Чтение онлайн

на главную - закладки

Жанры

Руководство по улучшению бизнес-процессов
Шрифт:

Этап 1.

Планирование улучшения бизнес-процессов

* * *

Чтобы составить план изменения бизнес-процессов, вам необходимо будет предпринять следующие шаги:

• Выявить признаки проблемы

• Выбрать процесс, который необходимо улучшить

• Определить масштабы, цели и график изменений

• Собрать команду, которая будет заниматься совершенствованием бизнес-процессов

• Грамотно поставить задачу команде

Выявляем

признаки проблемы

Чтобы составить план улучшения бизнес-процессов, для начала следует решить, действительно ли организация процессов в вашей компании нуждается в улучшении. Ответ на этот вопрос будет положительным, если вы наблюдаете ряд характерных симптомов, включая следующие:

• Клиенты все чаще говорят, что качество ваших продуктов или услуг падает.

• Некоторые процедуры представляются слишком сложными.

• Выполнение задач занимает больше времени, чем раньше, либо разные люди тратят разное количество времени на выполнение одной и той же задачи.

• Выполнить задачу правильно с первого раза удается редко.

• Качество работы вашей команды падает, либо она раз за разом оказывается не в состоянии выполнить поставленные перед ней задачи.

• Сотрудники выражают недовольство относительно запутанной организации работы и помех, которые мешают им выполнять свои служебные обязанности.

В жизни, как в шахматах, выигрывает предусмотрительный.

Чарльз Бакстон

Выбираем процесс, который необходимо улучшить

Вполне возможно, вы, как и большинство менеджеров, наблюдаете одновременное проявление целого ряда симптомов возникших проблем. Это позволяет предположить, что вашей организации будет выгодно заняться совершенствованием целого ряда бизнес-процессов. К примеру, Джо, руководивший региональным офисом компании, предлагающей финансовые услуги, обнаружил многочисленные жалобы клиентов на то, что при заполнении заявки на кредит им приходится несколько раз указывать одну и ту же личную информацию. Кроме того, несмотря на высокий профессионализм сотрудников Джо, бизнес его офиса, исходя из количества новых клиентских счетов, открытых в течение квартала, рос медленнее, чем у других региональных офисов.

Когда у вас складывается впечатление, что в улучшении нуждаются сразу несколько процессов, как решить, каким из них следует заняться в первую очередь? Составьте матрицу выбора процессов, в которой вы сможете оценить каждый из них в соответствии с выбранными критериями, – например, насколько легко будет изменить тот или иной бизнес-процесс и много ли проблем создает для клиентов его неотрегулированность. Каждый проблемный процесс оцените по шкале от 1 до 5, где 5 будет максимальной оценкой, а 1 соответственно – самой низкой. Пример такого выбора вы можете наблюдать в таблице «Матрица выбора процессов Джо».

Оценив каждый из процессов, подведите итог. Наиболее высокий рейтинг означает, что именно этим процессом необходимо заняться в первую очередь. В случае с Джо онв итоге решил сосредоточиться на открытии новых счетов.

Более подробную информацию см. в разделе «Расставляем приоритеты при совершенствовании бизнес-процессов: полезные советы».

Расставляем приоритеты при совершенствовании бизнес-процессов: полезные советы

• Определите, какой из процессов наиболее важен с точки зрения вклада вашей команды в общее дело компании. Не забудьте поинтересоваться мнением самих членов команды, а также внешних наблюдателей – к примеру, клиентов и поставщиков.

• Отдавайте приоритет процессам,

которые сильнее всего влияют на клиентов.

• Выбирайте для совершенствования процессы, исправление которых принесет максимум пользы при минимуме затрат.

• Обращайте приоритетное внимание на бизнес-процессы, несовершенство которых дорого обходится организации – например, ведет к невозможности удовлетворить нужды клиентов, росту цен или удлинению производственного цикла.

• Также крайне важно усовершенствовать процессы, оказывающие отрицательное влияние на ситуацию в коллективе – например, ведут к конфликтам между его членами, из-за чего те не могут сосредоточиться на удовлетворении нужд клиентов.

Определяем масштабы, цели и график изменений

Решив, какой именно процесс будет подвергнут перестройке, определитесь с масштабами, целями и графиком изменений. Масштабы изменений определяют, что именно будет затронуто переменами, а что нет. Например, чтобы улучшить механизм открытия новых счетов, Джо решил изменить способ взаимодействия его сотрудников и технологий. Он предпочел по возможности ни менять работу, выполняемую сотрудниками, ни задействовать новые технологии.

