Секретарское дело
Шрифт:
Запросудобно использовать и в качестве «буфера» между таблицами и формой. Можно считать, что запрос – это та же таблица, только создаваемая в памяти компьютера на время работы программы. В запросе можно создавать вычисляемые поля, которых нет в исходных таблицах, сортировать и отбирать данные. При этом информация в исходных таблицах остается неизменной.
Формапредставляет собой окно диалога или документ в электронном варианте. Любой пользователь работает со множеством диалоговых окон в программах, сконструированных для Windows. В MS Access пользователи сами могут создавать для себя окна не хуже фирменных, но именно с той информацией, которая им необходима.
Отчет– средство создания сложных (в частности многостраничных) документов и вывода их на печать. Отчеты создаются на основе форм или отдельно, при помощи специальных средств. Особенность отчета заключается в том, что он формируется каждый раз заново, после того, как пользователь захочет его открыть. Поэтому иногда приходится ждать несколько секунд, пока форматирование отчета будет завершено. Зато в отчетах всегда присутствует актуальная информация.
В MS Access существуют две системы для создания программ обработки данных. Первая, позволяющая создавать макросы, упрощена настолько, что пользователь создает программы в режиме диалога, имея все необходимые подсказки. Вторая основана на использовании языка Visual Basic. Программы в этом случае хранятся в так называемых модулях. Эта система более сложная, но зато она обладает большими возможностями.
Для создания файла выполним последовательно 8 операций.
Выполните команду Создать. (New Database) меню Файл(File). Откроется диалоговое окно Создание базы данных(New Database).
Наберите имя файла создаваемой базы данных в поле Имя файла(File Name) – до 8 знаков без пробелов и нажмите кнопку ОК.
Для этой же операции в ряде случаев удобно пользоваться командой Сохранить как(Save As).
Теперь файл базы данных существует на жестком диске, и можно приступать к формированию внутренней структуры данных.
Следующий шаг – создание таблицы базы. Ее можно разрабатывать как самостоятельно (для чего нужен определенный опыт и заранее четко продуманный план и структура таблицы), так и с помощью Мастера(Table Wizard).
1. Укажите стрелкой мыши на ярлык (Table) и щелкните левой кнопкой мыши.
2. Нажмите находящуюся рядом кнопку Создать(New). Откроется диалоговое окно Создание таблицы(New Table) с кнопками Мастер(Table Wizard) и Новая таблица(New Table).
3. Нажмите кнопку Мастер(Table Wizard) этого окна. Откроется первое диалоговое окно Мастера – Разработка таблицы(Table Wizard).
4. В первом (левом) списке – Образцы таблиц: (Sample Tables) выберите название типа таблицы (например, Заказчики (Customers) или Адреса (Mailing List) и т. д. – в зависимости от назначения таблицы).
5. Во втором списке – Образцы полей: (Sample Fields:) последовательно выберите поля, необходимые для включения в таблицу (помните, что данные поля будут столбцами вашей таблицы). Для этого сначала щелкните стрелкой мыши по нужному полю в списке, а затем нажмите находящуюся правее кнопку «>». Проделайте эту операцию для каждого из подлежащих включению в таблицу полей.
6. Нажмите кнопку Далее>(Next>). Появится второе диалоговое окно Разработка таблицы(Table Wizard).
7.
8. Появится третье диалоговое окно Мастера. Здесь вы можете убедиться, что произведенные установки правильны, вернуться в случае чего обратно, либо нажать кнопку Готово(Finish).
Структура таблицы базы данных готова. Она имеет указанное количество полей. Поля являются столбцами. Строки пока пусты – в них вы будете вносить соответствующую информацию – записи.
При работе с базой данных удобно использовать стандартные возможности, которые предоставляет Access.
Добавление записи.
Программа добавляет новую запись в таблицу, когда пользователь нажимает клавишу со стрелкой вниз, если курсор находится на последней записи. Но можно использовать и специальную кнопку:
– Новая запись.
Аналогичная кнопка есть и в строке «Запись» в формах.
Удаление записи.
Есть два варианта:
• выделить строку в таблице и нажать клавишу Del.;
• выделить строку (запись) и нажать кнопку:
– Удалить запись.
Сортировка и фильтрация.
Если необходимо отсортировать таблицу по одной из граф, надо установить курсор на эту графу и нажать кнопку:
– Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.
Допустим, надо просмотреть строки таблицы, в которых есть заданное слово. Тут поможет фильтр. Надо выделить искомое слово в любой строке и нажать кнопку:
– Фильтр по выделенному.
Для отмены фильтрации нажмите кнопку:
– Удалить фильтр.
Аналогичные функции доступны и в контекстном меню, связанном с ячейками таблицами, но контекстное меню обеспечивает дополнительные возможности. Например, в таблице указаны цены товаров, и надо просмотреть все товары, цена которых больше 3000 рублей. Установите курсор в графе « Цена» и нажмите правую кнопку мыши. В открывшемся контекстном меню в строке « Фильтр для» введите: >3000. Будет включен режим фильтрации (отбора). Для отмены этого режима используйте кнопку Удалить фильтр.
Нажмите кнопку Поиск и введите образец данных. Обратите внимание на опции в окне диалога. Можно искать с учетом клавиатурного регистра (строчные и прописные буквы будут различаться) или без различия строчных и прописных букв, по всей таблице или только по одному полю, вверх по таблице или вниз по таблице и т. д. Если фрагмент найден, то для поиска следующего такого же фрагмента надо нажать кнопку Найти далеев окне диалога Поиск.