Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее

Вумек Джейсон

Чтобы эффективно отслеживать время на протяжении одного-двух дней, вам понадобится несколько простых инструментов: таймер обратного отсчета, ручка или карандаш, а также блокнот или бумага для записей.

Я отдаю предпочтение переносному таймеру – это могут быть либо наручные электронные часы, либо таймер, который крепится на ремне или портфеле. Когда у меня под рукой есть такой простой инструмент управления времени, это увеличивает вероятность того, что я им воспользуюсь.

Когда я включаю таймер, происходят две вещи:

1. Я осознаю, сколько времени есть в моем распоряжении.

Я устанавливаю таймер после того, как определяю два момента: который сейчас час и сколько времени осталось до начала выполнения следующей задачи. Я отношусь к категории «жаворонков» и отдаю себе в этом отчет. Поэтому, если я смотрю на часы и вижу, что сейчас 14:34, а мой ежедневник говорит о том, что следующая встреча назначена на 15:30, я выбираю ту задачу, на которую у меня хватит времени и энергии. Если часы показывают 5:30 утра и мне не нужно разговаривать по телефону с клиентом в 9:00, я отдаю предпочтение чему-то совсем другому.

2. Я успеваю сделать больше. Когда во время работы в поле моего зрения находится таймер обратного отсчета, это помогает мне сфокусировать внимание. Например, когда я провожу за рабочим столом 30, 45 или 60 минут, у меня может появиться желание сделать небольшой перерыв (проверить электронную почту, поговорить с кем-то из коллег). Но я бросаю взгляд на часы, вижу, что они показывают 17:37, и говорю себе: «Сфокусируйся, Джейсон, сфокусируйся. Тебе осталось еще 17 минут».

Для начала вам следует решить, какие именно дни вы станете отслеживать. Лучше, если они будут идти подряд. Следовательно, если вы читаете эту главу в воскресенье после обеда, можете отслеживать свои действия во вторник и среду. В будущем не исключено, что вам захочется провести такую же процедуру на протяжении двух уик-эндов. Кроме того, вы должны выделить день для анализа своей самоорганизации.

Как правило, лучше и проще всего отслеживать временные отрезки по 30 минут, поскольку это вполне осуществимо с практической точки зрения. Вместе с тем, если вы предпочтете пятнадцатиминутные периоды, количество полученной информации удвоится. Если вы считаете, что сможете отслеживать каждые 15 минут своего времени на протяжении одного-двух дней – сделайте это.

Начните процесс за день до его официального старта; в приведенном выше примере это следовало бы сделать в понедельник. (Именно поэтому я рекомендую начинать его через два дня после того, когда прочитаете этот раздел.) Для успешного выполнения процедуры вам понадобится подготовить необходимые офисные принадлежности и составить карту отслеживания времени. Ниже представлен ее образец, которым вы можете воспользоваться. Я пользуюсь этой картой для двухдневного процесса отслеживания времени, который провожу один раз в год-полтора.

Думаю, вы увидите и оцените, насколько проста эта матрица. В левом столбце отображены временные отрезки, а в правом оставлено место для кратких комментариев. Но его не случайно так мало: вы не должны тратить много времени на подробное описание своих наблюдений. В большинстве случаев на это понадобится от 10 до 30 секунд. Вот пример того, как это выглядит.

Энергия

В

какое время суток вы преисполнены энергии – утром, днем или вечером? Да, хотелось бы быть продуктивными в течение всего дня, но я пришел к выводу, что мы предпочитаем заниматься важными проектами в определенное время суток. Я знаю, что пишу эффективнее, делаю презентации лучше и показываю спортивные результаты выше с 6 до 11 часов утра. (Разумеется, я могу это делать и после обеда.)

Отслеживание энергетического уровня на протяжении нескольких дней поможет вам прогнозировать, когда вы будете в той форме, в которой хотели бы находиться. Моих клиентов интересуют такие аспекты их состояния, как вовлеченность, продуктивность и сосредоточенность.

Следующее упражнение на отслеживание аналогично предыдущему, но, как вы сами увидите, в этом случае объект вашего внимания носит более субъективный характер. Вот незаполненный образец карты отслеживания энергии.

Здесь вам снова предстоит самим решать, что записывать в каждой строке правого столбца карты. Придя утром в офис и немного поработав, вы можете начинать кратко записывать, каким был ваш энергетический уровень, что повысило или понизило его и как вы реагировали на поступление энергии из разных источников в течение дня. Фиксация таких данных на протяжении двух-трех дней позволит вам собрать важную информацию, на основании которой вы сможете внести изменения в свой рабочий график. Помните: вы не увидите, что делаете, пока не обратите на это внимание!

Вот заполненный образец карты отслеживания энергии.

Внимание

Где вы читаете эту книгу? Вы сейчас в офисе? В поезде? Или дома, в гостиной? А теперь осмотритесь вокруг и спросите себя: «Что из того, что меня окружает, можно или нужно изменить?» Находятся ли эти вещи в зоне вашего контроля (картины на стене или телевизор в гостиной) или нет (рекламные объявления в поезде или на станциях метро), в любом случае фокус вашего внимания быстро переходит с одного предмета на другой (вы поймете это, как только обратите внимание на то, как это происходит).

Одна из причин неправильного управления временем не в том, что часы отсчитывают уходящие секунды, а в том, что на протяжении дня наше внимание постоянно переключается с одного объекта на другой. Возьмем в качестве иллюстрации такой пример. Представьте себе, что вы находитесь на встрече и слышите, как у кого-то звонит мобильный телефон. В этот момент каждый присутствующий сразу же переключает внимание на свой телефон, пусть даже на какое-то мгновение. Я заметил, что некоторые люди начинают проверять свои сотовые, когда видят, как кто-то другой принимает звонок.