Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы
Шрифт:
О времени. Для меня понятие "организация времени" имеет несколько измерений. Измерение прагматическое — эффективность, "как идти быстрее?" Второе измерение — стратегия, "куда идти?" Самое важное измерение — философско-психологическое, "зачем идти, чего ради?" Таким образом, время — не ресурс, хотя бы и ограниченный, а некий способ смотреть на вещи, метод мышления.
О ТМ-сообществе. Первая его замечательная черта — способность ненавязчиво и непринужденно мотивировать участников к саморазвитию. Участие в TM-сообществе в этом смысле гораздо полезнее, чем чтение любой книжки по тайм-менеджменту. Очень рекомендую, от многого помогает — и курить люди бросают, и десятипальцевую печать осваивают… Причем без особых усилий — само как-то получается.
Вторая замечательная
Пожелания входящим. Программа-минимум — найти в ТМ-сообществе что-то полезное для себя и своих друзей. Программа-максимум — поделиться своим опытом и талантами, внести вклад в жизнь сообщества и помочь будущим поколениям тайм-менеджеров. Успехов вам, эффективности и развития!
Контакт: [email protected]
Приложения: корпоративный ТМ
Тайм-менеджмент на базе MS Outlook
• Как эффективно "компьютеризировать" управление временем?
• Наладить удобную электронную систему планирования?
• Организовать командную работу без дорогих и сложных IT-систем?
Вам приходилось терять бумажный ежедневник? А разбираться в документах после уволившегося сотрудника? Или терять деньги из-за отсутствия полной истории переписки с клиентом? Все это — неизбежные недостатки "бумажного" управления информацией и задачами.
Эффективность невозможна без "электрификации"!
Компания "Организация Времени" предлагает вашему вниманию простую и эффективную систему личного и командного планирования на базе MS Outlook. Эта программа является всемирным стандартом "де факто" в организации личной и командной работы менеджеров. Система управления временем реализована на базе "штатных" возможностей Outlook, без дополнительного программирования.
Обзор ТМ-системы на Outlook
Время — самый ценный и невосполнимый ресурс. Хронометраж в Outlook с анализом в Excel позволит точно знать, на что расходуется время, и найти до 2-х часов дополнительного времени в день.
Учет расходов времени ведется с помощью "встреч в прошлом" в разделе "Календарь". При этом расходы на фиксацию событий минимальны: если встреча или задача была запланирована в Календаре, для превращения ее в хронометражную запись достаточно просто подправить ее границы, исходя из фактического времени начала и завершения. Можно также заводить отделые "встречи в прошлом" для фиксации "факта" и сравнения его с "планом".
125
В этом и следующих примерах удалены либо изменены фамилии и другие конфиденциальные детали. Различие цветов встреч в хронометраже отражает категорию времени по сложности, "энергоемкости".
Экспорт данных в Excel позволяет использовать разнообразные формы обработки и анализа данных. Можно настроить экспорт не только длительности и названия "встречи в прошлом", но и других ее полей, например цветовых меток.
Например,
Excel также позволяет анализировать динамику изменения расходов времени. Например, как на графике одного из участников курса "Школа тайм-менеджмента":
К "встречам в прошлом" в Outlook могут добавляться текстовые комментарии, прикрепляться файлы и e-mail’bi. Наряду с использованием возможностей поиска и применением классификаторов проектов и ключевых областей, это позволяет получить "историю вопроса" по любой проблеме, проекту или направлению. В том числе в количественном аспекте: вы можете видеть и структуру работ по проекту, и расходы времени на различные работы, и все необходимые содержательные подробности работ.
ПРИ КОРПОРАТИВНОМ ВНЕДРЕНИИ СИСТЕМЫ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ:
Разработка индивидуальных и командных систем классификаторов задач. Классификаторы (краткие условные обозначения, используемые при хронометраже) позволяют эффективно планировать и анализировать структуру расходов времени в личной и командной работе. Классификация расходов времени является основной для их анализа и оптимизации.
Разработка системы экспорта и анализа данных в MS Excel. Экспортированные в Excel "встречи в прошлом", т. е. данные хронометража, могут обрабатываться различным образом, с анализом структуры расходов времени, динамики изменения интересующих руководителя показателей и т. п. При этом строятся удобные обзорные таблицы и диаграммы.
Разработка системы использования хронометража как основы "мини-CRM". В личной работе и работе небольших команд Outlook может использоваться как CRM-система (Customer Relationship Management — управление взаимоотношениями с клиентами). Руководитель получает полный обзор истории контактов с клиентами и планов будущих контактов; минимизируются риски, связанные с уходом из компании сотрудников, в частности менеджеров по продажам.
"Жесткое" краткосрочное планирование в системе осуществляется с помощью назначения встреч (как с контрагентами, так и "встреч с самим собой" — приоритетных задач, на которые жестко планируется время исполнения). "Жесткие" встречи легко переносятся в раздел "гибких" задач и наоборот.
Бюджетирование времени осуществляется с помощью "встреч в будущем", не привязанных к четкому времени. Такой подход позволяет планировать расходы времени реалистично, не тратя при этом усилия на составление жесткого расписания. "Гибкая встреча", обозначающая вашу задачу, задает лишь приблизительно бюджетируемые расходы времени на ее выполнение, но не жесткое время начала и окончания. Легко передвигая "гибкие" встречи "мышкой", вы оперативно формируете и меняете план действий.
MS Outlook начиная с версии 2002 позволяет применять цветовую "раскраску" встреч, существенно облегчающую их обзор и градацию по приоритетности, срочности, "жесткости" привязки к времени, и т. п. При этом "раскраска" может быть автоматической, благодаря соответствующим настройкам автоформатирования. Например, все приоритетные встречи отображаются красным, все "жесткие" встречи с участием нескольких человек — синим, все встречи, в названии которых присутствует классификатор "Проект-А", — зеленым и т. п.