Презентационный конструктор
Шрифт:
Правда, знакомая ситуация? Ни в коем случае ни на секунду не позволяйте аудитории на презентации перехватывать у вас управление. Могу сразу сказать, что если на презентации будут ваши начальники, так и знайте, они будут постоянно забывать, что находятся не у себя в кабинете, и пытаться управлять вами. Деликатно, но настойчиво пресекайте эти попытки. У меня на тренингах иногда проходят обучение топ–менеджеры вместе со своими подчиненными. Я невольно улыбаюсь, когда слышу от них фразы, ясно указывающие на то, что они не совсем понимают контекст ситуации: «Ну что, сделаем перерывчик?», «Так, с этой темой все понятно, давайте дальше», «Давайте это упражнение подсократим» и так далее. Иногда в шутку, иногда всерьез мне приходится расставлять
Как же управлять поступлением вопросов?
Во–первых, чтобы облегчить себе задачу, сразу задайте правила игры. Например, вопросы подаются только в письменном виде. Или желающий задать вопрос должен поднять руку. Вы должны и сами в точности следовать этим правилам. Одно нарушение с вашей стороны — и уже ничто не остановит балаган. Если попытки задать вопрос не по регламенту продолжаются, не вредно напомнить о правилах, соблюдать которые договорились все участники презентации. Если договорились, что о желании задать вопрос необходимо заявить поднятием руки, давайте возможность высказаться только тем, кто поднял руку.
Во–вторых, если поднято несколько рук, приоритет отдавайте женщинам, старшим и тем, кто еще не задал ни одного вопроса. Даже без слов, одними руками и выражением лица вы можете управлять залом, будто говоря: «Я вас вижу, но давайте дадим возможность задать вопрос тому, кто давно держит руку. Хорошо? Спасибо, это очень благородно с вашей стороны». Или: «Вижу, что вам не терпится задать вопрос, сейчас я отвечу вот этому коллеге, а потом сразу же дам слово вам. Идет?»
В–третьих, стимулируйте поступление вопросов. Самый бездарный вариант: «Ну что ж вы так пассивны? Неужели ни у кого нет вопросов? Ну давайте, давайте…» Эдак вопросов можно вообще не дождаться. Лучше вариант, сопровождаемый доброжелательным взглядом: «Итак, вопросы. Смелее». Если ситуация позволяет, можно и пошутить: «Не все сразу!»
В–четвертых, отвечайте только на вопросы. Не ввязывайтесь в перепалку. Не давайте ответ на суждения или выражения сомнения. В таких случаях всегда уточняйте у говорящего, в чем заключается его вопрос. Если этого не делать, презентация грозит превратиться в дискуссию. Причем вам в этой дискуссии может не найтись места.
В–пятых, получив слишком частный вопрос, обсуждение которого будет неинтересно аудитории или потребует сообщения конфиденциальных данных, предложите обсудить его по окончании презентации. Это всегда вызывает понимание у аудитории. Если кто–то крикнет из зала: «Отвечайте, отвечайте, нам тоже интересно», помните, что он говорит только за себя.
В–шестых, сами решайте, когда пора закончить отвечать на вопросы. Лучше прекратить отвечать, когда вопросы еще поступают, чем минуты две хлопать глазами в ожидании и свернуть презентацию по факту истощения к ней интереса. Опирайтесь на заявленный регламент. Если вы сказали, что отвечать на вопросы будете не более 10 минут, то через 10 минут завершайте эту часть выступления. Если вы чувствуете, что это нецелесообразно, можете по согласованию с аудиторией продлить счастье еще минут на пять. Но только по согласованию с аудиторией! Если же регламент требует прерваться, а вопросы не иссякли, предложите задать вам оставшиеся вопросы в ходе неофициальной части, по электронной почте, телефону, после презентации. Разумеется, вы должны оставить координаты для дальнейшей связи с вами. Надеюсь, после ваших презентаций от желающих воспользоваться ими отбоя не будет.
