Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело
Шрифт:
Фиксация идей, мыслей, навязчивых тревог, забот и прочего.
Подумайте о следующем:
Что произошло на прошлой неделе?
Над чем я работаю?
О каких проектах я думаю? Почему?
Разговоры с руководством.
Разговоры с коллегами.
Разговоры с клиентами/покупателями/акционерами.
Семейные события и личные проблемы, которые требуют моего внимания.
Организация. Очистка информационных потоков и переход
Электронную почту
Блокнот
Голосовую почту
Лоток «Входящие»
Сообщения в социальных сетях
Другие информационные источники
ЭТАП 2: АКТУАЛИЗАЦИЯ ВТОРОГО МОЗГА
Календарь / Ежедневник:
Проанализировать все события моего календаря за последние две недели – нужно ли что-то еще по ним сделать?
Проанализировать три следующие недели – есть ли новые действия?
Если календарь ведется в бумажном виде, убедиться, что те же самые действия отмечены в календаре Outlook!
Если в офисе есть настенный календарь командной работы, убедиться в его соответствии моему календарю.
Обдумать дела, отмеченные в ежедневнике. Оценить необходимость первоначальных переговоров или планов поездок: бронирование билетов на самолет или поезд, гостиниц и т. п.
Основной список дел:
Выявить выполненные задания и вычеркнуть их.
Просмотреть оставшиеся и убедиться, что я отчетливо представляю себе их выполнение.
Список «Ожидание»:
Есть ли в списке что-то такое, чего я уже не жду? Эти пункты можно удалить.
Написать короткие письма относительно тех ожидаемых дел, которые стали срочными.
Добавить в список те пункты основного списка действий, которые зависят от действий других людей.
Список проектов:
Есть ли завершенные проекты или те, которые потеряли актуальность?
Нужно ли добавить новые проекты?
Есть ли у меня дополнительные проекты, осуществляемые другим образом (например, командные и т. п.)? Если есть, их нужно включить в список проектов, чтобы все собиралось в одном месте.
ЭТАП 3: ПРЕДУСМОТРИТЕЛЬНОСТЬ
Список проектов:
Просмотреть все проекты и убедиться, что по каждому в Основной список дел добавлены необходимые конкретные действия. В Основном списке дел должен быть хотя бы один пункт, связанный с каждым проектом.
Обдумать все проекты на стратегическом уровне. Что еще нужно сделать?
Основной список дел:
Определить главные сферы действий на следующую неделю.
Определить
Какие пункты списка нужно вычеркнуть на грядущей неделе, чтобы считать ее успешной?
Сделать пометку в календаре и обозначить приоритетные задачи.
Какие действия требуют проактивного внимания? Особо выделить их в ежедневнике.
Парк хороших идей:
Надо ли что-то пересмотреть и осуществить?
Нужно ли добавить какие-то новые идеи?
Окружающий мир:
Просмотреть деловую прессу и внутреннюю связь, чтобы проверить, не назначено ли на следующую неделю каких-то мероприятий.
Нет ли чего интересного, о чем можно было бы написать или чем заняться?
Не приближаются ли каникулы или праздничные дни, которые могут стать интересной возможностью или причиной для изменения графика?
ЭТАП 4: ГОТОВНОСТЬ
Сборы и подготовка:
Какие документы мне понадобятся на следующей неделе? Пора включить принтер!
Какие файлы понадобятся мне для предстоящих совещаний?
Что нужно прочесть?
Какие транспортные билеты необходимо купить? (Если они уже в офисе, то их нужно найти и положить в сумку, бумажник или сумочку.) Могу я заказать их через Интернет прямо сейчас? Могу я посмотреть расписание и сделать необходимые пометки?
Люди:
Нужно ли мне с кем-то поговорить, чтобы убедиться, что они готовы к тому, что требуется сделать на следующей неделе?
Разослать короткие письма с подтверждением встреч и запросом информации для подготовки к следующей неделе.
Должен ли кто-то (начальник, помощник, коллега) быть в курсе моего графика на следующую неделю?
Управление вниманием:
На какое время приходятся самые продуктивные периоды проактивного внимания?
В какое время я наверняка устану и не смогу работать в полную силу?
Что я могу сделать сейчас, чтобы поддержать себя в эти моменты или минимизировать ущерб?
ЭТАП 5. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
Концентрация:
Есть ли в моем основном списке дел что-то настолько большое и продолжительное, что стоило бы разбить его на части?
Есть ли в моем списке нечто такое, что никак не прояснится за несколько недель? Не нужно ли пересмотреть свои действия, чтобы ситуация прояснилась?
Безжалостность
Удалить три пункта из основного списка действий просто потому, что эти действия неважны для нынешней недели (и пусть те, кого это касается, будут в курсе этих изменений!).