Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности
Шрифт:
Примите решение!
После того как вы изменили схему работы с почтой, восстановив контроль над почтовым ящиком, нужно сделать еще один шаг: сократить количество времени на обработку входящих сообщений. Но для этого придется овладеть наукой принятия решений.
Когда мы с Эмили пытались продраться сквозь 13 000 сообщений, скопившихся у нее в папке «Входящие», я начала задавать ей следующие вопросы: «Требует ли это сообщение от тебя каких-либо действий?», «А вот то письмо – оно тебе действительно нужно?», «Ты уже ответила на данное послание?» и так далее. И в каждом случае Эмили останавливалась, перечитывала сообщение и думала над тем, что мне ответить. Она поступала так даже с письмами, которые уже неоднократно перечитала. Стало очевидно: при просмотре входящей почты
Все эти «пылящиеся» послания просто загромождали его, создавая нестерпимый хаос, а все потому, что моя клиентка боялась что-то решить. Говоря словами эксперта в области организации труда Барбары Хэмпхилл: «Хаос = отложенные решения». Иными словами, ключ к более эффективной и оперативной обработке входящей почты лежит в умении быстро принимать решения. И лучший метод здесь – мой «Алгоритм имейл-проворности». Я называю его так потому, что его предназначение – сделать нас проворнее в отношении содержимого нашего почтового ящика. То есть чем быстрее вы определитесь с ним, тем больше времени у вас останется на другие дела в течение дня.
Используйте «Алгоритм имейл-проворности»
«Алгоритм имейл-проворности» – это четырехшаговый процесс: прочтение, решение, действие, хранение. Придерживаясь его, вы сможете максимально быстро просматривать свой почтовый ящик, молниеносно принимая решения, причем от этого они не станут менее точными и выверенными (рис. 9.1).
Рис. 9.1. «Алгоритм имейл-проворности»
Первый шаг алгоритма – прочтение. Шаг вполне очевидный, не так ли?! Скорее всего, вы действительно читаете полученные письма и даже, подобно Эмили, перечитываете их по несколько раз. Но нередко проблема состоит в том, что мы открываем почтовый ящик тогда, когда на самом деле не в состоянии полноценно воспринимать информацию, содержащуюся в посланиях. Например, когда параллельно беседуем с кем-то по телефону, или когда до очередной встречи остается всего несколько минут, или пока стоим в очереди за кофе, или за пять минут до конца рабочего дня. Иными словами, когда мы не в состоянии вникнуть в их суть. А потому впоследствии мы вынуждены тратить драгоценное время на их перечитывание.
Может показаться, что проблема не стоит выеденного яйца, но на самом деле она становится причиной огромных потерь времени и сил. Допустим, к примеру, что вы получаете по 100 писем в день, и на прочтение каждого у вас уходит приблизительно по одной минуте. Стало быть, в целом вам понадобится 1 час 40 минут. Но если у вас не было возможности вникнуть в содержание писем с первого раза, вам придется перечитать их еще раз, израсходовав в сумме уже 3 часа 20 минут.
У вас есть лишние полтора часа в день, которые можно позволить себе потратить впустую? Если нет, то заведите привычку открывать почтовый ящик только при наличии времени и сил на полноценный просмотр корреспонденции, и тогда вам не придется перечитывать ее дважды.
Второй шаг в «Алгоритме имейл-проворности» – собственно принятие решения. Как уже отмечалось, хаос = отложенные решения. Это как раз тот самый этап, когда вы можете предпринять активные действия для предотвращения хаоса, а именно: принять решение по каждому электронному сообщению. Спросите себя: «Это важное письмо? Оно требует от меня каких-нибудь действий?». Как видите, вопросы очень простые и позволяют определиться относительно каждого послания.