Моя практика показывает, что если превращать ответ на вопрос в лекцию, отвечать слишком долго и развернуто, поток вопросов тут же оскудеет. Каждый понимает, что если задаст все вопросы, которые собирался, сегодня домой уже никто не попадет. Получив вопрос, давайте настолько краткий ответ, насколько это только возможно. Но знайте меру! Простое «да»
Кстати, будет правильно, если вы и от задающих вопросы будете требовать краткости. Не грех попросить повторить вопрос. При повторении вопрос, как правило, становится более лаконичным. Если вы сделаете это раз–другой, участники постараются сначала сформулировать вопрос в краткой, понятной форме и лишь потом поднимут руку.
Если хотите уважительного отношения к себе со стороны аудитории, проявляйте его первым. В частности, не перебивайте задающего вопрос, а слушайте его до конца.
Если вы уже с первых слов поняли, в чем суть вопроса, не отвечайте, не дослушав, не торопите спрашивающего. В крайнем случае, если он слишком многословен, можно жестом и мимикой показать, что пора переходить к сути. Можете даже сказать «Итак…» или «Таким образом…» с повышающейся интонацией. Это требование не относится к тем моментам, когда вместо вопроса звучит откровенное самовыражение якобы задающего вопрос. В этом случае вы имеете полное право от имени аудитории и от себя лично попросить сформулировать именно вопрос, а не суждение. Часто меня спрашивают, делать ли паузу или лучше отвечать сразу. Ответ таков. Даже если вы, услышав начало вопроса, знаете не только о чем вас спрашивают, но и что отвечать, не спешите и сделайте небольшую паузу перед ответом. Спросивший да и вся аудитория будут чувствовать, что вы обдумываете ответ, а значит, относитесь к нему с должным уважением. Продолжительность паузы может колебаться. В конце концов, вы можете действительно обдумывать ответ. Или как уйти от вопроса.
Пожалуйста, не отвечайте на вопрос, если не поняли, о чем вас спрашивают. Это все равно не удовлетворит ни вас, ни аудиторию, ни спрашивающего. Вы имеете полное право уточнять до тех пор, пока не станет абсолютно понятно, что от вас хотят услышать. Для этого можно попросить повторить вопрос, сформулировать его иначе. В конце концов, вы можете спросить: «Правильно ли я вас понял, что вопрос заключается в следующем…?»
Если вы даже поняли вопрос, но не уверены, что и аудитория тоже, переформулируйте его. Презентацию вы проводите не для себя, а для сидящих в зале. Поэтому их интересы должны быть для вас приоритетными. Исходя из этого, если вы не уверены, что вопрос был достаточно хорошо услышан всеми сидящими в зале (из–за акустики, особенностей звукоусилительной аппаратуры или голоса говорящего), повторите его так, чтобы слышали все. Аудитория будет вам за эти знаки внимания очень благодарна.
Знайте, что когда вы начинаете ответ с этого слова, задавший вопрос уже слушает вас скептически. Это будто закрывает его уши, и он не слышит важных вещей, о которых вы говорите дальше. Но как быть? Начать со слова «да». А потом? Давайте перенимать женские уловки. Женщины — весьма успешные коммуникаторы. Допустим, некий мужчина добивается близости с некоей женщиной. По неким своим соображениям женщина не склонна уступить, однако хочет, чтобы мужчина продолжил ухаживания. Как грамотно ответить такому мужчине, если в условиях задачи сказано, что первое слово должно быть «нет»? Правильно: «Нет, не сейчас», «…не здесь», «…не так» и прочая и прочая и прочая. Заметьте, ее «нет» относится не к сути предложения, а к обстоятельствам. Так и мы, отвечая на неудобный вопрос, естественный ответ на который — «нет», должны привыкать начинать со слова «да». Но слово это будет относиться не к сути, а к обстоятельствам. А потом можно начинать разбираться. Например: