Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

Моргенстерн Джулия

• Сделайте то, что я рекомендую для кухни (Глава 16-я): купите тележку на колесиках и храните в ней некоторые предметы. Когда необходимо, просто притяните тележку к столу и возьмите нужную вещь, а когда закончите, отодвиньте тележку обратно.

Оценка времени

Ниже приведено среднее время, необходимое для организации домашнего офиса:

ИЗБЕГАЙТЕ РАСПРОСТРАНЕННЫХ ЛОВУШЕК

Не производить сортировку и «чистку». Те, кто работают дома, особенно предприниматели,

часто чувствуют, что если не будут все время работать, то не заработают денег. Поэтому они приступают к процессу организации пространства, но быстро начинают беспокоиться и не доводят его до конца. Такой фрагментарный подход, без сомнения, приведет к разрушению любой системы, какой бы эффективной она ни была. Не учиняйте скорую расправу над своим проектом по организации. Прямо сейчас зарезервируйте необходимое для этого время. И немедленно — или почти немедленно — извлечете пользу: во времени, деньгах и возможностях.

^{Дополнительные аксессуары на рабочем столе делают систему хранения текущих документов удобной и привлекательной}

ДЕЙСТВУЕМ!

1. Сортировка

Предприниматели имеют тенденцию накапливать много потенциально ценной информации, но часто не знают, как разделить ее на категории. В конце концов, важная информация теряется и забывается в разнообразных грудах или папках. Подумайте о том, чтобы рассортировать свои документы по следующим категориям и установите для них простую систему поиска.

• Папки клиентов. Естественно, каждый клиент получает свою собственную папку. Если для работы вам нужно хранить множество документов по каждому клиенту (это особенно касается финансовых консультантов, юристов и дизайнеров), подумайте о том, чтобы рассортировать папку каждого клиента на постоянные подкатегории. Например, «Контракты», «Счета», «Результаты работы», «Дополнительная информация» и «Корреспонденция». Используйте цвет или позицию табулятора, чтобы обозначать разницу между основным файлом клиента и вложенными файлами. (Подробнее о техниках подшивки и хранения документов можно прочесть в Главе 6-й.)

• Файлы перспективных проектов и возможностей. Я храню файлы реальных и потенциальных клиентов вместе; в моем мышлении и то, и другое относится к одной и той же категории обслуживания клиентов и требует одинакового внимания и заботы. Файлы реальных клиентов отличаются от файлов потенциальных клиентов позицией табулятора: реальные находятся слева от табулятора, а потенциальные — справа. Когда потенциальный клиент становится реальным, я перекладываю папку и заново прикрепляю ярлык.

• Папки по темам. Это — папки для статей, вырезок, заметок и наблюдений, которые помогают оставаться в курсе последних тенденций в вашей профессиональной области и в которые можно включить статью, речь, предложение, — то, что вы хотите обсудить и использовать вместе с клиентами, коллегами или членами семьи.

• Папки «Для вдохновения». Типовые брошюры, переписка и разные маркетинговые документы и бланки, полученные от других компаний, — в общем, все, что вы собираете для стимуляции собственных творческих способностей и бизнес-идей.

• Счета. Мой друг Энтони, цветовод, разработал самый простой из известных мне методов контроля наличных издержек, которые ему возмещают клиенты. Заведите конверт для каждой недели года и в течение недели кладите в него все счета. В конце недели запишите категории и подсчитайте общую сумму расходов на внешней стороне конверта, затем запишите соотношение наличных к общей сумме издержек. Эта сумма будет служить суммой на издержки в течение следующей недели. Если собираетесь представлять на рассмотрение счета для компенсации, рассортируйте их в конвертах по проектам,

поездкам или датам.

• Конспекты с семинаров и курсов. Их можно сохранить, если поместить в подходящую форму. Попробуйте всего лишь на одной странице подвести итог самых основных идей каждого курса, который посетили. Поместите эту страницу в папку с металлическими разъемными кольцами. Назовите ее, например, «Золотые мысли». Держите ее под рукой на полке или рядом с телефоном, чтобы ее было легко ежедневно просматривать.

• Финансовые документы. Рассортируйте оплаченные счета в прозрачные файлы по месяцу и месту в банковских ящиках по годам. (Храните их в течение шести лет по соображениям уплаты налогов.)

• Бизнес-идеи. Если ваш ум генерирует новые идеи быстрее, чем вы успеваете их реализовывать, создайте раздел «Новые бизнес-идеи». Отведите для каждой новой идеи собственную папку и храните эти папки сгруппированными в большом навесном ящике с дном. Периодически добавляйте к этим идеям новые заметки и делайте обзор, чтобы понять, готовы ли вы приступить к их реализации.

• Сортируйте идеи для развлечений. Поместите обзоры ресторанов, хобби, спортивных и культурных событий в отдельный раздел своей системы хранения документов под названием «Стиль жизни» или «Городской каталог». Если вы часто путешествуете, заведите папку для каждого города, в котором постоянно бываете.

• Сортируйте файлы по зонам согласно их роли или функции. Ниже приведено несколько примеров файловых перечней. Они могут помочь вам стимулировать ваши собственные идеи.

ПИСАТЕЛЬ

Сюжеты:

— Текущие.

— Прошлые.

— Идеи для сюжетов.

Справочные материалы и источники.

Финансы:

— Счета.

— Оплаченные счета.

— Налоговые документы.

Консультант

Клиенты.

Маркетинг.

Финансы.

Административные вопросы.

2. «Чистка»

Эта стадия может быть очень сложной, особенно для предпринимателей, которые склонны сохранять все попадающее на их стол в надежде, что это может пригодиться для развития их дела. Но вещи, которые «могут пригодиться когда-нибудь», или потерявшие свою актуальность, становятся барьерами, блокируя доступ к важной информации, которая и приносит деньги. Пространство — это награда, так что держите его в чистоте.

«ЧЕРНЫЙ» СПИСОК ДЖУЛИИ: ВЫБРОСИТЬ НЕ ЗАДУМЫВАЯСЬ

• То, что вы уже хорошо знаете. Статьи, которые подтверждают ваши знания в какой-то области и которые можно прочесть для уверенности, но в целом хранить не нужно. Сохраняйте только новую информацию, которая может вас чему-то научить.

• Устаревшие отчеты — если только вы постоянно к ним не обращаетесь и не имеете возможности получить более новые версии. Помните заклинание: «Хранить источник (в настольной телефонной записной книжке) — выбросить бумагу».

• Распечатки, которыми вы больше не пользуетесь. Храните только один или два листа каждого документа в архивном файле и выбросите остальные бумаги.

• Старые чеки, выписки из банковских счетов, отчеты — если только они не нужны для заполнения налоговой декларации. Обратитесь к своему бухгалтеру за рекомендациями по поводу хранения таких документов (обычно они хранятся в течение шести лет).

• Черновики творческих проектов. У некоторых писателей есть привычка обращаться к более ранним версиям проекта, над которым они работают, пока он не будет закончен, — а иногда даже и после этого. Будьте честны с самим собой. Храните более ранние версии проекта и черновики только в том случае, если действительно когда-либо вернетесь к ним снова. Если да, то подшейте их в хронологическом порядке позади окончательной версии проекта.