На третьем этапе «Алгоритма имейл-проворности» вам предстоит предпринять некие конкретные шаги. Возможно, полученное письмо потребует осуществления определенных действий, например составления ответа на запрос, передачи информации третьим лицам, выделения времени на мероприятие или поиск решения простой проблемы. Если да, тогда у вас есть на выбор три варианта, как поступить (рис. 9.2).
Рис. 9.2.
Первый вариант – последовать девизу компании Nike: «Просто сделай это!». Выберите его, если сможете выполнить поставленную задачу или ответить на заданный вопрос в течение трех-пяти минут, а то и меньше. В конце концов, если вы решите вернуться к письму еще раз чуть позже, то потеряете еще больше времени, так что просто сделайте сейчас то, о чем вас просят, и удалите сообщение из своего ящика и сознания навсегда.
Второй вариант – переслать письмо кому-нибудь другому и делегировать ему полномочия ответить на него. Но тогда понадобится принять решение: кто тот «правильный» человек, которому следовало бы адресовать данное послание. Если это вы, то хорошо, а если нет, тогда передайте письмо далее, причем немедленно. Вы можете переслать его «правильному» человеку (добавив от себя пару слов и объяснив ситуацию) или же написать краткий ответ отправителю, посоветовав ему обратиться к более компетентному в данном вопросе лицу, указав его адрес. В любом случае вы снимете с себя ответственность и сможете с чистой совестью удалить письмо из своего ящика.
И последний вариант, который наверняка подойдет для большинства писем в вашем почтовом ящике, – превратить письмо в задачу. Проще говоря, прочитать послание, решить, какие конкретные шаги следует предпринять по нему, и добавить их в перечень своих задач. Реализуется это просто: достаточно «перетащить» строчку с темой письма в календарь, используя специальную функцию почтовой программы, или сделать соответствующие пометки в своем графике, не выходя из компьютерного приложения. Таким образом вы превращаете письмо в задачу и выделяете под ее выполнение подходящее время. (На сайте www.carsontate.com [26] размещен видеоролик, демонстрирующий, как превращать электронные письма в задачи. Там же можно скачать и краткое руководство, в котором описаны шаги, запечатленные на видео.)
26
Все материалы на сайте автора книги www.carsontate.com – на английском языке. Прим. пер.
Но как быть, если электронное письмо не требует от вас никаких действий? В таком случае у вас есть два варианта: или сохранить его в архиве, или удалить.
Как же решить, какой вариант выбрать? Я убедилась в том, что известное правило «20/80» [27] вполне применимо и к электронной корреспонденции: большинство людей обращаются только к 20 процентам писем из тех, которые они сохраняют. Остальные 80 процентов остаются в «облаке», продолжая занимать место, хотя никогда не бывают востребованы. А посему, прежде чем заархивировать письмо, спросите себя: может ли оно понадобиться вам снова? Возможно, оно пригодится в каких-нибудь административных или юридических целях? Или в нем содержатся некие конкретные детали по текущему проекту, которых больше нигде не найти? Если да, то сохраните письмо, если нет – удалите.
27
Правило «20/80» (или Закон Парето – по имени итальянского экономиста и социолога, доказавшего, что при всех формах организации общества 20 процентов населения владеют 80 процентами богатств) – эмпирическое правило, в соответствии с которым 20 процентов усилий дают 80 процентов результата, а остальные 80 процентов усилий – лишь 20 процентов результата. Прим. пер.
И наконец, четвертый шаг в «Алгоритме имейл-проворности» – хранение электронных сообщений. По сути, это не какое-то отдельное действие, а завершающий этап алгоритма. Само слово «хранение» должно подсказать вам, что ящик входящей почты не место для скопления кучи ненужной корреспонденции. Лучше держать ее в другом месте. А потому перемещайте письма в один из следующих «ангаров»: в соответствующие папки с файлами, в мусорную корзину, в рабочий календарь или перечень задач.
Применение «Алгоритма имейл-проворности» позволит вам избавиться от хаоса в ящике входящих сообщений и существенно сократит количество времени, уходящего на обработку почты.