Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности
Шрифт:
Таня создала мощную систему поддержки и надежные внутренне и внешние партнерские отношения с коллегами. Благодаря в том числе и им разработанная ею система действует практически безотказно. Моя клиентка поощряет свою команду проявлять инициативу и активно справляться с чрезвычайными ситуациями. Тем самым она гарантировала, что реакция будет быстрой, продуманной и с минимальными потерями производительности.
И наконец, инвестируйте время в разработку систем и процедур, которые позволят вам и вашим коллегам предотвратить повторение подобных проблем. Тане удалось успешно решить эту задачу. Когда она со своей командой планирует проект, они проводят мозговой штурм, продумывая все потенциальные риски. Ожидается, что каждый член коллектива поделится своими предположениями обо всех возможных рисках, способных сорвать реализацию проекта, не дать команде добиться своих целей или привести к кризисной ситуации. Порой сотрудники, конечно, немного увлекаются и начинают озвучивать не совсем реалистичные сценарии, но, как бы там ни было, такой анализ рисков помогает разрабатывать план действий на случай чрезвычайных обстоятельств.
Конечно, у Тани и ее команды порой возникают нештатные ситуации. Но она рассматривает их как возможность извлечь урок, стараясь определить признаки, по которым можно было раньше догадаться, что что-то пошло не так. Полученные уроки помогают при обсуждении рисков во время следующих мозговых штурмов.
Чрезвычайные ситуации так
Как минимизировать последствия вынужденного прерывания работы
Честно говоря, чтобы потерять концентрацию, не нужны никакие чрезвычайные происшествия. Современная жизнь такова, что в течение любого рядового рабочего дня нас постоянно отрывают от дел, и мы воспринимаем подобные вещи как нечто само собой разумеющееся. Офисные помещения с открытой планировкой, общим рабочим пространством и обилием технических устройств неизбежно вносят определенный дискомфорт в рабочий процесс. Исследование, посвященное влиянию офисной среды на продуктивность, показало: 61 процент респондентов назвали шумных сослуживцев главным раздражителем, отвлекающим их внимание. По данным того же исследования, 40 процентов служащих считают импровизированные собрания коллег, случайно остановившихся у их стола, частой причиной вынужденного простоя {24} .
24
Employees Want to Work from the Office but Cite Noisy Coworkers, Overscheduling as Major Distraction // PR Newswire. – URL:(Дата обращения: 08.07.2013.)
Такие паузы обходятся очень дорого. Они повышают уровень стресса и оказывают негативное воздействие на нашу память, собранность, аккуратность и в итоге – качество работы в целом {25} . Они подрывают нашу способность эффективно и результативно трудиться. Пора вернуть себе контроль над ситуацией и прекратить вынужденные перерывы.
Поскольку продуктивность каждого человека имеет свои особенности, ваша стратегия управления перерывами должна строиться с учетом как вашего стиля мышления, так и реалий офисной среды и корпоративной культуры. Конечно, она должна соответствовать вашему индивидуальному стилю продуктивности. Посмотрите представленный ниже перечень и подумайте, какие из предложенных стратегий могли бы вам помочь минимизировать влияние перерывов на вашу производительность.
25
Cohen, 1980; McFarlane&Latorella, 2002; Van-Bergen, 1968.
Попробуйте эту стратегию
Одна из сильных сторон вашей продуктивности состоит в том, что вы способны трудиться, не поднимая головы, и выполнять значительные объемы работы. Используйте это преимущество и объявите коллегам, в какое именно время дверь вашего офиса распахнется для них. Сообщите им, когда, во сколько, по каким дням к вам можно обращаться с вопросами. Даже если вы работаете в офисе с открытой планировкой, вы все равно можете установить свои «приемные часы». Тогда ваши коллеги будут знать, что в остальное время вы намерены трудиться над проектами и вас нельзя отрывать от дел.
