Разумный метод управления

Гугнин Юрий

– обрабатывать дела надо по очереди, по одному;

– с каждым делом надо последовательно попробовать сделать следующее:

– выкинуть (спам);

– сохранить (идея на будущее, справочная информация);

– передать (мы же менеджеры, надо делегировать!);

– отложить (встреча в календарь, большое дело на следующий день);

– сделать (что-то, что можно сделать здесь и сейчас).

В итоге ваш мозг будет в каждый момент времени свободен от переваривания кучи дел, и в нем останется место для новых идей из космоса:)

Полезный трюк:

В почтовых

клиентах полезно делать «внутреннее SEO»: если у вас есть какое-то важное письмо с идеей или задачей, советую написать в этой же цепочке писем письмо самому себе с набором ключевых слов. Это нужно, чтобы в будущем упростить себе поиск ценных писем и не терять важную информацию.

Разложить свое время по блокам

Надеюсь, большинство читателей посещали госучреждения. Если вы были достаточно внимательны, то могли заметить на каждой двери табличку с часами приема населения. Это фундаментально важные таблички. Госслужащие знают про тайм-менеджмент больше, чем вы могли подумать.

На занятиях курса «Управление проектами» мы играем в игру «Поглотители времени». Суть проста: надо выписать все, что отвлекает вас от работы, и по каждому такому поглотителю предложить хотя бы пару вариантов его устранения. Попробуйте сделать такое упражнение на досуге. Наши студенты в итоге приходят к выводу, что на работе от работы отвлекает хаотичное поступление задач и информации. В качестве упорядочивания хаоса есть две очевидных техники: завести часы приема населения или нанять секретаря (второй метод чиновники тоже активно используют).

Допустим, найм секретаря могут позволить себе немногие (хотя, если честно, при нынешних зарплатах в IT и наличии всевозможных сервисов по поиску фрилансеров секретарь становится вполне по карману, см. книги Тима Ферриса). Но договориться с товарищами о разделении времени на медитативную работу и планерки-звонки можно совершенно бесплатно. А если вы руководитель отдела или топ-менеджер, смело вешайте табличку с часами приема населения: ваши люди только больше будут уважать и ваше время, и вас, как руководителя (вы не поверите, но зачастую сотрудники подшучивают над боссами, которые постоянно погружены в мелкие оперативные задачи, и шутки эти вполне по делу).

Лично я стараюсь каждый день придерживаться такого распорядка:

– с утра медитативные задачи или встречи, на которых нужна свежая голова (бонус: рано утром можно быстро доехать в офис, даже в Москве до 08:30 нет пробок во многих районах). Важно именно забить это время в календаре на 1–2 часа, чтобы не назначать туда всяких бестолковых дел;

– в обеденное время звонки, встречи, разбор почты (все равно после обеда организм увлечен усвоением пищи, нет смысла тужиться и изображать бурную деятельность);

– вечером вторая волна работы (звонки стихают, люди собираются по домам, можно спокойно сосредоточиться в тишине).

У вас может быть свой режим, биоритмы у всех разные. Но утро – все равно, самая прекрасная часть дня. И голова свежая, и люди вокруг еще спят, можно спокойно помедитировать.

Полезный трюк:

Если вдруг вам неловко договориться о сегментации времени сразу на весь день, начните с простого: используйте метод помидора [3] .

Благодаря милому помидору-таймеру вы не будете выглядеть таким занудой, и коллеги вас поймут:)

3

http://ru.wikipedia.org/wiki/Помидор (метод)

Придерживаться информационного аскетизма

В наше время есть проблема поиска крупиц полезной информации в мощном потоке безделицы. Точнее, проблемы две:

1. Собственно, поиск полезной информации.

2. Борьба с прокрастинацией.

Методы решения простые и строгие:

– в социальных сетях можно отписаться от человека, оставив его в друзьях. Я смело отписываюсь от людей, которые постят «котиков», шарят «скандальные статьи» или пространно рассуждают о том, какой телефон (свитер, автомобиль) купить. Может, у кого-то и есть время на публикацию и чтение таких вещей, но мне его жалко.

В итоге в ленте остаются только люди, которые пишут про полезные отраслевые новости или исследования;

– быстрый и эффективный метод: плагин к браузеру StayFocusd, который позволяет задать суточный лимит на просмотр бестолковых сайтов;

– еще один трюк: не читать почту, новости и соц. сети по утрам. Иначе, с высокой вероятностью, вам в голову залетит бестолковая идея («как же Алла Борисовна родила в 64 года?», «выпустят ли Pussy Riot на свободу?») и все, прощай, медитация и эффективная работа;

– сильно ограничить чтение СМИ. Имеет смысл читать лишь узкопрофильные тематические СМИ по темам, которые вам интересны. Все широковещательные ресурсы все равно пересказывают одно и то же, соревнуясь в скорости публикации и скандальности заголовка. Вы все равно не пропустите выборы президента или революцию, поэтому лучше займитесь делом или проведите время со своей семьей;

– выключить на телефоне и компьютере оповещения из соц. сетей, почтового клиента и всевозможных приложений. Достаточно оставить звонки и SMS. Даже почту я проверяю 2–3 раза в течение дня (и ближайшая цель – 1 раз в день). Если вы не оператор службы поддержки, то постоянная проверка почты и реагирование на сигналы мобильника снижает ваш IQ (см. исследование [4] ). Логика проста: если кто-то погибает (упал сайт интернет-магазина, срывается важный проект, уволилось руководство у клиента), вам позвонят, а не напишут.

4

http://scienceblogs.com/retrospectacle/2007/02/27/hewlett-packard-infomania-stud/

Жить осознанно

Внимание! Это ключевая глава книги, из которой потом вырастает управление клиентом, командой, качеством и продуктом. Она может выглядеть эзотерично, но постарайтесь ее прочитать и прочувствовать. Спасибо за внимание:)

Тактические инструменты управления временем рассмотрели, пора перейти к стратегическим. Можно стать ниндзя пустого инбокса, но все равно жить без особого вкуса и смысла.

Ради интереса, сделайте одно из упражнений нашего курса: