Тайм-драйв. Как успевать жить и работать
Шрифт:
— Принудительно внедряя ТМ-техники, делайте это небольшими шагами
— Применяйте небольшие «кнуты и пряники» немедленно
— Используйте пилотные проекты
— Предлагайте тайм-менеджмент детям в форме игры, развивая в них «проективный» подход к жизни
10. «ТМ-манифест»
Используйте невосполнимое время вашей жизни в соответствии с осознанными личными ценностями
— Помните, что время необратимо, это «материал, из которого сделана ваша жизнь»
— Поверьте: человек может все, если сильно этого захочет
— Вы — не «винтик». Даже небольшие действия изменяют мир к лучшему
— Развивайтесь, двигайтесь, никогда не останавливайтесь
— Помогите другим найти свои цели и ценности
— Изменить мир — возможно. Сделайте первый шаг прямо сейчас
Приложение 2 «Жестко-гибкий» алгоритм планирования дня
Планирование рабочего дня, разобранное в четвертой главе, — тема, самая простая для понимания и самая сложная с точки зрения практического применения. Разберем алгоритм планирования дня подробно, на «кейсе». Напомню этот алгоритм:
— В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени).
— Выделите красным 2–3 приоритетных задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.
— На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи — привязанные к точному времени.
— Для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, «забюджетируйте» это время.
— Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.
— План дня будет выглядеть примерно следующим образом:
«Один день из жизни»
Приветствую вас на рабочем месте российского менеджера среднего звена. В 9 утра он пришел на работу и вот с чем столкнулся:
День сегодня загруженный…
Только-только утро начинается, а уже кажется, что времени не хватит катастрофически.
Уже прибегала Катерина: на подпись накопилось огромное количество документов, которые необходимо отправить по почте сегодня же нашим клиентам.
Основной поставщик задерживает поставки — надо ехать лично и разбираться, что к чему.
Проект А не стартует уже неделю: не даны все необходимые указания, Васин и Иванов тормозят процесс, требуют совещания, чтобы выяснить
Надо не забыть позвонить в головной офис: на носу ежемесячный отчет.
Через неделю выставка, на которой «кровь из носу» должна быть наша продукция, а никто еще не приходил с отчетом о нашей готовности! Что это значит? Понятно, что это значит…
А так хотелось сегодня сходить в бассейн и просто поплавать…
Нет, вряд ли получится.
И эти постоянные звонки, которые отвлекают и не дают сосредоточиться! Все, конечно, важно, но у меня же не три головы и не десять рук!
Так, а на какое число у меня назначена презентация??? На сегодня. А к ней надо еще подготовиться. И кстати, уточнить, куда ехать.
На столе где-то лежит недоправленная программа — надо бы ее перекинуть в отдел поддержки клиентов. Но сначала закончить правки. Только где она именно? На столе, мягко скажем, не идеальный порядок…
— Да? Да, да, буду через полчаса…
Ну вот. Еще и начальство вызывает на ковер. Что делать?
(Автор кейса — Мария Шарова, на момент написания — координатор дистанционных тренинговых программ компании «Организация Времени».)
Знакомая картина? Большое количество российских менеджеров и специалистов живут именно в таком хаосе задач. Любопытно: на тренингах участники часто говорят «ой как страшно, ой как похоже на реальный день, а можно ли задачи переносить с этого дня на следующие дни недели?» И в конце, после групповой работы над планом дня для этого менеджера, — «как, оказывается, все ненапряженно и исполнимо!»
Список «гибких» задач
Для начала сделаем результато-ориентированный список всех задач, которые нужно решить в течение дня. При этом не нужно торопиться с размышлением, что нужно, что не нужно, что можно совместить (например, поставщиков пригласить на обед). Сначала необходим просто полный внятный обзор предстоящих задач, а потом уже приоритезация и планирование.
1. Подписать документы
2. Решить проблему с поставками
3. Проект А: дать старт
4. Головной офис: выяснить параметры отчета
5. Выставка: выяснить ситуацию
6. Посетить бассейн
7. Подготовить презентацию
8. Провести презентацию
9. Выяснить место презентации
10. Шеф: отчитаться
11. Программа: поправить, переслать
12. Раб. стол: навести порядок
13. Катерина: поставить фильтр на звонки
14. Пообедать
15. Составить план на завтра
Обратите внимание: некоторые дела в списке разбиты на несколько отдельных записей. Разбивать стоит задачи, компоненты которых имеют существенную разницу в планировании. Например: