творческой работой с высокой степенью концентрации». Сотрудник в таком случае «анализирует, что в долгосрочной перспективе окажется наиболее важным и эффективным для реализации крупных проектов». В том офисе, где работала Аманда, был принят первый стиль работы. Ожидается, что вы будете оперативно отвечать на входящие сообщения («Мы интенсивно пользуемся электронной почтой»). И как только начинаете отслеживать
Однако, несмотря на путаницу задач, созданную гиперактивным коллективным разумом, и хроническую перегруженность, Аманде удалось обеспечить себе возможность полноценно трудиться в своей компании. В инженерной отрасли в то время начался переход с модели 2D на 3D, и Аманда помогала осуществить этот процесс, отвечая на сложные вопросы и помогая с индивидуальными проектами. В тот момент она прочитала мою книгу «Хватит мечтать, займись делом!», которая была опубликована в 2012 году. В ней, помимо прочего, я писал, что, как только вы стали ценным звеном для своей компании, необходимо использовать этот карьерный капитал как рычаг, чтобы добиться более выгодного для себя положения. Аманда вдохновилась этим предложением и, хотя и нервничала, предложила своему начальству выполнять более стратегическую роль. Вместо того чтобы отвечать на отдельные вопросы и помогать с конкретными проектами, она предлагала разработать технологическую стратегию для отдельных регионов. В этом случае Аманда полностью переключилась бы на удаленный формат работы и вела бы несколько долгосрочных проектов одновременно.
Женщина ожидала, что начальству ее предложение не понравится, и была готова уволиться, чтобы предлагать подобную услугу другим работодателям в качестве консультанта. К ее удивлению, руководство согласилось попробовать новый формат работы. «Поскольку я теперь работаю удаленно, мое присутствие в офисе перестает быть мерилом моей ценности как сотрудника для нашей компании, — объяснила Аманда. — Значение имеет лишь результат моего труда. Именно поэтому, когда мне нужно сосредоточенно работать, я выхожу из почтового ящика, ставлю телефон в авиарежим и оставляю коллегам контакты для связи со мной в экстренном случае». Женщина отказалась от труда, не требующего особых интеллектуальных усилий, и полностью посвятила себя другому формату работы.
Разумеется, у нового рабочего процесса Аманды есть как плюсы, так и минусы. Плюсы, конечно же, заключаются в том, что, сократив количество обязанностей и сосредоточившись на результате, женщина может отказаться от манеры работы, навязанной гиперактивным коллективным разумом. «Поскольку никто не контролирует, как именно я выполняю работу, мне удается проложить самый короткий путь к достижению максимального результата», — отмечает Аманда. В итоге ее ценность как сотрудника для компании существенно возрастает, что, в свою очередь, лишь укрепляет ее независимость.
Недостатки в том, что теперь Аманда обязана демонстрировать результат. Ее наблюдения, что свою ценность сотрудники демонстрируют, появляясь в офисе, — это не просто пренебрежительный отзыв о традиционной системе работы. Для многих сотрудников такая схема становится профессиональной страховкой. Показную занятость легко контролировать: если вы решили, что будете создавать видимость работы, вы точно сможете достичь этой цели. Выдавать ценный результат под пристальным наблюдением (что и происходит сейчас с Амандой) куда более сложная задача! Если вы решили произвести нечто ценное, это еще не значит, что вы справитесь. Вспомните мой рассказ об ХР-культуре: Грег Вудворд заметил, что многим разработчикам методы экстремального программирования пришлись не по душе и они уволились, проработав несколько недель. Что же тяготило их больше всего? Прозрачность системы. Либо вы пишете хорошие коды, либо нет. Многим просто не понравилась столь прямолинейная оценка результатов их работы.
В итоге стратегия Аманды — взять на себя ответственность за результат в обмен на автономию — отличный ход, чтобы избавиться от непомерной загрузки. Но в то же время и рискованный. Если вы давно работаете в крупной организации, где принято постоянно заваливать сотрудников работой, и обладаете опытом, который делает вас ценным кадром, то подобная стратегия станет оптимальным шагом, чтобы получить передышку и преобразовать свой рабочий процесс, сделав его более эффективным. Совсем не обязательно обладать той же смелостью, какую продемонстрировала Аманда. Иногда достаточно просто проявить инициативу, чтобы получить возможность игнорировать сообщения и не посещать встречи, не раздражая других сотрудников. Теперь у вас есть железобетонное оправдание: «Я бы и рад, но у меня куча дел, связанных с [крупным проектом]». Но расчеты в данном случае просты: чтобы получить нечто ценное — например, независимость, — необходимо предложить нечто не менее ценное взамен. Иными словами, вы должны нести ответственность за результат своего труда, если хотите обрести свободу и самостоятельно определять, как именно вам нужно работать.