Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности
Шрифт:
И вы, и я ощущаем на себе такой парадокс продуктивности, как технологическая перегруженность – феномен, возникающий тогда, когда появление новых технологий приводит к уменьшению предельной отдачи {23} . Сегодня наша жизнь буквально перенасыщена высокотехнологичными инструментами. Очередная новая компьютерная программа или функция нашего смартфона могут стать последней «каплей» – и мы уже тонем, теряя способность оставаться на плаву технического прогресса, а показатели нашей продуктивности устремляются вниз. Вспомните, когда в последний раз вы купили себе новый телефон, сколько времени у вас ушло на то, чтобы научиться эффективно им пользоваться? Период снижения продуктивности, который вы пережили, – классический случай технологической перегруженности.
23
Karr-Wisniewski Pamela, Lu Ying. When more is too much: Operationalizing Technology Overload and Exploring Its Impact on Knowledge Worker Productivity // Computers in Human Behavior. – Vol. 26, March 2010. – P. 1061–1072.
Не стоит,
Но для начала давайте рассмотрим некоторые данные о самых крупных электронных пожирателях времени. Вот как они были ранжированы в одном исследовании:
• обработка электронной почты – 23 %;
• переключение окон для выполнения различных задач – 10 %;
• занятие личными делами в сети, например ведение аккаунта в Facebook, – 9 %;
• обмен мгновенными сообщениями – 6 %;
• обмен эсэмэсками – 5 %;
• интернет-поиск – 3 %.
А как бы лично вы выстроили свой рейтинг основных электронных раздражителей, отвлекающих ваше внимание? У моей клиентки Ивет главным нарушителем спокойствия была электронная почта. Как организатор, она предпочитала работать среди людей и с людьми. В итоге Ивет уже не представляла себе жизнь без имейлов – как и без шоколадных конфет. Электронная почта обеспечивала ей постоянную связь с коллегами и служила исключительно эффективным способом коммуникации с огромным количеством людей. Ивет просто влюбилась в звук, извещающий о поступлении очередного письма, – он знаменовал собой новый контакт. Но постоянное переключение внимания на просмотр свежей почты и написание ответов подрывало продуктивность моей клиентки. Возможно, у вас тоже есть подобная проблема или вы заметили, что поддались чарам Facebook или службы обмена мгновенными сообщениями с друзьями и коллегами. Отвлекаясь на подобные дела, вы теряете способность фокусироваться.
К счастью, мы не беспомощны перед лицом технологической перегруженности. Существует целый ряд стратегий, которые помогут вам восстановить власть над технологиями и заставить их работать на вас. В следующей врезке вы найдете множество идей, адаптированных под вашу индивидуальность, о том, как ослабить давление электронных факторов отвлечения внимания в течение рабочего дня.
Полезные советы:
• Проверяйте электронную почту и отвечайте на письма в периоды низкой продуктивности. Следуйте своему естественному ритму и избегайте заглядывать в ящик входящей почты в моменты, когда вы наиболее продуктивны и заняты выполнением важной работы.
• Обрубите связь с электронными устройствами: оставьте сотовый, ноутбук и/или планшет в своем офисе, портфеле или дамской сумочке, а не таскайте их с собой повсюду.
Полезные инструменты:
• Попробуйте использовать в работе программу для компьютеров и мобильных устройств RescueTime. Она умеет временно блокировать сайты, особенно сильно отвлекающие вас. Она также может отслеживать время, которое вы тратите на различные задачи, и предупреждать вас в случае, если вы слишком долго занимаетесь какой-то из них.
Полезные советы:
• Составьте план и выделите в нем определенное время (временные отрезки) на проверку электронной почты и работу с письмами. Например, вы можете принять решение проверять почту 5 раз в день: утром, перед обедом, после обеда, перед уходом из офиса и один раз вечером.
