Секретарское дело
Шрифт:
Уважаемые господа!
Редакция нашей газеты заинтересована в сотрудничестве с обучающими и консалтинговыми организациями.
Данные маркетинговых исследований показывают, что рекламные акции в специализированных печатных изданиях более результативны и вызывают большее доверие, чем радио, телевидение и газеты с размытой аудиторией. Залог успеха рекламной кампании – целевая аудитория.
Аудиторию
Если вы заинтересованы в новых клиентах, реклама ваших услуг в нашей газете привлечет внимание тех, кто наиболее нуждается в вас. На рекламу образовательных и консалтинговых услуг в нашей газете предусмотрены скидки – до 7 % на публикацию каждого рекламного объявления.
Высылаем вам прайс-лист и готовы предоставить любую интересующую нас информацию.
Редакция нашей газеты надеется на плодотворное сотрудничество. Телефон для справок: (095) 345-12-79.
С уважением,
Письма прямой почтовой рассылки(директ-мейл) в отличие от презентационных (рекламных) писем имеют целью побудить адресата к совершению покупки. Такие письма содержат не только описание продукции, но и бланк заказа для ее получения (опять-таки по почте или с курьером), а в некоторых случаях – и образцы продукции для бесплатного (пробного) употребления.
Краткие письменные сообщенияиспользуются в тех случаях, когда у автора (организации-отправителя) возникает необходимость в немногословном срочном информировании адресата в связи с конкретным поводом Подобные сообщения направляются адресатам в форме уведомления напоминания или предупреждения.
Отличительными особенностями напоминания являются:
1) ссылка на высланное ранее уведомление;
2) более краткая форма изложения сути предложений (пожеланий или требований) автора;
3) информирование о санкциях, которые могут быть применены к адресату в случае, если и на напоминание со стороны последнего так и не последует соответствующей реакции.
Сопроводительные письма– это письма, содержащие информацию об отправке адресату документов, информационных материалов и т. п., которые в силу специфики содержания объема или формы представления не могут быть оформлены в виде письма.
Сопроводительные письма включают в себя сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень.
Письмо-благодарность(благодарственное письмо) – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги.
Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие.
Благодарим за оказанную помощь в…
Выражаем Вам свою благодарность за…
Позвольте Вас поблагодарить за…
Письмо-соболезнование– письмо, составляемое в трагических жизненных ситуациях, требующих выражения участия (смерть, несчастный случай, последствия стихийного бедствия и т. п.).
В письмах-соболезнованиях используются следующие фразы:
Примите наше самое искреннее сочувствие по поводу смерти… Мы глубоко огорчены, узнав о смерти…
Для нас было огромным потрясением известие о скоропостижной смерти…
Письмо-извинение– деловое письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства.
Письма-извинения, как правило, начинаются следующими фразами:
Приносим свои извинения за то, что…
Приносим Вам свои глубокие извинения…
Позвольте принести (Вам) свои извинения за…
Мы хотели бы извиниться перед Вами за…
Разрешите извиниться перед Вами за…
Презентационное письмо –имеет цель представить в выгодном свете какую-либо продукцию, организацию, личность (политического деятеля, писателя и др.) или общественно значимое событие (выставка, фестиваль и др.).
Главная информация о событии сосредоточена в первом абзаце. В последующих абзацах идет уточнение деталей. В последнем абзаце указывают место и время проведения презентации. Вместо заключительной формулы вежливости помещают обращение-призыв к адресату, посетить презентацию.
Презентационное письмо обращено к публике, поэтому не предполагает персонального обращения к адресату. Отвечать на презентационное письмо не принято.
Стандартным началом презентационного письма может быть формулировка:
«Пользуясь случаем, обращаем Ваше внимание на…». Далее следует привлечь внимание адресата к преимуществам объекта презентации. В заключение необходимо побудить адресата к действию, например, к получению дополнительной информации или участию в мероприятии.
Презентационное письмо обычно красочно оформлено, может иметь приложение в виде справочных материалов, фотографий, иллюстраций и т. п.
Мини-письма –относятся к малым эпистолярным формам. Их особенность – стандартность содержания, несоблюдение некоторых формальных правил написания деловых писем. В структуру таких писем включается также пустой блок для оформления блиц-ответа.
Текст мини-писем сводится к сжатому изложению сути дела. Подобный «телеграфный» стиль уместен между деловыми партнерами, которые понимают друг друга «с полуслова».