Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение.

Захарьин В.

Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, решается в каждом конкретном случае руководителем объединения, предприятия, учреждения, организации, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

По нашему мнению, в том же приказе (или в ином внутреннем нормативном акте), которым устанавливается предельная продолжительность командировок, целесообразно закрепить условия, при которых работник может не возвращаться ежедневно к месту постоянного жительства. Разумеется, делать это имеет смысл

в отношении только тех населенных пунктов, транспортное сообщение с которыми обеспечивает возможность ежедневных разъездов. При этом целесообразно оговорить в данных актах возможность возвращения работника к месту постоянного жительства в выходные дни (если графики рабочего времени организации, в которую командирован работник, совпадают с графиком той организации, из которой он командирован). Выплата суточных и оплата расходов за наем помещения за эти дни представляются экономически необоснованными.

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех учреждений и организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

Если по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с руководством организации.

Отметим, что решение о том, что работник должен выйти на работу в день прибытия из командировки (например, если фактическое прибытие имело место в самом начале суток, а результаты командировки должны быть использованы немедленно), не отменяет права на получение суточных за этот день. Но средняя заработная плата за этот день сохраняться не должна, так как в табеле рабочего времени соответствующая рабочая смена будет отражена как рабочая и, следовательно, будет оплачиваться в общем порядке.

За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок во время командировки, в том числе и за время нахождения в пути.

Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Данное обстоятельство может иметь существенное значение в случае, если осуществляется суммированный учет рабочего времени, то есть если продолжительность рабочей смены более восьми часов (например, 12 или 24).

Заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, от которой он командирован. Очевидно, что вопрос о перечислении заработной платы может возникнуть только в случае, если время нахождения работника в командировке дольше периода, за который начисляется заработная плата. Кроме того, по нашему мнению, такое перечисление является правомерным при согласии работника.

Таким же образом командированному работнику могут перечисляться подотчетные суммы, если срок командировки продлевается.

При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется в том учреждении или организации, которые его командировали. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются

расходы по найму жилого помещения (кроме случая, если командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства, но не свыше двух месяцев.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке.

За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки. Следовательно, за эти дни и не начисляются суточные.

Руководителям организаций предоставляется право в случае, если размер расходов на служебные командировки (расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно) известен заранее, разрешать оплату этих расходов командированным работникам, с их согласия, без представления подтверждающих документов. Денежные суммы при этом выдаются командированному работнику исходя из действительной потребности, но не выше суммы, исчисленной по установленным нормам в том порядке, в каком производится расчет командировочных.

Расчет выданной суммы, подписанный руководителем и командируемым работником, хранится в бухгалтерии учреждения или организации. По прибытии работника из командировки надлежаще оформленное командировочное удостоверение сдается им в бухгалтерию, отчет об израсходованных суммах не представляется.

Заметим, что данное право предоставлено п. 17 Инструкции № 62 и, безусловно, может быть использовано для целей бухгалтерского учета. Что же касается налогообложения, то весьма вероятно возникновение споров с налоговым органом по поводу правомерности принятия таких расходов к налоговому учету при формировании налоговой базы по налогу на прибыль. Дело в том, что формально такие расходы не могут считаться документально подтвержденными: конкретные расходы не обеспечены соответствующими оправдательными документами. Отстоять свою позицию налогоплательщику в данной ситуации будет довольно сложно. Поэтому реализация такого права может быть целесообразной в случае, если расходы не связаны с налогообложением, например, в учреждениях, которые финансируются за счет бюджетных средств, или при командировках, расходы по которым возмещаются за счет средств чистой прибыли.

Если в установленном порядке изменяются сроки командировки, производится соответствующий перерасчет.

Командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных. В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету он должен приложить командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду.

Если командированному работнику был выдан аванс на расходы по командировке, а документы, подтверждающие произведенные работником расходы по найму жилого помещения и проезду, не могут быть представлены, руководитель объединения, предприятия, учреждения, организации имеет право разрешить оплату расходов по найму в пределах норм, а оплату проезда – по минимальной стоимости. В этом случае, по нашему мнению, вероятные разногласия с налоговыми органами могут быть урегулированы: главное, чтобы документально был подтвержден сам факт проезда (к месту командировки и обратно).