От идеи до аплодисментов. Полное руководство по проведению презентаций
Шрифт:
Как же выглядит «профессиограмма» спикера? Если бы этой профессии учили в университетах, то какие дисциплины нужно было бы освоить, чтобы получить диплом? Так, в 2016 году я решил провести собственное профессиографическое исследование с применением метода экспертных оценок.
Для начала я пригласил отраслевых экспертов – бизнес-тренеров, их было восемь человек (норма – от семи до десяти. Все они не только владели методологией обучения взрослых, но и специализировались на ораторском мастерстве и презентациях.
Здесь следует сделать несколько оговорок.
Оговорка первая. Она связана с использованием
Каждому уважаемому эксперту я задавал вопрос: «Какие умения, навыки или качества позволяют людям проводить успешные и эффективные презентации?»
Оговорка вторая. Перед нами встают два резонных вопроса: «Каковы критерии успешности презентации?» и «Какого спикера считать эффективным?».
Успешна ли презентация, сорвавшая аплодисменты? Несомненно, да. Однако такое не всегда уместно: если это та самая встреча в переговорке с пятью руководителями, едва ли они поаплодируют после представленного квартального отчета. (Хотя согласен: хлопать будут, если вы представите какие-нибудь фантастические результаты или сведения, но это, скорее, редкость.)
Эффективна ли презентация, благодаря которой аудитория усвоила или поняла материал? Да. И если вы читаете лекцию студентам, то с помощью тестов или экзамена сможете определить, насколько аудитория усвоила информацию. Ну а если это потенциальные клиенты? Вряд ли после продающей презентации вы вручите им опросник со словами: «А теперь проверим, что вы запомнили о нашем продукте».
Можно ли считать презентацию эффективной, если приведенные в ней аргументы были убедительны? Конечно, да. Но перед нами не всегда стоит цель убеждать. Иногда наши выступления носят ознакомительный, объясняющий, а вовсе не убеждающий характер. Поэтому и данный критерий не универсален и ограничен. Кажется, что единого критерия и быть не может.
Для уточнения понятия «эффективность» я пригласил дополнительных респондентов. Они не были тренерами, но имели обширный опыт проведения презентаций. В результате мы сформировали нижеследующий набор характеристик. Итак, эффективная презентация:
• приводит к цели – аудитория действует или думает в том направлении, которое указал ей спикер;
• позволяет получить ожидаемую положительную обратную связь – аудитория во время и/или после презентации реагирует так, как того хочет спикер;
• обогащает зрителей новой и полезной информацией, то есть увеличивает объем их знаний;
• понятна аудитории – у зрителя возникает ощущение, что ему «всё ясно»;
• мотивирует/вдохновляет зрителей на изменения – рождает желание действовать;
• интересна и увлекательна, создает ощущение «это было интересно»;
• убедительна, а не голословна, то есть содержит аргументы, конкретику.
Пожалуй, первые два пункта из данного перечня наиболее близки к такой
Оговорка третья. Я провожу навыковый тренинг, обучаю приемам, техникам и алгоритмам, поэтому меня интересуют прежде всего не личностные черты, а умения или навыки. Во-первых, их сравнительно легко зафиксировать в поведении: «есть/нет». Во-вторых, умения можно натренировать за довольно короткий (в разумных пределах) срок, в отличие от личностных свойств. Поэтому, забегая вперед, скажу, что версии респондентов, содержащие «харизму», «позитивность» или «честность», приходилось сразу отбраковывать.
Итак, я попросил респондентов-экспертов в свободной форме ответить на вопрос о критериях эффективности презентации. После того как ответы были получены, а «брак» отфильтрован, мы провели «ментальный факторный анализ». Данный термин предложил Виталий Алтухов, помогавший мне с анализом данных; он также является одним из соавторов и разработчиков тех профессиональных тестов, которыми пользовалась наша компания в профориентационной сфере.
Схожие формулировки мы объединяли в группы. Таким образом, нам удалось выделить несколько групп и проследить «сквозную линию»: группы умений воспроизводили презентацию как процесс хронологически. Оказалось, что на каждой стадии спикеру необходимы разные умения, поскольку он решает разные подзадачи.
«Лонг-лист» спикерских умений, разбитых по группам
Сначала спикер готовит стратегию предстоящего выступления: анализирует аудиторию, формулирует цель. Далее переходит к тактической подготовке – составляет план и пишет тезисы, подбирает аргументы и продумывает возможные вопросы зрителей. После проработки речевого контента приходит время оформления материалов – здесь необходимо умение верстать слайды и визуализировать информацию. Ближе к концу подготовки спикер (не все, но многие) репетирует и «обкатывает» свой материал. Наконец, оратор встречается с аудиторией и проводит выступление, во время которого пользуется не только речью, но и телом, посылая аудитории невербальные сигналы.
Анализируя данные, мы заметили, что некоторые ответы экспертов регулярно повторяются. Это было сигналом, что наши респонденты считали определенные умения весьма значимыми для ораторов, а потому указывали их в обязательном порядке. Так мы составили шорт-лист умений, своего рода «гигиенический набор» спикерских компетенций:
1. Умение ставить цели презентации.
2. Понимание потребностей и знание целевой аудитории.
3. Владение темой [2] .
4. Умение работать со структурой, смысловыми частями, контентом.
2
Я склонен считать это не навыком, а априорным свойством спикера. – Здесь и далее примеч. авт.