Определите, в какой степени предстоящее видоизменение бизнес-процессов соответствует целям вашей организации. Ясно обозначьте, каким образом данный конкретный процесс связан с другими, происходящими в ней, и как он влияет на основных заинтересованных лиц, таких как клиенты и поставщики компании. Выразите желательные улучшения в цифрах. К примеру, Джо утверждает, что усовершенствование процесса открытия счетов поможет его компании достичь стратегической цели – эффективнее и быстрее обслуживать клиентов. Процедура открытия счетов напрямую влияет на степень удовлетворенности клиентов и связана с другими процессами, осуществляемыми в ходе рассмотрения заявок на кредиты, в том числе оценкой кредитных историй соискателей. Джо описывает желаемое улучшение следующим образом: «Чтобы открыть у нас счет, клиенты должны предоставлять личную финансовую информацию только один раз».

Чтобы определиться с графиком изменений, выделите ключевые задачи, которые необходимо будет решить в ходе усовершенствования проблемного бизнес-процесса, и приблизительно оцените, в какие сроки это можно будет сделать. Например, для Джо ключевыми этапами должны стать составление в течение двух месяцев схемы нового процесса открытия счетов и пробный запуск обновленной процедуры в конце третьего квартала.

Соберите команду, которая будет заниматься совершенствованием бизнес-процесса

Решите, кто будет реализовывать проект. Команда должна состоять из следующих сотрудников:

• Менеджер проекта. Выберите человека, который будет выполнять обязанности менеджера проекта. Это можете быть вы сами или другой сотрудник. У менеджера проекта должен быть опыт работы с людьми над конкретными задачами. Он будет отвечать за то, чтобы работа выполнялась вовремя, ни один значимый вопрос не остался без внимания и чтобы в итоге процесс усовершенствования завершился успешно.

• Ответственный за процесс. Этот специалист будет отвечать за то, чтобы после внедрения обновленного процесса в повседневную практику в нем при необходимости осуществлялись изменения, нужные для дальнейшего повышения его эффективности. Эту роль опять-таки взять на себя можете вы. Этот человек должен быть очень хорошо знаком со всеми деталями обновленного процесса, готов при необходимости вносить в него дальнейшие изменения и иметь достаточный авторитет, чтобы убеждать сотрудников их принять. Кроме того, ответственный за процесс должен понимать принципы эффективного дизайна бизнес-процессов, уметь оценивать эффективность обновленного процесса с помощью соответствующей системы показателей и вести относящуюся к нему документацию, включая схемы процесса, описание стандартных процедур и контрольные списки вопросов.

Поделиться:
Популярные книги

Очкарик 2

Афанасьев Семен
2. Очкарик
Фантастика:
фэнтези
альтернативная история
5.00
рейтинг книги
Очкарик 2

Под крылом ворона

Шебалин Дмитрий Васильевич
3. Чужие интересы
Фантастика:
фэнтези
попаданцы
5.00
рейтинг книги
Под крылом ворона

Отмороженный 9.0

Гарцевич Евгений Александрович
9. Отмороженный
Фантастика:
боевая фантастика
рпг
5.00
рейтинг книги
Отмороженный 9.0

На границе империй. Том 4

INDIGO
4. Фортуна дама переменчивая
Фантастика:
космическая фантастика
6.00
рейтинг книги
На границе империй. Том 4

Белые погоны

Лисина Александра
3. Гибрид
Фантастика:
фэнтези
попаданцы
технофэнтези
аниме
5.00
рейтинг книги
Белые погоны

Последний Герой. Том 1

Дамиров Рафаэль
1. Последний герой
Фантастика:
попаданцы
альтернативная история
фантастика: прочее
5.00
рейтинг книги
Последний Герой. Том 1

Мертвое наследие

Шебалин Дмитрий Васильевич
6. Чужие интересы
Фантастика:
попаданцы
фэнтези
фантастика: прочее
5.00
рейтинг книги
Мертвое наследие

Гарем на шагоходе. Том 1

Гремлинов Гриша
1. Волк и его волчицы
Фантастика:
боевая фантастика
юмористическая фантастика
попаданцы
5.00
рейтинг книги
Гарем на шагоходе. Том 1

Столичный доктор. Том VIII

Вязовский Алексей
8. Столичный доктор
Фантастика:
попаданцы
альтернативная история
5.00
рейтинг книги
Столичный доктор. Том VIII

Я граф. Книга XII

Дрейк Сириус
12. Дорогой барон!
Фантастика:
юмористическое фэнтези
попаданцы
аниме
5.00
рейтинг книги
Я граф. Книга XII

Неудержимый. Книга XXIX

Боярский Андрей
29. Неудержимый
Фантастика:
попаданцы
аниме
фэнтези
фантастика: прочее
5.00
рейтинг книги
Неудержимый. Книга XXIX

Мастер 8

Чащин Валерий
8. Мастер
Фантастика:
попаданцы
аниме
фэнтези
5.00
рейтинг книги
Мастер 8

Очкарик

Афанасьев Семён
Фантастика:
фэнтези
5.75
рейтинг книги
Очкарик

Я – Стрела. Трилогия

Суббота Светлана
Я - Стрела
Любовные романы:
любовно-фантастические романы
эро литература
6.82
рейтинг книги
Я – Стрела. Трилогия