Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени
Шрифт:
«Это настоящая проблема — умудряться работать в таких маленьких, тесных помещениях (автомобили, аэропорты, самолеты, гостиничные номера). В них нет ни стола, ни шкафа. Я все время пытаюсь найти удобное место для работы и стремлюсь устраиваться настолько компактно, насколько возможно».
3. Что для вас самое важное?
• Майку М., менеджеру крупной производственной компании, нужно было место для документов, связанных с поездками (план маршрута и билеты, паспорт, удостоверение личности, деньги, чеки, кредитные карточки, служебные удостоверения, конверты для чеков, отчеты по расходам); для всего, что необходимо для телефонных звонков и встреч (телефонная карточка, мобильный телефон и пейджер, важные телефонные номера, календарь); для расходных материалов (блокноты, бумага, карточки
• Саре Т., писателю и лектору, нужно было место для рабочих документов (файлы клиентов или проектов, материалы для чтения, документы и литература, собранные в пути, визитки), презентационных материалов (литература, вырезки, папки и справочники, доска для презентаций, маркеры, квитанции по накладным расходам).
• Сьюзен Л., менеджеру по продажам компании-производителя программного обеспечения, нужно было место для слайдового проектора, компьютера и проводов, диктофона, плейера и кассет, часов с будильником, одежды и обуви (деловой, вечерней и домашней; спортивного костюма и тапочек; ночной рубашки, нижнего белья, носков, колготок, купальника, туалетных принадлежностей, аптечки), запасов на случай непредвиденных обстоятельств (карманный фонарик и батарейки, переходное устройство, сигнальные ракеты, запасное колесо и домкрат, бутылка воды и еда на случай, если она застрянет в дороге, сменное нижнее белье, свитер).
4. Зачем быть организованным?
Примеры:
• «Уменьшить уровень напряжения и раздражения в командировках. Тогда я смогу лучше контролировать, что беру с собой. Я буду уверен, что взял с собой все необходимое и что все это со мной, когда доберусь до пункта назначения».
• «Сэкономить время на то, чтобы собрать и распаковать вещи. Сейчас я трачу на это слишком много времени».
• «Я хочу лучше работать в период после поездки. Сейчас в это время я работаю неэффективно, потому что забываю разобрать чемоданы и теряю свои заметки и напоминания по поводу звонков и писем».
• «Хотелось бы перестать чувствовать себя неловко из-за того, что я снова опоздал на самолет, пропустил встречу и не вовремя пришел на совещание. Все это происходит из-за того, что я не знаю, где и когда мне нужно быть и как туда добраться».
5. Что вам мешает?
Вот несколько распространенных причин беспорядка в мобильных офисах:
• Больше вещей, чем места для их хранения. Очевидно, самая распространенная причина беспорядка в поездках — это избыток вещей, когда вы берете с собой намного больше, чем помещается в чемоданы. В результате карманы и чемоданы оказываются набитыми битком.
• У вещей нет своего места. Люди часто пакуют вещи в случайном порядке, каждый раз помещая их в разные отделения чемодана, машины или портфеля. Из-за такого подхода очень трудно быстро проверить, взяли ли вы с собой все необходимое.
• Неудобное место для хранения. Часто профессиональные путешественники приобретают и используют чемоданы или портфели, не подумав сначала о том, что в них нужно хранить. В результате у них оказывается множество предметов неподходящей вместимости, конфигурации и размера.
Создаем стратегию: определяем рабочие зоны
Тем, чье рабочее место — чемодан, нужно устанавливать зоны более компактно, чем всем остальным, потому что они всегда пребывают в движении. Находясь в самолете, в поезде или в автомобиле, на полпути к пункту назначения, невозможно вернуться за какой-либо нужной вещью. Давайте рассмотрим некоторые типичные рабочие зоны, оборудование и модули хранения для мобильных офисов и то, как все это можно хранить во время авиаперелетов и путешествий в поезде и автомобиле.
Идеи для расширения пространства
Для профессиональных путешественников лучший способ расширить пространство состоит в том, чтобы научиться путешествовать налегке.
• Если у вас есть ноутбук, храните как можно больше важной информации на дискете или жестком
• Вместо того чтобы везти с собой тяжелые презентационные материалы, отправьте их по почте прямо в гостиницу или в место своего назначения.
• Берите с собой заранее напечатанные ярлыки и конверты, чтобы отсылать обработанные документы по почте обратно в офис. Пользуйтесь диктофоном, чтобы наговаривать ответы на письма и отправляйте кассеты по почте своему ассистенту для дальнейшей обработки.
• Ограничьте свой передвижной гардероб одеждой одного-двух основных цветов (например, черным и белым). Тогда все вещи будут подходить друг к другу, облегчая сборы. Для разнообразия периодически добавляйте парочку цветных деталей или аксессуаров.
• Берите в поездку небольшое количество любимых туалетных принадлежностей, оставляя большие бутылки и банки дома, если только ваша поездка будет не слишком долгой.
• Перед тем как взять с собой фен, утюг или пароварку, позвоните в гостиницу и спросите, предлагаются ли там такие удобства.
• Кладите в бумажник только самое необходимое: водительские права, одну кредитную карточку, телефонную карточку, АТМ-карточку [6] и паспорт со всеми вашими текущими номерами счетов. Кроме всего прочего, это еще и безопаснее!
• Составьте список всех вещей, которые нужно взять с собой. Если вы много путешествуете, продумайте несколько версий таких списков для разных типов поездок (одни сутки или три-семь дней, в страну с жарким или холодным климатом и т. д.).
6
Карточка, дающая некоторые дополнительные возможности по сравнению с обычной кредитной карточкой. Предоставляется некоторыми банками в США постоянным клиентам. — Прим. пер.
Оценка времени
Ниже приведено среднее время, необходимое для организации мобильного офиса:
1. Сортировка
По сравнению с почти любой другой ситуацией организации пространства, мобильные офисы вынуждают нас быть более избирательными при сортировке и группировании вещей. Ведь в самолете, в поезде или в автомобиле невозможно путешествовать караваном. Ниже приведен список возможных способов сортировки, который может пробудить у вас собственные ассоциации.
Способы сортировки документов
По счетам клиентов.
По хронологии событий в течение поездки.
По географии.
Или документы можно разделить следующим образом:
Работа, связанная с поездкой.
Работа, не связанная с поездкой.
Литература.
Файлы проектов или клиентов.
Работа в самолете.
Работа на встречах.
Способы сортировки литературы
По категории продукции.
По размеру.
В алфавитном порядке.
По типам клиентов.
Способы сортировки одежды
По ситуациям.
По комплектам.
Повседневная, рабочая или спортивная.
Чистая или грязная.
Верхняя одежда, белье или аксессуары.
То, что нужно повесить, сложить или не нужно ни складывать, ни вешать.
Способы сортировки туалетных принадлежностей
По категориям (средства для ухода за зубами, за волосами, для ванны и душа; косметика; парфюмерия).
По размеру и весу.
Самые необходимые (в несессере) или обыкновенные (в чемодане).
Хрупкие или прочные.
Способы сортировки оборудования
По категориям:
Компьютер.
Связь.
Презентации.
Способы сортировки документов, связанных с поездкой
По категориям:
Файлы.
Билеты и путеводители.
Кредитные карточки.
Паспорта.
Деньги.
Способы группировки расходных материалов
По категориям:
Для записей.
Для компьютера.