PROзакупки. Полный курс для предпринимателей
Шрифт:
Закупки, совершенные в обход установленных процедур, к сожалению, имеют место. Это настоящая головная боль закупочного блока во многих компаниях. Бизнес (так называют отделы продаж и производства) приобретает товары и услуги без привлечения отдела закупок, мотивируя свои действия срочной производственной необходимостью. Во-первых, это прямой конфликт интересов, когда одно и то же лицо является инициатором и исполнителем. Во-вторых, это может привести к потере контроля над товарными запасами. В-третьих, затрудняет финансовое планирование. В-четвертых, повышает вероятность применения мошеннических схем, которые могут представлять угрозу для всей организации. Что делать в этом случае? Самый эффективный способ предотвратить подобные
В нашей стране нет целенаправленной подготовки закупщиков. В большинстве своем это люди разных специальностей, пришедшие в закупки случайным образом. Тем не менее среди них встречаются талантливые сотрудники, сделавшие блестящую карьеру. За такими работниками ведется настоящая охота, поэтому их привлечение и удержание становятся все более сложной задачей для закупочного блока. Современный отдел закупок сталкивается с нехваткой квалифицированных кадров. Более того, существует большой разрыв между навыками, которыми обладает действующий персонал, и компетенциями, которые необходимы и важны закупочной команде при автоматизации и внедрении цифровых технологий. Что делать в этом случае?
Инвестируйте в обучение закупщиков и внедрите систему управления талантами. Только каждая десятая компания занимается обучением сотрудников закупочного отдела.
Пересмотрите кадровую стратегию, расширьте поиск талантов в сфере закупок. Начните с обучения существующих закупочных команд, запустите ротацию талантливых сотрудников из других подразделений и партнерство с образовательными учреждениями.
Привлекайте внешних экспертов для решения конкретных задач и передачи опыта.
Казалось бы, после внедрения утвержденной стратегии закупок должен наступить быстрый эффект. Однако это распространенное заблуждение. Без надлежащей разработки процедур и внимания к рабочим процессам (регламентация одобрения заявок и заказов, четко прописанный алгоритм действий в случае возникновения непредвиденных обстоятельств) закупки могут выглядеть неэффективными. Вспомните хаотичность действий многих компаний в сфере закупок. Всего лишь одна закупочная заявка, выполненная без соответствующего последовательного одобрения, способна привести в беспорядок общий график закупок, нивелировать пользу от дополнительных скидок и ухудшить отношения с поставщиками. Как следствие, велика вероятность увеличения сроков выдачи готовой продукции на производстве ввиду изменений графика поставок. Что делать в этом случае?
Станьте надежным партнером для внутренних заказчиков. Лишь 20 % руководителей по закупкам в российских компаниях считают себя надежными партнерами для коллег из других бизнес-подразделений. Очевидно, необходимо укреплять отношения с ключевыми работниками, повышать информированность о политике закупок и расширять свое влияние для обеспечения устойчивого взаимодействия.
Автоматизируйте все операционные процессы. Это освободит закупщиков от трудоемких задач и позволит сосредоточиться на более важных стратегических направлениях. Влияние пресловутого человеческого фактора уменьшается, а скорость выполнения операций увеличивается, что способствует существенному повышению производительности в закупочной деятельности.
В последние годы применение передовых технологий в сфере закупок значительно возросло. Тем не менее уровень использования инноваций компаниями различается. Есть компании, которые автоматизировали некоторые внутренние процессы, но отказались от глубокой цифровой трансформации ввиду финансовых ограничений и специфики бизнеса. Однако появились организации, для которых внедрение прорывных технологий – это и вызов, и возможность стать лидером отрасли. Отделы закупок таких организаций ориентируются на возможности искусственного интеллекта, прогнозную
Определите уровень сложности применения технологий и уровень квалификации персонала. В случае необходимости внедряйте параллельное обучение.
Нанимайте только проверенных и надежных консультантов по внедрению цифровизации и автоматизации.
Проверьте, будут ли готовые закупочные цифровые решения соответствовать местному законодательству и бухгалтерским требованиям. Как показывает практика, часто цифровые решения в сфере документооборота не соответствуют нормативным актам и налоговым требованиям страны, что влечет за собой не только увеличение операционной нагрузки, но и рост корпоративной бюрократии.
В условиях постоянно возникающих глобальных экономических кризисов, влияющих на деятельность коммерческих организаций, нельзя опираться только на свои текущие финансовые возможности и на активную роль отдела продаж. Устремите свой взгляд в сферу закупок, которая давно оправдала свое существование и приобрела стратегическое значение благодаря опыту и гибкости в условиях мировой неопределенности. А способность закупок отвечать вызовам времени не только оказывает положительное воздействие на операционную прибыль и движение денежных средств, но и вносит огромный вклад в общеэкономические показатели компании. Кроме того, применяя свои знания и компетенции для надлежащего контроля за расходами, закупщики-профессионалы могут значительно повлиять на затраты, например путем снижения совокупной стоимости владения. В разгар экономического кризиса этот вопрос еще более актуален. А оптимизация соотношения между используемыми ресурсами и экономией средств часто является главным критерием измерения эффективности закупочной команды.
04 Роль и значение отдела закупок
Выручка и ликвидность компании зависят от того, насколько эффективно и слаженно функционирует отдел закупок.
В современном мире практически в каждой компании в том или ином виде функционирует отдел закупок. В нашей стране отдел закупок зачастую называют службой снабжения или отделом материально-технического обеспечения.
Отдел закупок – подразделение компании, отвечающее за приобретение товаров и услуг, которые необходимы для бесперебойной работы бизнеса. В отдельно взятой компании данное отделение может оказать огромное влияние на ее способность достигать операционных и стратегических целей. Эффективные службы снабжения способствуют увеличению прибыли и снижению расходов предприятия, за счет управления отношениями с поставщиками они повышают качество поставляемых товаров и снижают риски в бизнес-процессах.
Хотя объем ответственности отделов закупок может варьироваться в зависимости от размера и отрасли деятельности компании, они помогают контролировать всю цепочку поставок и поддерживать эффективность операций на должном уровне. В успешных компаниях отдел закупок – стратегически важная часть бизнеса, поскольку именно он устанавливает закупочные политики и процедуры, разрабатывает закупочную стратегию и процессы, управляет поставщиками и осуществляет комплексную закупочную деятельность в соответствии с общими корпоративными целями. Иными словами, снабжение вышло далеко за рамки традиционных обязанностей, ограничивающихся закупкой товаров и услуг по запросу других бизнес-подразделений. В настоящее время функционал специалистов отдела закупок тесно связан с рентабельностью и производительностью компании. Выручка и ликвидность коммерческих организаций также зависят от того, насколько эффективно функционирует отдел закупок.