Тайм-менеджмент, 24 часа - это не предел

Анисинкова Е. Б.

За последнее время тренинги на тему повышения общей культуры управления для российских компаний перестали быть диковинкой, но взгляд на проблему самоорганизации сотрудников у руководителей не претерпел никаких изменений. Этому вопросу уделяется пока недостаточно внимания. Большинство руководителей полагают, что личная организованность менеджера является его собственной проблемой. А вот тайм-менеджмент предполагает, что каждый сотрудник должен обладать возможностью инвестиций своего времени не только в работу, но и в свои личные цели: самообразование, духовное и культурное развитие, досуг, здоровье, семью. Только тогда этот человек будет удовлетворен и эффективен. Решение же вопросов такого характера компании не под силу – это целиком и полностью дело самих служащих. Кроме того, в реальности часто бывает, что рабочее время одних сотрудников не поддается планированию, а для других выкраиваемая в результате применения тайм-менеджмента экономия

минимальна. Московские фирмы, занимающиеся оказанием услуг по обучению, проведению тренингов и семинаров, среди своих клиентов провели блиц-опрос, который показал, что сотрудникам исследованных компаний удается в идеале спланировать не более половины своего времени, а чаще – не более 30%. В условиях динамично меняющихся задач, а следовательно, и приоритетов, постоянной острой нехватки информации и отсутствия у менеджеров способности разорваться на тысячу частей и делать 100 дел одновременно традиционные инструменты планирования не работают. Именно по этой причине грамотные специалисты по тайм-менеджменту с реалистичным взглядом на жизнь рекомендуют оставлять примерно 40% рабочего времени под решение непредвиденных задач, а непосредственно прогнозировать работу лишь в оставшиеся 60%. Впрочем, даже 60% удается распланировать далеко не всем сотрудникам. Вообще, вопрос распределения времени очень сложен и зависит от должности и характера работы. Так, если говорить о работе, связанной с решением вспомогательных, например секретарских, задач, то распланировать в этом случае можно не более 30—40% времени. Как ни странно, но такое соотношение характерно для многих специальностей, а также для некоторых видов предпринимательской деятельности, ориентированных на клиента (например, брокерской). Сложно найти такого менеджера, скажем, по связям с общественностью, который бы работал с клиентом только в строго отведенные для этого часы, ведь таким образом он ограничивает поступление информации, которая и помогает ему быть эффективным. Не отреагировав вовремя на просьбу о срочных комментариях по какому-либо вопросу, он рискует запятнать имидж компании. А среагировать означает наплевать на свое расписание и отклониться от плана. Руководству следует помнить, что человек не машина и не робот, а создание, подчиняющееся своим биологическим ритмам. Кто-то на пике активности утром, а кому-то работать с максимальной отдачей проще только вечером. Естественно, что такие нюансы не могут быть учтены в рамках большой компании, но руководителю отдела вполне по силам максимально эффективно использовать работоспособность своих сотрудников.

Говоря об эффективности тайм-менеджмента, многие состоявшиеся специалисты приходят к мнению, что каждый человек должен прийти к необходимости изучения теории тайм-менеджмента самостоятельно. Только тогда будет наблюдаться эффект. Любые попытки насильственного навязывания использования систем тайм-менеджмента отдают тоталитаризмом. Особняком стоит вопрос о людях творческих профессий, которые особенно сильно противятся всякого рода ограничениям своей свободы. При этом творцы должны овладевать умением эффективно использовать свое время не меньше, чем представители производственных профессий. В повседневной жизни результатом такой свободы частенько служит несоблюдение обязательств и сроков сдачи проектов, что неудовлетворительно отражается на имидже остального коллектива. Навыки планирования времени не должны убивать вдохновение, но могут позволить работникам более реалистично анализировать жизненные ситуации. Творческого человека потому и называют творческим, что он может осмысленно подойдя к использованию имеющихся ресурсов и своего жизненного, и профессионального опыта, создать собственную систему планирования, удовлетворяющую его лично.

Большинство сегодняшних ярких и успешных компаний, занимающих лидирующие места в отечественном бизнесе, выработало для себя самостоятельно оптимальный рабочий режим, не прибегая к каким бы то ни было тренингам или семинарам. Обратив внимание на Андрея Бильжо или как никогда популярного после телешоу Аркадия Новикова, понимаешь, что нельзя подогнать под шаблон их деятельность, а проекты – поставить на поток.

Если бы Сергей Есенин посетил курс тайм-менеджмента, мы читали бы на один томик стихов больше?

Каждая компания, как ни примитивно это звучит, является совокупностью людей с разным уровнем интеллекта и жизненным опытом, эффективность труда которых сильно зависит от харизмы и таланта руководителя. Только вокруг по-настоящему умелых, трудолюбивых и талантливых специалистов формируется бизнес-среда, появляются нужные люди и хорошие проекты. А уж как сотрудники добиваются такой эффективности, это их личное дело.