• Сообщите своим коллегам, руководителям и подчиненным о том, в какое именно время вы просматриваете почту, чтобы они знали, когда стоит ждать от вас ответа.
Полезные инструменты:
• Используйте AwayFind, приложение, работающее с различными почтовыми клиентами и платформами и позволяющее возвести «плотину» перед потоком входящих сообщений. Программа будет пропускать к вам только те письма, которые вы заранее определили как срочные – по отправителю или ключевым словам.
Полезные советы:
• Выключите звук у всех своих электронных устройств. Избавившись от звонков, щелчков и трелей, вы сможете внимательно изучать новые сообщения и отвечать на них, считаясь в первую очередь со своим графиком и собственными предпочтениями, а не чувствовать себя обязанным бросаться на новое дело по первому требованию умного гаджета.
• Объявите день свободы от электронной почты. Например, вы можете всем сообщить, что дали себе обет не смотреть почту по пятницам. В этот день, вместо того чтобы посылать электронные письма коллегам, снимите телефонную трубку и насладитесь живой беседой с ними.
Полезные инструменты:
• Используйте WriteRoom, приложение для Mac, которое работает в полноэкранном режиме и блокирует всех «похитителей» вашего внимания в компьютере, оставляя вас наедине с текстом.
• Если вы работаете не на Mac, а на устройстве другого типа, попробуйте JDarkRoom. Это бесплатное межплатформенное приложение, копирующее функции WriteRoom, позволяя работать в полноэкранном режиме, ни на что не отвлекаясь.
• Используйте Camouflage (под Mac) или Dropcloth (под Windows), чтобы спрятать за «ширмой» весь беспорядок на рабочем столе компьютера и таким образом отгородиться от всего, что вас отвлекает.
Полезные советы:
• Выключите монитор, закройте программу для работы с электронной почтой и/или интернет-браузер.
• Переверните мобильный так, чтобы не видеть его экрана. Устраняя или сокращая
Полезные инструменты:
• Используйте Think, приложение, работающее на Mac. После запуска оно спросит вас, на каком из окон вы хотите сфокусироваться, и выведет его на передний план, а остальную часть экрана затемнит так, чтобы вы могли сконцентрироваться на поставленной задаче.
• Попробуйте еще и Isolator, другое приложение, также написанное под Mac, которое способно полностью скрывать от вас остальные окна и затуманивать все, что находится за активным окном.
• Если вы имеете дело с Windows, используйте JediConcentrate. Эта программа действует так же, как Think. Когда вы выберете режим концентрации, окно, в котором работаете в настоящий момент, засветится, а остальная часть экрана останется темной.
Как сделать так, чтобы непредвиденные ситуации не подчинили себе ваш день
У моего клиента Колина была запланирована встреча с одной семейной парой для обсуждения изменений в их документах о доверительном управлении. Буквально за два часа до назначенного времени, когда Колин уже вносил последние мелкие правки в договор, офисный сервер вышел из строя, погубив всю работу моего клиента за полдня.
Это форс-мажор. Свистать всех наверх! Сэнди, помощница Колина, быстро связалась с IT-компанией, занимающейся поддержкой их офисной техники, и попросила срочно прислать кого-нибудь, кто бы посмотрел, можно ли восстановить хоть какую-ту часть утерянной информации. Затем она позвонила клиентам и перенесла встречу на следующее утро. Всего за несколько часов IT-специалист совершил чудо, найдя копии документов, над которыми работал Колин, благодаря чему тот смог внести оставшиеся правки. Однако это непредвиденное событие отвлекло всех членов команды Колина от непосредственных обязанностей и отняло время у компьютерщика и Колина, помешав им всем выполнить работу, запланированную на день. Кризис был разрешен, клиент Колина – успокоен, но время было безнадежно потеряно.
