От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте
Шрифт:
Многие компании разрабатывают свою систему управления контактами и учат подчиненных управлять этими важными связями. Но даже если у вас нет такой системы, все равно надо следить за людьми, с которыми имеете дело, будь то клиенты, коллеги по компании или по отрасли либо сетевые знакомые.
Многие системы электронной почты и мобильных устройств позволяют создать файл или страничку для каждого контакта со свободным местом, где можно сделать пометку, когда вы в последний раз говорили с этим человеком. Как и со списком дел, и с календарем, лучший способ управлять вашими контактами — определить одно место для всех и придерживаться исключительно одной системы.
В этом случае вы будете уверены, что не потеряете важную контактную информацию.
Если ваше мобильное устройство и служит основной системой управления контактами, регулярно дублируйте ее на компьютере или в интернете на случай потери вашего устройства. Утрата такой информации может плохо сказаться на вашем бизнесе, а восстановление займет слишком много времени.
Заметки
Когда вы обычно делаете заметки? На совещаниях? На переговорах с клиентом? На семинарах? А как насчет списков? У вас есть списки покупок, дел на выходные, перечень местных ресторанов? Как и с вашими остальными информационными ресурсами (думаю, вы знаете, что я сейчас скажу!), нужно определить одно место для хранения ваших записей и придерживаться его. Например, на еженедельных совещаниях, предполагающих заметки, понадобится простой бумажный блокнот, который потом можно отложить в сторонку, потому что, скорее всего, постоянно иметь его с собой не обязательно — впрочем, как и все остальные информационные ресурсы. Конечно, если требуется удаленный доступ к записям или файлам, тогда можно воспользоваться созданными для этого техническими средствами и приложениями.
Большинство людей распределяют записи в определенном соответствии: с контактом или человеком, к которому они относятся (как например, в системе управления контактами для продаж); с датой, когда запись была сделана (как на еженедельных совещаниях); или с темой, к которой эта запись относится (в случае с проектом для нескольких участников). Решите, какая классификация наиболее удобна, и придерживайтесь ее. При необходимости удаленного доступа к собственным записям, относящимся к текущим проектам, создайте их в компьютере. Если не можете найти записи, когда они нужны, был ли смысл их вообще делать?
Решайте сразу
Есть еще одно правило, способное помочь быть более продуктивным при организации своей системы управления информационными ресурсами: решайте сразу. Это означает, что надо принимать решение, как только эта необходимость возникает. Помните, как вы открывали электронную почту или отвечали на телефонный звонок, а потом думали: «О нет, это займет целых 20 минут. У меня нет времени делать это сейчас»? Вы просто пропускали это и продолжали читать почту? Или писали себе напоминалку на стикере? Вы уже решили, что сейчас нет на это времени. Просто пойдите немного дальше и спросите себя: «Если не сейчас, то когда?» И когда определите время, запишите это задание в список дел на будущее и уже не волнуйтесь, что забудете. Если это важное событие, внесите его в свой календарь сразу, чтобы не забыть сделать это позже. Тренируясь совершать такие маленькие шаги в моменты появления задания или новой информации, со временем вы превратите это в привычку.
Если вы выработаете привычку быть организованным в отношении списка дел, календаря, контактов, заметок и другой важной информации, сумеете обрести контроль над своими обязанностями, временем и результатами. Как это звучит? Как умиротворение? Спокойствие? Продуктивность? Может, даже триумф? И еще кое-что… это абсолютно достижимо, если вы решили придерживаться системы тайм-менеджмента, включающего в ваш ежедневный план как достижение успеха, так и решение проблем.
Глава 9
Действуйте!
Хотите знать, кто вы? Не спрашивайте. Действуйте! Действие будет описывать и определять вас.
Сила ваших решений
Мы начали с разговора о мотивации и достижении успеха, балансе, приоритетах, энергии и ценности времени. Мы также обсудили практические способы использования планирования и организации, чтобы сэкономить время и повысить продуктивность для достижения результатов, ведущих к улучшению бизнеса и жизни. Можно ли, просто совершенствуя способ принятия решений, действительно повлиять на все эти вещи?
Одним словом — да. Принимаемые нами решения влияют на жизнь, которую мы строим. Ваша жизнь, какая она сейчас, — совокупный результат всех решений и обстоятельств, бывших ее частью до сих пор. На некоторые из них — место рождения, родителей, здоровье членов семьи — вы никак не можете повлиять. Но решения, каким образом справиться с ситуациями, которые вам преподносит жизнь, рискнуть или нет, на что потратить свое время и какого успеха достигнуть, — это то, что выделяет вас среди остальных. Это то, что определяет вас.
Ваши решения настолько критичны для вашей жизни отчасти потому, что каждое имеет последствия, как намеренные, так и случайные. Это похоже на рябь, идущую по воде от брошенного камня, — так ваши решения могут затронуть все сферы жизни или уровни организации. Когда вы молоды, вам позволяют принимать решения — в знак того, что вы взрослеете, вам доверяют и ждут от вас ответственности. В каком-то роде это заветная привилегия. Пока мы растем, родители объясняют, что такое последствия, позволяя со временем принимать все более сложные решения, которые мы в состоянии контролировать, — что надеть, что заказать в кафе, с кем встречаться, какие кружки посещать. Последствия постепенно становятся все более серьезными с каждым принятым решением — например, когда мы решаем, какую профессию выбрать, на ком жениться или за кого выйти замуж, какими ценностями руководствоваться в поведении. Мы даже принимаем решения, которые влияют на других людей, например на членов семьи или подчиненных. И именно в это время решения перестают быть привилегией, становясь ответственностью. Вы принимаете решение, и со всеми последствиями, даже непреднамеренными, придется мириться и нести за них ответственность. Вы не можете никого в этом обвинять или приписывать их кому-то другому. Они также становятся частью вашей личности.
Решения похожи на правила
Помните, как в детстве выходили во двор и играли с соседскими ребятами? В первую очередь вы оговаривали правила игры. Многие вещи в жизни работают так же. Спортивные игры были бы ничем без правил. Офисная культура, семья, друзья, социальные организации — все имеют набор правил, известных и негласных. То, как придерживаются игроки этих правил, определяет, насколько хорошо они ладят между собой и насколько часто возникают проблемы. Знание правил дает людям возможность понимать, чего ожидать от определенной ситуации.
Но, так или иначе, это правила, придуманные другими людьми. И не все они кажутся вам справедливыми.
В собственной жизни вы сами устанавливаете правила. Мы можем не называть их таковыми, но вы ведь принимали решения, как будете жить и в чем никогда не пойдете на компромисс? Подобные решения часто принимаются из этических принципов или жизненного опыта. Они бывают очень разными — от «я ничего не буду покупать в кредит, если не хватает денег» до «чтобы вырваться вперед, я никогда не использую другого человека». Эти принципы тоже часть вашей сущности. В соответствии с ними иногда нелегко жить, особенно если вы задаете высокие стандарты. Но, как только вы решили, что хотите сделать некий принцип частью своей жизни, уже не надо ничего решать, и жизнь становится проще. Так и в организации физического пространства и информационных ресурсов: как только вы приняли решение или взяли что-либо себе за правило — будь это личная жизнь или профессиональная, — нет больше необходимости думать, анализировать, спорить, гадать или просто тратить на это время. Вы уже будете знать, что делать при возникновении такой ситуации. Соблюдение собственных правил помогает следовать решениям или действиям, делающим вас счастливым.