И действительно, даже если бегло перелистывать любую популярную брошюру по тайм-менеджменту, в глаза сразу бросается в полной мере житейский характер имеющихся в ней советов. Чтобы использовать их с наибольшей отдачей, сотруднику полезнее дойти до

них самому. Так, скажем, мы много слышим об удобстве использования электронного планировщика, встроенного в большинство современных бизнес-телефонов. Это информация понятная и сама собой разумеющаяся, мало отражающаяся на реальном деле. Однако стоит человеку 1 раз самому разобраться с популярной программой, и он сам оценит ее по достоинству, став гораздо менее забывчивым. Элементарная прагматика и отсутствие неприятия к чему-то новому. И при чем здесь тайм-менеджмент?

Многие используемые сегодня технологии управления временем были созданы еще в 1970-е гг. в Западной Европе и США. Однако воспринимать тайм-менеджмент как на 100% западное открытие было бы неправильно. Советская школа научной организации труда и личного времени (НОТ) может похвастаться рядом собственных открытий, разработок и достижений, не имеющих аналогов в западной науке. Не без гордости хочу привести цитату одного из западных «отцов» научного менеджмента Фрэнка Гилбрета, ознакомившегося с публикациями Центрального института труда (ЦИТ): «Русские глубже нас разбираются в вопросах организации времени».

Хотя сегодня распространенность применения тайм-менеджмента растет, существуют определенные проблемы. Они особенно четко видны в структурных подразделениях компании – отделах. Почему же традиционный тайм-менеджмент неэффективен? Причин у этого немало, вот некоторые из них.

1. Тайм-менеджмент в большинстве случаев является попыткой организовать рабочее время сотрудника в отрыве от личного, хотя в современной жизни граница между временем для решения личных и профессиональных вопросов становится все более размытой. На этой почве и возникает конфликт, либо эффективность тайм-менеджмента приравнивается к нулю.

2. Большая часть всех посвященных тайм-менеджменту курсов сводится к вопросам планирования. Однако его роль в современном предпринимательстве снижается, движение идет как бы по инерции. Приоритетность на смену отступающему планированию переходит к умению специалиста отходить от заранее разработанных и принятых к исполнению планов и схем, получая максимальную выгоду от решения непредвиденных задач.

3. Для того чтобы эффективно пользоваться методикой и инструментарием тайм-менеджмента, сотруднику нужно дойти до понимания их необходимости самостоятельно. Однако к тому времени, когда это происходит, человек, исходя из своего опыта, обычно вырабатывает ряд собственных практических навыков. После этого теоретическая часть тайм-менеджмента нужна менеджеру лишь для общего развития.

Среди руководителей отделов, компаний, пытавшихся внедрить тайм-менеджмент, проводилось исследование на тему: «Как вы относитесь к тайм-менеджменту?». Неожиданно оказалось, что подавляющее число респондентов (46,23%) полагают, что эффективность тайм-менеджмента в большей степени зависит от компетентности менеджера, который его использует. А вот явных союзников и противников поменьше, и их количество приблизительно одинаково. Считают тайм-менеджмент крайне полезным и эффективным инструментом для повышения производительности труда 26,10% руководителей отделов, недалеко ушли и противники, их 23,90%. По их мнению, хороший менеджер и так справляется с управлением своим временем, поэтому тайм-менеджмент ему по большому счету не нужен. Ярые противники, которые разочаровались в тайм-менеджменте, говорят, что это совершенно бесполезное изобретение венчурных организаций, нужное лишь для выбивания денег из клиента, но их совсем мало, всего 3,77%.

6.2. Тайм-менеджмент офиса

В чем заключается тайм-менеджмент офиса? Прежде всего он подразумевает исключение или смягчение влияния условий, мешающих работе, и только после этого собственно способы организации времени. От тайм-менеджмента отделов он отличается более общими положениями, ориентированными на большие коллективы, т. е. на большее число различных по характеру и особенностям выполняемых обязанностей людей.

При использовании тайм-менеджмента офиса наиболее распространен прием с матрицей Эйзенхауэра.

Все дела можно распределить таким образом:

1) несрочно, важно;

2) срочно, важно;

3) несрочно, неважно;

4)срочно, неважно.

Психологи склонны думать, что многие офисные сотрудники привыкли к постоянным авралам. Объясняется это тем, что при этом на подсознательном уровне человек ощущает свою нужность, незаменимость, да так, что потом ему сложно вернуться к размеренной жизни. Это дорога делится на два пути: первый ведет к нервному истощению, а другой делает человека трудоголиком в плохом смысле. Однако и те и другие хотели бы жить в более спокойном темпе и при этом успевать больше. Этот квадрант называется «несрочно, важно». Именно здесь находятся те дела, которые делают существенный вклад в результат. А в квадранте «несрочно, неважно» чаще всего находится то, что называют похитителями времени в офисе.