Современные требования к кадровой службе (отделу)

Пономарева Наталья Г.

Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров – 5 лет.

Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени – 3 года.

Табели (графики), журналы учета рабочего времени – 1 год.

Акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка о трудовой дисциплине – 3 года.

Отчеты о состоянии и проверке работы с кадрами хранятся постоянно, а заявки, справки о потребности в высвобождении работников – 5 лет.

Личные дела и личные карточки работников должны

храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно.

Отчеты, акты, сведения об учете трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 3 года (ст. 351 Перечня).

В соответствии с п. «а» ст. 32 Перечня штатные расписания организации, изменения к ним по месту разработки и утверждения хранятся постоянно, а согласно ст. 34 Перечня штатные расстановки – 75 лет.

Должностные инструкции типовые (примерные) по месту разработки и утверждения хранятся постоянно, индивидуальные (персональные) – 75 лет в составе личных дел (ст. 35 Перечня).

Экземпляр трудового договора, который остается у работодателя, обычно подшивается в личное дело работника, которое хранится в соответствии с п. «б» ст. 337 Перечня 75 лет с последующей сдачей в архив. Если личные дела работников не ведутся, то трудовые договоры работников формируются в отдельное дело и хранятся в соответствии со ст. 338 Перечня также 75 лет.

Графики предоставления отпусков хранятся – один год.

Необходимо также хранить журналы, книги, карточки учета:

1) приема, перемещения (перевода), увольнения работников – 75 лет;

2) работников, направленных в командировки (срок начинает течь после увольнения работника) – 5 лет;

3) военнообязанных (после увольнения) – 3 г.;

4) отпусков – 3 г.;

5) личных дел, личных карто чек, трудовых договоров, трудовых соглашений – 75 лет;

6) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним – 50 лет;

7) выдачи справок о заработ ной плате, стаже, месте работы – 3 года;

8) выдачи командировочных удостоверений – 5 лет.

3.8. Формирование архива

Порядок формирования и архивации кадровой документации регламентирован Федеральным законом РФ от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [15] (далее – Закон об архиве).

Документами по личному составу Закон об архиве называет документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона об архиве).

15

СЗ РФ. 25.10.2004. № 43. Ст. 4169.

Документы, отнесенные к категории документов по личному составу, должны храниться у того юридического лица, где человек работал, в течение 75 лет после его увольнения.

При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами (ч. 9 ст. 23 Закона об архиве).

При ликвидации негосударственных

организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства (ч. 10 ст. 23 Закона об архиве).

Хотелось бы рекомендовать организациям включать в свои уставы специальные пункты, в которых должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица.

В настоящее время существует система Федеральной архивной службы, отдельных архивов документов по личному составу не создается. Но в соответствии со ст. 13 Закона об архиве организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Основными задачами архива организации являются:

1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

2) учет и обеспечение сохранности документов;

3) создание научно-справочного аппарата к документам – архива;

4) использование хранящихся в архиве документов;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду РФ, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой РФ и органами управления архивным делом субъектов РФ.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

1) ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций – источников комплектования архива;

2) принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива;

3) учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

4) создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

5) организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

6) проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

7) осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях – источниках комплектования;