Секретарское дело
Шрифт:
От 13 до 20 баллов:
Нельзя сказать, что ваши шансы были блестящими. Но не теряйте надежды ни при каких обстоятельствах. Возможно, вам следует получить дополнительное образование или же вам просто не хватает уверенности в себе. Спокойно проанализируйте ситуацию, выявите свои слабые места и продолжайте действовать!
От 6 до 12 баллов:
Вам придется нелегко. Но не сдавайтесь. Исходите из того, что дорогу осилит идущий. Можно порекомендовать вам обратиться за консультацией к
Менее 5 баллов:
Малоутешительный результат. Если вы действительно ищете работу, вам срочно нужно менять тактику поиска.
Глава 5. Деловая переписка
5.1. Деловое письмо
Написание писем– это навык, который требует сочетания здравого смысла, терпения и понимания людей. Хорошее письмо прочитывают, а плохое письмо пылиться в папке с входящей информацией или даже в мусорной корзине для бумаг.
Обычно люди компануют факты линейно, однако последние исследования показывают, что мозг постоянно анализирует и группирует факты и идеи. Схема письма позволит нашему сознанию быстрее и проще отыскать необходимую информацию. Схема письма позволит вам организовать эти мысли и идеи наиболее логичным способом.
1. Возьмите простой лист бумаги и напишите основную тему письма в центре листа.
2. Расположите все идеи и мысли, которые возникают у вас по предмету, вокруг центра и проведите между ними линии.
3. Не сдерживайте себя, дайте волю своим мыслям. Не напрягайтесь, определяя, где в вашем плане должен располагаться каждый пункт.
4. После того, как вы закончили, пронумеруйте свои идеи в порядке важности.
Каждое деловое письмо должно иметь четкую структуру, это сэкономит время и избавит вас от путаницы. Кроме того, это поможет вашему адресату понять содержание письма и предпринять необходимые действия, не перечитывая его. Почти все письма можно составить следующим способом.
Приветствие: Дорогой / ая Г-н, Г-жа… Важно правильно написать имя адресата. Если вы сомневаетесь, правильно ли вы написали имя, позвоните в компанию, в которой работает адресат, и уточните правильное написание.
Введение.Начните с четкого заголовка. Он должен выглядеть профессионально и играть ту же роль, что и газетный заголовок. Заголовок фокусирует внимание адресата на предмете.
Факты. Это – основное содержание письма. В качестве подготовки вам необходимо запастись соответствующими фактами, рассортированными в логическом порядке. Убедитесь, что они достоверны. Каждая новая тема должна начинаться с нового параграфа.
Действие.Удостоверьтесь в том, что ваше письмо указывает:
1) какие действия необходимо
2) когда они должны быть предприняты;
3) кому их следует предпринять.
Вывод.Если вы закончите свое письмо фразой, побуждающей читателя к действию, то оно оставит впечатление незавершенности. Последняя строка письма представляет вам возможность надолго оставить хорошее впечатление, поэтому заключительная фраза не должна быть шаблонной и черствой.
Maxi Components Limited
LECHFORD
Bucks
SL8 91V
Your ref JPQ/7/82
Our ref PJ/S/70
8 July 2000
Mr Peter Wood
Marston Metal Supplies
Long Lane MARSTON
Northants LB791N
Dear Mr Wood,
Thank you for your letter of 4 July. Please contact either our branch of Midwest Bank pic, or Sankey Smith & Co Ltd, for the reference you require. Their addresses are as follows:
Mr John Wilson (Manager)
Midwest Bank pic
The Parade
LECHFORD
Bucks
SL8 8RT
Sankey Smith & Co Ltd
Unit 4
Beechfield Trading Estate
WALTON
Lanes
NR46BW
Yours sincerely, Peter Jones
Umow Lawnmowers Ltd
54-58 Fern Road
TIPLON
West Midlands
B167AJ
10 June 2000
Mr Richard Miles
Greenfingers Garden Supplies Ltd
Mill Lane
DROSFORD
Wilts
DO47NB
Dear Mr Miles,
Thank you for your letter of 5 June.
We have pleasure in enclosing our catalogue of lawnmowers. Spares for all current models are readily available from us, and we also operate a regular free collection and delivery repair service for our dealers.
Our terms are 30 days nett from date of invoice.
We normally hope to make deliveries within three to four weeks of receipt of order. However, I am afraid that delivery of Model TE7 may take up to six weeks, due to production difficulties. We hope, however, to resolve these problems within the next couple of months.
Our Southern Representative, Mr John Spears of 15 Rose Way, Gromsey, Hants (telephone Gromsey 45219) would, of course, be pleased to call on you at your request.
Yours sincerely,
Harry Treen Sales Department
Преимущества деловых писем заключаются в следующем:
1) с их помощью фиксируется информация, на которую можно сослаться впоследствии;
2) позволяют планировать, отбирать и правильно оформлять ваши мысли;
3) дают возможность вести довольно сложные и трудоёмкие дела;