Организация выставочной деятельности
Шрифт:
3. Угловой стенд. Обладает двумя сторонами для размещения экспозиции, легко встраивается в пространство павильона и обеспечивает доступ сразу к двум проходам.
4. «Полуостров». Имеет три лицевые стороны, но лишен стен, в силу чего более удобен для презентаций и иных рекламных акций.
5. «Остров». Обеспечивает полный контроль над окружающей территорией, поскольку все его стороны открыты для работы с посетителями.
6. «Сквозной». Не имеет двух стен, в силу чего дает два выхода на проходы и предоставляет неплохой обзор.
Стенды на открытом воздухе образуют два типажа, одинаково выгодных при демонстрации крупного оборудования, инструментов в работе и т. д. Такие стенды
Размер и тип стенда влияют на число задействованных в проекте сотрудников фирмы-экспонента и степень их активности. Принято считать, что для успешного функционирования экспозиции в радиусе 2 м от центра экспозиции необходимы два стендиста, затем еще один на каждые последующие 3 м, а также по человеку на каждые 12 кв. м общей площади.
От активности стендистов, пожалуй, на 50 % зависит способность стенда привлекать посетителей. Одним из трюков, который позволяет стендистам собрать толпу, является «работа с куклой». [54] Это означает, что фирма нанимает двух достаточно зрелых и представительных промоутеров, которые по сценарию изображают посетителей, оживленно беседующих со стендистом-консультантом. Тот охотно отвечает на вопросы «посетителей», отдавая указания остальным стендистам продемонстрировать те или иные экспонаты, в том числе показать товары в действии. Эти двое послужат своеобразной «затравкой», которая привлечет настоящих посетителей: именно с такой «затравки» растет толпа вокруг стенда. Поведение промоутеров должно служить эталоном для гостей стенда: посетители в присутствии раскрепощенных и вместе с тем деловитых «гостей», станут живее интересоваться экспозицией и смелее задавать больше вопросов, причем – вопросов по существу.
54
Термин из сферы тележурналистики.
8.2. Деятельность референта
Круг задач секретаря-референта охватывает следующие сферы выставочного общения между экспонентом и клиентурой:
а) стенография выступлений (с помощью звукозаписывающей техники или конспективно, посредством авторучки);
б) подготовка и сортировка речей экспонента;
в) внесение импровизационной правки в речи экспонента, составление новых высказываний в зависимости от развития ситуации на выставке;
г) фиксирование замечаний, пожеланий, прочих высказываний посетителей, гостей и организаторов выставки;
д) фиксирование замечаний, пожеланий, прочих высказываний руководства и сотрудников стенда, чтобы улучшить работу экспозиции и/или оптимизировать послевыставочный процесс;
е) подготовка и сортировка иной документации, в том числе юридической (тексты предварительных договоров), технической (инструкции), деловой (коммерческие предложения), рекламной (буклеты и т. д.);
ж) прием от посетителей визиток, иных опознавательных знаков и документов, хранение полученного и предъявление его руководству по первому требованию;
з) раздача визиток, фиксирование контактной информации, суфлирование руководства и стендистов, иное участие в переговорном процессе;
и) обеспечение сохранности всех наличествующих документов, их сортировка по клиентам и заказам, доставка в офис компании ответственному лицу для последующей работы.
8.3. Технический персонал
Обязанности технического персонала кратко перечислялись выше: это демонстрация техники в рабочем состоянии, контроль за исправностью
Исчисление оплаты труда технического персонала производится на основании акта выполненных работ (также называется приемо-сдаточным актом), примерный текст которого помещен ниже.
Во исполнение трудового соглашения (контракта), [55] заключенного [дата], Работник сдает, а Работодатель в лице [должность, Ф.И.О.] принимает следующие работы (услуги, продукцию): […].
1. Качество работы (продукции, услуг) проверено полномочным представителем Работодателя в присутствии Работника и соответствует требованиям [договора, технических условий, стандарта].
55
В случае привлечения сторонних рабочих формулировка меняется, принимая вид: «на основании договора подряда», вместо Работодателя фигурирует Заказчик, а вместо Работника – Подрядчик.
2. Согласно представленным [наименование финансовых документов, их реквизиты] расходы Работника на […] составляют […] рублей, которые Работодатель обязуется оплатить.
3. Выполненные Работником работы оформлены надлежащим образом и приняты полностью (комплектно).
4. За выполненную работу Работодатель устанавливает надбавку (скидку) в размере […] рублей за […] по сравнению с суммой, установленной в договоре подряда.
5. Работодатель оплачивает выполненные Работником работы с учетом надбавки (скидки) в размере […] рублей ([сумма прописью]).
Сдал: [подпись работника]
Принял: [подпись ответственного за приемку лица] УТВЕРЖДАЮ: [подпись руководителя]
8.4. Задачи переводчика
Вопреки расхожему мнению переводчики нужны не только на международных выставках, но и на выставочных мероприятиях, проводимых на территории нашей страны и собирающих почти исключительно российских производителей. И держать переводчика следует вовсе не «про запас» – на тот случай, если выставку вдруг посетит иностранный гость. Истинное назначение данного работника совершенно другое.
Переводчик на российской выставке выступает в роли специалиста по техническому переводу, то есть фактически выполняет задачи консультанта-технолога, помогающего разобраться с технической документацией, которая составлена на иностранном языке.
9. Сопровождение для выставок
9.1. Промоакция
Реклама участия в выставке играет исключительно важную роль, в связи с чем мэтры маркетинга поучают начинающих экспонентов: «нет рекламы – не участвуй». Успешная выставка – это мероприятие, которое отличается первоклассным информационным сопровождением, причем имеющим несколько уровней охвата: