Правило четырех секунд. Остановись. Подумай. Сделай
Шрифт:
Недавно я позволил себе недельный отпуск с семьей – без высоких технологий: ни компьютера, ни телефона, ни электронной почты.
Вернувшись из поездки, я включил компьютер и обнаружил в почтовом ящике несколько сотен писем. Я сделал глубокий вдох и принялся отвечать. Три часа спустя мой ящик – склад сообщений, скопившихся за неделю, – был пуст.
А теперь сравним это с тем, что произошло на другой день и во все последующие, когда я тратил на почту больше трех часов ежедневно. Пусть часть этого времени уходила на продолжительный обмен письмами, но разница все равно очевидна.
Я пришел к выводу, что электронная
Притягательность электронной почты в том, что она интригует. Мне любопытно, что ждет меня в почтовом ящике. Это так заманчиво. А еще это занятие кажется вполне законным и даже выглядит как проявление ответственности. Я работаю. Я должен быть уверен, что не пропущу важное письмо и отвечу своевременно.
Но такой подход становится серьезной проблемой. Если мы не контролируем свои привычки, связанные с электронной почтой, электронная почта начинает контролировать нас. Все мои знакомые жалуются на избыток писем. Они падают в ящик без остановки. И мы, точно одержимые, непрестанно проверяем почту, отвлекаясь на деловой встрече, во время разговора, занимаясь своими делами.
Проблема не только в обилии писем, но и в том, что мы неэффективно с ними обращаемся. Каждый раз, когда мы на ходу проверяем почту, мы теряем время на то, чтобы вытащить телефон, загрузить новые сообщения, прочитать их, не отвечая, а затем перечитать те, на которые не ответили в прошлый раз. Позже, оказавшись за компьютером, мы снова все это перечитываем.
Неэффективный подход к работе с почтой действует на нас раздражающе. Согласно американской газете USA Today, число судебных исков, поданных служащими, которые заявляют о несанкционированной сверхурочной работе, выросло с 2008 года на 32 процента. Основная причина? Электронная почта на девайсах вроде смартфонов нарушает неприкосновенность личного времени {12} .
Решение, я полагаю, подсказывает эксперимент, который я провел после своего недельного отпуска. Вместо того чтобы постоянно проверять новые сообщения с разнообразных девайсов, определите для электронной почты конкретное время в течение дня – в тот период, когда вы за компьютером. Все оставшееся время свободно от электронных писем.
12
Paul Davidson, “More American Workers Sue Employers for Overtime Pay,” USA Today, April 19, 2012, http://usatoday30.usatoday.com/money/jobcenter/workplace/story/2012–04–15/workers-sue-unpaid-overtime/54301774/1.
Гораздо эффективнее отвечать сразу на массу сообщений, находясь за компьютером. Мы действуем быстрее, нужные файлы у нас под рукой, нам легче обратиться к вспомогательным программам вроде электронного календаря. К тому же, усаживаясь с единственной целью обработать почту, мы встречаемся с задачей лицом к лицу. Сосредоточенность и целеустремленность возрастают, мы не тратим время, переключаясь с одного дела на другое.
Я обрабатываю свою почту трижды в день по тридцать минут: один раз утром, один раз днем и один раз перед тем, как выключить компьютер. Я завожу таймер и,
Электронная почта – наглядное воплощение принципа, который я называю «действие – бездействие». Когда вы обрабатываете входящие сообщения, погружайтесь в это занятие полностью, отложите все остальные дела. В остальное время держитесь от электронного ящика как можно дальше. Если я чувствую порыв проверить почту – а это происходит часто, – я делаю глубокий вдох и концентрируюсь на той эмоции, которую испытываю. А затем сосредоточиваюсь на текущем занятии, даже если это всего лишь ожидание чего бы то ни было. Я позволяю своему сознанию расслабиться.
И вот что я выяснил: я ничего не упускаю.
Даже наоборот. Я ощущаю эффект присутствия в течение всего дня. Я сфокусирован на том, что происходит вокруг меня в любую минуту, – ни на что не отвлекаясь. Я слушаю внимательнее, замечаю еле уловимые реакции окружающих, которые иначе пропустил бы, и, пока мой ум свободно блуждает, у меня появляется больше новых идей. Я стал более продуктивным, чутким, творческим и счастливым.
Кроме того, я разбираюсь со своими входящими сообщениями быстрее, но сосредоточеннее, чем раньше. Я не допускаю промахов, характерных для спешки: не ставлю в копию ошибочные адреса, не отправляю письма прежде, чем успею их закончить, не допускаю в своих сообщениях каких-то неприятных для получателя фраз. Словом, я стал еще и эффективнее.
Но как быть, если кому-то требуется срочный ответ? Подобное беспокойство – явный пример попыток ложного рационализаторства, которое лишь усиливает нашу зависимость. Мой новый способ обработки электронной почты еще никого не привел в ярость. Я подозреваю, что никто даже не заметил моих мини-каникул, потому что отвечать на электронное письмо в течение нескольких часов совершенно нормально. А в редких случаях, когда людям требуется ответ в ближайшие минуты, они найдут меня другими способами: написав SMS или позвонив.
Электронная почта перестала быть для меня тяжким бременем. Я трачу на нее полтора часа в день, и этого времени мне как раз хватает. Вам может понадобиться больше или меньше времени – экспериментируйте, а затем внесите в свое расписание подходящие для этого временные отрезки.
Самое трудное – устоять перед желанием проверять почту в незапланированные для этого часы. Мой совет: если вас тянет проверить почту, проверьте лучше, что вы чувствуете. Что происходит в вашем сознании? Какие эмоции вы испытываете? Сделайте глубокий вдох и расслабьтесь, наслаждаясь моментом, когда вас ничто не отвлекает.
Посреди суматошного рабочего дня на какую-то минуту вы вдруг почувствуете себя как на каникулах.
Чтобы увеличить свою продуктивность, просматривайте почту лишь несколько раз в день. Как только возникает порыв проверить входящие сообщения, сделайте глубокий вдох и проверьте свои эмоции.
49
Анти-PowerPoint правило
Пусть деловые встречи будут неформальными
«Встреча прошла ужасно. Скучно было не только мне, но и всем вокруг. Они были в отключке. Я полный ноль в проведении таких встреч. Но они так важны. Нужно совершенствоваться. Я должен найти способ получше».