Как работает эта стратегия
У одного из наших клиентов – компании, специализирующейся на медицинской технике, – уже давно введена «светофорная система». Каждый сотрудник вывешивает на стене офиса рядом с собой цветной квадратик, сигнализирующий о текущем уровне концентрации и вовлеченности в работу, а также о готовности оторваться от дел. Красный квадратик предупреждает, что человека можно прерывать только в случае чрезвычайной ситуации, например пожара в здании. Желтый квадратик означает, что сотрудник работает над проектом, требующим значительной концентрации внимания, а потому нужно взвешенно подходить к принятию решения, прерывать его или нет. Зеленый квадратик говорит о том, что человек открыт для общения, собраний и вопросов. Подумайте о возможности применения светофорной системы для управления «трафиком» и у себя в офисе.
Попробуйте эту стратегию
Воспользуйтесь своим умением планировать и составьте график встреч с коллегами – вместо того чтобы принимать их у себя тогда, когда они просто проходят мимо и вдруг решают «заглянуть на огонек». Когда кто-нибудь из коллег постучится к вам и спросит, не найдется ли свободной минутки, чтобы обсудить проект, вы можете ответить: «Сейчас у меня нет времени, но мы можем поговорить завтра утром в 10 часов. Тогда я смогу уделить тебе все свое внимание и полноценно сфокусироваться на проекте». Вы можете также направить своего коллегу к другому сослуживцу, который будет в состоянии помочь ему.
Как работает эта стратегия
Мой клиент Джереми известен в своем офисе как разрешитель проблем. Он – человек спокойный, умеющий сохранять хладнокровие в кризисных ситуациях и всегда готов предоставить необходимую информацию или инструментарий для устранения проблемы. В итоге дошло до того, что Джереми начали постоянно отрывать от дел в течение всего рабочего дня. Чтобы вернуть себе контроль над собственным графиком, он обратился в IT-подразделение компании с просьбой сделать его календарь доступным для просмотра всем сотрудникам офиса. Сегодня он педантично обновляет его так, чтобы коллеги видели, когда он свободен, а когда занимается проектом. Этот график Джереми вывешивает и на стене рядом с дверью в свой офис. Теперь сослуживцы, нуждающиеся в помощи, заранее договариваются с Джереми о встрече. Порой они разводят руками, видя, как плотно забит его график, но зато ответы на вопросы и мнение о способах преодоления очередного кризиса они получают, не мешая ему выполнять собственную работу.
Попробуйте эту стратегию
Используйте свой талант к выстраиванию межличностных отношений и донесите до окружающих свое отношение к прерыванию работы. Выделите определенный временной лимит для личных разговоров и давайте коллегам знать, когда он исчерпан.
Как работает эта стратегия
Моя клиентка Сэнди – добрая, сердечная, умная и здравомыслящая женщина. В своем офисе она стала тем самым человеком, к которому все обращаются за советом и помощью. Сэнди рада быть источником знаний для коллег.
Попробуйте эту стратегию
Используйте свою страсть к новизне и поддерживайте себя в тонусе путем смены «декораций». Найдите свободный зал заседаний на другом этаже, зайдите в служебную столовую, когда там никого нет, или спуститесь в ближайшее кафе – иными словами, пойдите туда, где вас никто не будет отрывать от дела и вы сможете его выполнить. Если вы вынуждены оставаться в офисе, минимизируйте внешние раздражители, отвлекающие ваше внимание, используя наушники (при желании можете включить музыку), или сядьте так, чтобы люди не могли поймать ваш взгляд.
Как работает эта стратегия
Мой клиент Карлос известен у себя в компании как парень, у которого есть рабочее место, на котором, однако, его никогда нет. Если Карлосу необходимо сосредоточиться и обдумать некие новые идеи, он уходит работать в кафе. Когда ему нужно что-нибудь написать или набросать свои предложения, он отправляется в Starbucks, расположенный неподалеку, садится в дальнем углу, надевает наушники Bose и врубает Grateful Dead [13] . А когда ему действительно надо ото всех спрятаться, то он поднимается в офис юридической службы на десятом этаже и усаживается в одной из свободных «клеток» у задней стены. Конечно, когда он начинает скучать, то возвращается обратно в кафе – там всегда что-то происходит!
Мы не можем контролировать поведение своих коллег. Во многих компаниях нам не позволят заново отстроить стены в офисах с открытой планировкой. (Подробнее мы рассмотрим способы преодоления этих и других проблем, связанных с физической средой, в которой нам приходится работать, в девятой главе.) Однако, используя сильные стороны своего стиля продуктивности, вы можете минимизировать влияние различных факторов отвлечения внимания, негативно сказывающихся на вашей работоспособности.
