Проще говоря. Как писать деловые письма, проводить презентации, общаться с коллегами и клиентами

Салливан Джей

В тот момент, когда вы начинаете с «вам бы помогло», вы совершенно прямолинейно заявляете своим слушателям о том, что вся ваша энергия пойдет на служение им. Вы сосредотачиваетесь не на своих, а на их интересах. Более того, когда мы планируем речь, делаем заметки или готовим слайды в PowerPoint, если подумать, то это «вам бы помогло…» обязательно изменит и то, что мы говорим, и то, как мы это говорим. Я делюсь этой информацией, потому что она мне известна и кажется интересной? Я сообщаю ее, потому что я над ней долго работал и слишком занят, чтобы «подогнать» ее под эту конкретную аудиторию? Или я делюсь этой информацией, потому

что искренне убежден, что она будет полезна этим слушателям?

Польза для слушающего – единственное, что оправдывает сообщение ему некоей информации.

Если вы оцениваете содержимое вашей речи с точки зрения того, какое отношение оно имеет к другим людям, меняется ваше послание о том, кто вы такой. Ваше послание миру – не о вас, а о том, как вы влияете на мир.

Вот и все важные мысли этой книги. Все остальное – о том, как воплотить эту очень простую концепцию сосредоточенности на других людях в вашу повседневную работу.

Итак, начнем.

Часть I

Содержание

В этом разделе вы научитесь структурировать свои мысли, начинать с ключевой мысли, основываясь на том, что необходимо услышать аудитории. Вы узнаете, как рассказывать интересные истории, подкрепляющие главные мысли, а также организовывать информацию для максимальной эффективности в зависимости от вашей цели. В общем и целом вы научитесь сосредотачиваться на своей аудитории – своих слушателях или читателях.

Глава 1

Что вы имеете в виду?

Четко доносим мысль

На работе мы общаемся для того, чтобы достичь одной из двух целей: или донести конкретную мысль, или укрепить отношения. Обе эти задачи требуют сосредоточенности на том или тех, с кем мы общаемся.

Недавно я был на конференции, посвященной текущей экономической ситуации, в Нью-Йорке. Выступал топ-менеджер одной из глобальных банковских организаций. Было очевидно, что он потратил много времени на подготовку слайдов, наполненных сложными графиками и таблицами. Он говорил громко и энергично и вообще был фигурой весьма заметной. Вне всякого сомнения, перед нами стоял очень умный человек, прекрасно разбирающийся в содержании своей речи. В зале сидело 150 работников банковской сферы с разным уровнем опыта. Некоторые данные показались мне интересными, но в целом следовать за развитием мысли у меня получалось плоховато. Оказалось, что я не одинок. В конце говорящий оставил время для вопросов. Человек лет сорока поднял руку и спросил:

– Все это очень интересно, но что бы вам хотелось, чтобы мы узнали?

Похоже, этот вопрос поставил спикера в тупик.

– Вы хотите, чтобы я повторил всю презентацию? – спросил он.

– Вовсе нет, – сказал слушатель. – Я просто не уверен, что нам следует вынести из всего этого. Экономическая ситуация вызывает у вас надежду? Или обеспокоенность? Есть ли какие-то конкретные шаги или подходы, которые нам стоит взять на вооружение? Что вы хотите, чтобы мы узнали?

– Ой, – сказал спикер. Он помолчал, вгляделся в экран, где все еще светился последний запутанный слайд презентации, и сказал:

– Пожалуй, я хочу, чтобы вы подумали вот о чем.

Далее в двух предложениях он изложил то, что хотел донести до аудитории. Это снабдило контекстом все те данные, о которых он постоянно твердил. Без этих двух предложений слушатели покинули бы зал без какой-либо идеи по поводу содержимого лекции или, что еще хуже, с кашей в голове.