Такой сценарий типичен для всех офисов мира. Подобные непредвиденные ситуации, увы, периодически возникают, и их не избежать. Но бывают и другого рода ЧП, которые происходят из-за плохого планирования, недооценки времени и ресурсов, необходимых для реализации проекта, или непринятых своевременно мер. Независимо от типа чрезвычайной ситуации, ее последствия будут одни и те же: отвлечение внимания, потеря времени, снижение продуктивности и повышение уровня стресса.
Итак, что можно сделать, чтобы непредвиденные обстоятельства не испортили ваш день? Давайте рассмотрим один из подходов, который многие находят для себя полезным.
Первым делом следует оценить форс-мажорную ситуацию и определить, действительно ли она из категории тех, что требуют немедленного решения. Какова ее природа? Угрожает ли она чьей-то безопасности? Как она может сказаться на ваших клиентах, вашем бизнесе и организации в целом? Требует ли проблема срочного принятия мер или «потерпит» до обеда или до завтрашнего утра, не причиняя никому особых неудобств? На основе полученной информации спланируйте свой ответ, расставив свои действия по приоритетности. Только остерегайтесь попадания в ловушку, когда повседневные дела начинают восприниматься как чрезвычайные события. Тушите пожары, угрожающие жизни и имуществу, – для всех остальных проблем, которые не дотягивают до статуса ЧП, выделите время в своем графике и занимайтесь ими тогда, когда вам будет удобно.
Как только чрезвычайная ситуация будет устранена, у вас появится возможность разработать план для более эффективного управления подобными событиями в будущем. Проведите «вскрытие» – собрание, где все члены команды, которых коснулась данная проблема, смогли бы проанализировать ее. Избегайте осудительного тона и навешивания ярлыков, иначе «вскрытие» превратится в неэффективное упражнение по поиску оправданий и перекладыванию вины друг на друга. Наоборот, постарайтесь найти объективные ответы на главные вопросы: чем была вызвана чрезвычайная ситуация? Как ее можно было избежать? Как быстро мы обратили на нее внимание? Насколько эффективно мы на нее отреагировали? Удалось ли нам сделать все возможное, чтобы минимизировать или смягчить урон, который она нанесла? Что мы будем делать впредь иначе, чтобы исключить вероятность повторения подобных ЧП?
Используйте ответы на эти вопросы, чтобы разработать совместно с командой план управления форс-мажорными ситуациями. Если вы – лидер команды, доведите до сведения ее членов свои ожидания и свое видение того, как нужно встречать и преодолевать любые трудности в будущем. Например, моя клиентка Таня, исполнительный директор крупной финансовой компании, сказала своим коллегам, что чрезвычайной следует считать ситуацию, которая может привести к потере клиента или значительным убыткам для фирмы. Все остальные проблемы, вне зависимости от того, насколько неожиданными или неприятными они кажутся, не могут возводиться в ранг чрезвычайных, а потому с ними следует разбираться по мере возможности и в удобное время.
Если вы просто член команды, попросите своего босса уточнить, какие ситуации следует считать форс-мажорными. Как только у вас появится об этом четкое представление, определите и сообщите коллегам, какие действия вы считаете нужным предпринимать для разрешения кризиса. Так, Таня ввела систему цветовой маркировки для количественной оценки характера любого ЧП. Желтый цвет требует от команды проинформировать Таню о проблеме в течение тридцати минут после ее возникновения, но вместе с тем продолжать стараться решить ее своими силами. Оранжевый цвет означает, что Тане необходимо сообщить о происшествии не позднее чем через пятнадцать минут после того, как оно произошло, а также представить ей план борьбы с ним и получить ее одобрение на его реализацию; при этом она будет оставаться на связи на случай, если понадобятся некие дополнительные ресурсы. Красный цвет означает, что Таню следует уведомить незамедлительно, даже если для этого придется прервать заседание, позвонить ей домой или разбудить среди ночи. После этого она лично примет участие в разработке стратегии выхода из ситуации, возьмет на себя роль посредника между клиентом и организацией и будет оставаться со своей командой до полного устранения проблемы.