PROзакупки. Полный курс для предпринимателей
Шрифт:
Первый шаг закупочного процесса – определение и консолидация потребностей всех отделов компании. Тем самым обеспечивается высокий уровень прозрачности будущих расходов, который часто отсутствует в российских компаниях. В зависимости от структуры и размера компании этот этап может контролироваться как руководителем отдела закупок, так и топ-менеджментом.
Следующий шаг – поиск, оценка подходящих поставщиков и выбор партнера, который соответствует ключевым требованиям компании. Это важная часть процесса, поскольку перед принятием окончательного решения отделу закупок необходимо изучить репутацию, расценки, производственные возможности, уровень клиентоориентированности и надежность «идеального» поставщика. В противном случае сотрудничество с неверно выбранным поставщиком
3
Эффект домино означает, что каждое изменение влечет за собой ряд других изменений по цепной реакции, аналогично тому, как падают костяшки домино, выстроенные в ряд.
На этом этапе необходимо руководствоваться золотым правилом: надежный поставщик способен обеспечить для компании существенную экономию средств и максимальную ценность в долгосрочной перспективе.
После принятия решения о работе с подходящим поставщиком отдел закупок переходит к обсуждению условий контракта. Для компании этот этап крайне важен, поскольку вы ведете переговоры не только о цене, которая должна быть справедливой и взаимовыгодной для обеих сторон, но и о сроках поставки и условиях оплаты, соответствующих ожиданиям компании.
Не стоит забывать об оценке условий предыдущих контрактов, чтобы определить возможности для их улучшения и использовать полученную информацию в будущем. Например, если вы обнаружили, что ранее компания соглашалась на приобретение дорогих электродвигателей на невыгодных условиях оплаты, вы как представитель отдела закупок обязаны устранить подобные ошибки в ходе переговоров.
После того как отдел закупок завершил переговоры и согласовал с поставщиком контракт на привлекательных условиях, начинается этап размещения заказа на закупку. В современных компаниях заказ оформляется в специализированных информационных системах предприятия [4] и проходит утверждение со стороны уполномоченных лиц [5] . После этого специалист по закупкам подписывает официальный документ с поставщиком, в котором указываются:
4
В большинстве крупных российских компаний отделы закупок используют 1С и SAP.
5
Во многих компаниях заказ на закупку утверждается начальником службы безопасности, финансовым директором, юристом и руководителем отдела закупок. Если стоимость заказа превышает определенный лимит, то требуется одобрение генерального директора и совета директоров.
наименование товара или услуги;
общая сумма затрат;
количество;
условия оплаты;
сроки поставки.
Подписанный обеими сторонами контракт – официальное обязательство по выполнению коммерческих условий размещенного заказа.
После размещения заказа на закупку начинается следующий важный этап работы, часто игнорируемый многими закупщиками. Речь идет об администрировании заказа с момента его размещения у поставщика. На протяжении всего времени исполнения заказа ответственный сотрудник регулярно контактирует с поставщиком в целях соблюдения утвержденных сроков поставки. В некоторых компаниях отдел закупок несет ответственность за качество и приемку полученного товара, поскольку подписывает сопроводительную документацию для последующей оплаты.
Как только отдел закупок подтвердил, что поставленный товар соответствует качеству
В условиях непрерывного совершенствования и оптимизации закупочной деятельности эффективный закупочный процесс обеспечивается за счет реализации следующих шагов.
Шаг 1. Обеспечение постоянного повышения квалификации ваших закупщиков
Шаг 2. Утверждение официальной закупочной стратегии
Шаг 3. Определение расходов в соответствии с одобренным бюджетом
Шаг 4. Установление единого «контактного окна» для связи с поставщиками
Шаг 5. Разработка единой закупочной политики и стандартных операционных процедур
Шаг 6. Учреждение совещательного комитета, состоящего из заинтересованных лиц и представителей закупочной команды
Шаг 7. Инвестиции в информационные технологии
Темпы развития закупочной деятельности в компаниях неравномерны. Есть организации с традиционным бумажным документооборотом, в которых по-прежнему используются устаревшие методы закупок. В то же самое время появились компании, где отделы закупок перешли на цифровые решения. Они могут использовать возможности искусственного интеллекта для так называемых умных закупок. Кроме того, продвинутые технологии минимизируют нарушения закупочных процессов и устраняют проблему несанкционированных закупок в компании. Тем не менее независимо от уровня технической оснащенности любая компания может столкнуться с необоснованными расходами, раздутым бюджетом и вопиющей неэффективностью в случае ненадлежащего соблюдения стандартного процесса закупок. Как показывают мои исследования в области закупок, рецепт финансового благополучия компании тесно связан с внедрением регламентированного закупочного процесса, который ведет к снижению затрат, улучшению отношений с поставщиками и высокому уровню удовлетворенности внутренних заинтересованных сторон.
Структурированный закупочный процесс превращает отдел закупок в стратегическое преимущество, способное оказать значительное влияние на долгосрочное развитие компании и укрепить ее конкурентные позиции на рынке.
07 Закупочная стратегия
Правильно выбранная стратегия обозначит ваш успех на годы вперед.
Успешная компания всегда занимается долгосрочным планированием и прогнозированием. Деятельность такой организации невозможна без официально утвержденной корпоративной стратегии, в которой описаны структура управления, конкретные измеряемые цели, регламенты, процессы и методы реализации. Самые продвинутые компании участвуют в разработке и внедрении закупочной стратегии, которая не только имеет решающее значение для закупочной деятельности, но и оказывает прямое воздействие на бизнес-процессы всей компании.
Итак, что же такое закупочная стратегия?
Закупочная стратегия – официально разработанный и регламентированный план действий, определяющий бизнес-цели и развитие компании в области закупочной деятельности.
Утвержденная высшим руководством стратегия закупок закладывает основы, в которых содержится дорожная карта по реализации закупочной деятельности и детально описан комплекс мер, направленных на устойчивое развитие закупочных функций.
Официальная, принятая в виде документа стратегия закупок значительно повышает эффективность стратегического планирования, аналитические возможности и управленческую оперативность компании. При этом уровень детализации документа определяется руководством с прямым участием руководителя по закупкам, имеющим широкие полномочия.
Пересмотр закупочной стратегии производится минимум один раз в 12 месяцев. Любые изменения – отклонения от заданных параметров, неудачи и успехи, влияние внутренних и внешних факторов – необходимо фиксировать для последующей адаптации и коррекции своих действий. Иными словами, закупочная стратегия – гибкий документ, который может подвергнуться изменению с учетом сложившейся в компании ситуации.
Какие цели ставит перед собой закупочный блок при разработке стратегии?
Устранение несанкционированных закупок