Мы в компании Exec|Comm уже 35 лет помогаем десяткам тысяч людей отточить навыки презентации, часто методом коучинга один на один. В этом случае для начала я обычно прошу подопечного пройтись

по всему материалу, который он собирается преподнести, будь то на индивидуальной встрече с важным клиентом или на ежеквартальном общем собрании компании. Человек часто приходит с целой папкой заметок или слайдов, над которыми корпел много часов. Прослушав его речь, я спрашиваю: «Какие главные мысли должны вынести слушатели? Каково одно предложение, которое должно остаться в голове у слушателей после вашей речи?» Удивительно, как часто мне приходится слышать: «Хм. Хороший вопрос. Мне нужно минутку подумать», – что означает, что человек не сформулировал для себя, а значит, и не сообщил аудитории свою основную мысль! Задумайтесь над этим. Если сам говорящий не выражает свою главную мысль очень четко, его слушатели не знают, что им важно услышать. Поскольку мы все пропускаем информацию через свои личные фильтры, скорее всего, каждый человек в зале вынесет из речи спикера что-то свое, и каждый уйдет с разным впечатлением о намерениях докладчика. В результате он утрачивает контроль над тем, что услышат присутствующие.

Чаще всего показатель того, что мы оказали какое-то влияние на собеседника, – его способность передать наше послание кому-нибудь другому. Если вы юрист и обсуждаете некий вопрос своего клиента с помощником главного юрисконсульта, этот человек должен донести вашу мысль до главного юрисконсульта. А тот, в свою очередь, до президента компании, который донесет ее до председателя совета директоров, а тот – до своих коллег по совету. Если у вас нет четкого представления о том, что вы хотите вложить в их голову, невозможно надеяться на то, что ваше послание дойдет до адресата.

Теперь подумайте об этом с точки зрения слушателей.

Все мы принимаем молниеносные решения. Это «мы» относится к каждому: к нам как к профессионалам, к нашим клиентам, к нашим командам и коллегам. Многое из того, что мы решаем на лету, именно так и нужно решать. Послать документ по факсу или по электронной почте? Делегировать задание нижестоящему персоналу или сделать самому? Горчица или майонез?

К сожалению, также случается, что мы на лету принимаем решения и о важных вещах. Чей заказ выполнять в первую очередь? Будет ли Джек лучшим человеком для этого задания? Что рекомендовать – покупку или продажу? Всем нам случается делать выбор мгновенно, поскольку от нас требуют слишком много решений за один день. Раз такие решения бывают у каждого, если мы приходим с готовыми, мощными доступными для понимания посланиями, возможность повлиять на окружающих увеличивается. Поэтому формулировка сообщения становится ключевым фактором успеха.

Каждый раз, когда вы разговариваете с клиентами или коллегами, создавайте четкое сообщение, а именно:

• краткое;

• с использованием простого языка;

• сосредоточенное на потребностях аудитории.

Будьте кратки

Ограничьте ключевую мысль одним предложением, желательно не длиннее 10 слов. Из-за того, что сложные деловые документы написаны длинными, сложными предложениями, мы привыкли одномоментно обрабатывать крупные куски информации. Если в письменной коммуникации это еще как-то оправданно, то в устной от этого нет никакой пользы. Попробуйте в интересах слушателей разбить содержимое своей речи на более короткие предложения.

Если мы будем говорить в течение 20 минут, слушатели запомнят лишь несколько основных фраз. Необходимо, чтобы они могли схватить вашу мысль быстро и четко. Ключевой вопрос таков: сможет ли аудитория пересказать мое послание кому-нибудь еще? Если ответ «вряд ли», поскольку сообщение слишком длинное, туманное или сложное, то у вас весьма мало шансов добиться желаемого эффекта.

Прочтите вслух следующую фразу:

Активное участие каждого в мероприятиях банка чрезвычайно важно для способствования формированию в компании культуры сознательности и последовательности, которая позволит нам гордиться фирмой и поможет привлечь новых высококвалифицированных сотрудников.