Вы уже научились управлять своим вниманием способом, который в полной мере соответствует вашему стилю мышления и работы. Теперь пришло время сфокусироваться на определении ваших профессиональных и личных целей и приоритетов. Именно этой теме будет посвящена следующая глава.
13
Bose – торговая марка аудиотехники высокого качества. Grateful Dead – легендарная американская рок-группа (1965–1995), играющая рок с элементами психоделической музыки, блюза, джаза и кантри. Прим. пер.
5. Установите собственные приоритеты
Теперь, выяснив, что именно мешает нам фокусироваться и какие раздражители необходимо устранить, чтобы спокойно выполнять свою работу, мы уже в состоянии существенно повысить свою продуктивность. Однако если то, на чем вы концентрируетесь и над чем работаете, не связано с вашей ключевой целью или миссией, то ваши действия будут походить на движения лодки без руля и весел – она снялась с якоря и теперь несется по воле волн.
С самого юного возраста Дениз Моррисон, СЕО Campbell’s Soup, знала, что когда-нибудь возглавит компанию. Она рано усвоила истину: как для реализации бизнес-проекта необходимо сформулировать конкретные задачи, так и в жизни нужно ставить перед собой определенные цели, как краткосрочные, так и долгосрочные, и разрабатывать четкий план их достижения. Дениз часто размышляет о своей карьере и оценивает ее, задавая себе следующие вопросы: «Где я была прежде? Где я сейчас? Куда я иду, и какие ресурсы мне необходимы, чтобы туда добраться?». Когда ее компания предоставляет ей нужные ресурсы, Дениз уходит в работу с головой. А когда нет – то она знает, что все равно нужно двигаться вперед {26} .
26
Advice from the Super Successful // forbes.com. – URL:(Дата обращения: 13.03.2014.)
Методология R.E.A.D.Y., Aim, Fire [14] не только поможет вам уяснить свои цели и приоритеты, но и обеспечит их достижение самым рациональным и эффективным способом.
Определите свои R.E.A.D.Y.-цели
Первым делом вам необходимо четко сформулировать свои цели и приоритеты. И для начала предлагаю охватить взглядом общую картину своей жизни и работы, а не фокусироваться на каких-то отдельных узких сегментах, например задачах ближайших нескольких дней, недель или месяцев. А затем, установив долгосрочные цели, уже использовать их как систему координат для определения последующих действий.
14
Ready, Aim, Fire – с англ. букв. «Готовься! Целься! Пли!». Вместе с тем в данном случае слово R.E.A.D.Y., помимо значения «готовый» (ready), имеет и другой смысл – оно является акронимом от слов: Realistic (реалистичный), Exciting (волнующий), Action-oriented (ориентированный на действие), Directive (директивный), Yours (ваш). Подробнее об этом речь пойдет в следующем параграфе. Прим. пер.
Свои цели я формулирую в конце декабря, самое позднее – в первый или второй день января, и так каждый год. Я фиксирую их в следующих четырех областях своей жизни:
• профессиональной сфере;
• личной;
• сфере здоровья;
• духовной сфере.
Я стараюсь описывать то, что планирую сделать в наступающем году, максимально конкретно и использую для этого в качестве ориентира следующие вопросы.
Профессиональная жизнь
• В конце карьеры я смогу сказать, что использовала все свои шансы и способности, если…
• Где я хочу оказаться через десять лет?
• Каковы цели моей команды или моего подразделения на этот год?
• Каковы мои личные профессиональные цели на этот год?
• Какова моя цель-максимум в профессиональной жизни на этот год?
Личная жизнь
• Что я хочу получить от своих личных отношений?
• От чего именно я бы хотела избавиться в своих личных отношениях?
• Что я намерена привнести в свои личные отношения?
• Как я хочу присутствовать в жизни своих близких?
• Какова моя цель-максимум в личной жизни на этот год?
Здоровье
• В каком физическом состоянии я хочу провести этот год?
• Как я обеспечу себе наилучшее физическое и умственное здоровье в новом году?
• Что мне нужно изменить в режиме питания, отдыха и гимнастических упражнениях, чтобы поддержать свои силы для достижения поставленных профессиональных и личных целей?