Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать
Шрифт:
Когда рутинных дел много, они вносят хаос в работу, поэтому за их выполнением лучше следить. Речь идет не о жестком их планировании, а о том, чтобы такие задачи выполнялись хотя бы раз в неделю. Для этого можно создать следующую таблицу: в левой колонке поместить часто встречающиеся регулярные задачи. Далее слева направо – колонки по календарным неделям. Выполнение задачи отмечается знаком " + " в соответствующей колонке, невыполнение- знаком "-". Примерно это выглядит так (табл. 4.2).
Таблица 4.2. Планирование рутинных дел
Еще раз обращаю ваше внимание: это не таблица жесткого планирования.
Ничего страшного, если на текущей неделе задача оказалась невыполненной (например, вы так и не нашли времени навести порядок на рабочем столе). Просто ставьте прочерк. Однако когда прочерки начнут накапливаться, это будет сигналом, что задача не выполнялась давно, поэтому пора ей заняться.
Вот примеры задач такого типа.
Резервное копирование информации. Важные электронные документы нужно регулярно сохранять на флешку, дискету или диск, чтобы в случае технических неполадок они остались в целости и сохранности. Контактные данные с визитных карточек и листков бумаги желательно переносить в единую базу контактов (алфавитный указатель, компьютерный файл, мобильный телефон). Значимые бумажные документы стоит отксерокопировать и хранить копии отдельно на случай потери оригиналов.
Расчистка рабочего стола. Редким людям удается постоянно поддерживать идеальный порядок на рабочем столе, но расчищать его регулярно (раз в день – основную рабочую площадь, раз в неделю – выдвижные ящики и полки) необходимо. Точно так же в компьютере нужно регулярно чистить папки Рабочий стол и Мои документы.
Проверка дневника сына-школьника .Не обязательно требовать у ребенка ежедневный отчет об успехах в учебе, но и запускать это не стоит: дети быстро подмечают подобное и начинают лениться. Если же сын будет точно знать, что вечером в пятницу мама обязательно попросит его показать дневник, у ребенка будет дополнительный стимул получать хорошие оценки.
Сын моей подруги, ученик шестого класса, жаловался мне, что мама редко хвалит его за хорошие оценки. Я рассказала о проблеме мальчика подруге. Она, как человек системный, внесла в график ежедневных рутинных задач пункт "Похвалить сына за хорошие оценки" и каждый день отмечала выполнение знаком " + ". В результате сын стал учиться еще лучше и спустя несколько недель уже не ждал от мамы вопроса про его дела в школе, а сам рассказывал ей все, чем напоминал о поощрении вместо ежедневника.
Хранить график рутинных дел нужно в разделе "Неделя", тогда вы будете видеть его как минимум раз в день и ничего не забудете.
Сколько минут уходит на мытье пола
Высший пилотаж жесткого планирования – точное определение еженедельного бюджета времени на крупную задачу, чтобы уложиться в срок с ее выполнением.
Например, вам нужно написать книгу, диссертацию или полугодовой отчет. Нужно определить, сколько времени еженедельно или ежедневно необходимо выделять на выполнение частей задачи, чтобы не превратить ее из важной, но несрочной в авральную.
Вспомним студенческие годы и подготовку к экзаменам: до экзамена осталось 15 дней, нужно подготовить 45 билетов; на каждый билет нужно потратить минимум час, значит, подготовке к экзамену отводится три часа в день.
Используется следующий алгоритм: определить общий объем работы в любых единицах измерения (45 билетов); вычислить производительность труда (один билет в час); используя сроки и производительность, установить бюджет времени (три часа в день на подготовку к экзамену).
Точно так же можно поступить с любой крупной задачей.
Например, мне нужно дописать эту книгу за 20 дней. Оставшийся объем – 200 тысяч печатных знаков. Моя скорость – 4000 знаков в час. Вычисляю по формуле 200 000/ 20 / 4000 = = 2,5 часа в день. Играя показателями, можно вычислить
Таким образом, у вас появляются конкретные сроки. Это гораздо сильнее мотивирует и дает возможность отслеживать, укладываетесь ли вы в запланированное время, а также прогнозировать сроки выполнения задачи.
При использовании данного метода вы приобретаете, что немаловажно, репутацию пунктуального и надежного человека, который способен выполнять в жесткие сроки даже объемную творческую работу.
Маленькие секреты
До завершения нашего с вами общения еще далеко, однако хочется верить, что вы уже готовы правильно организовывать себя. Для тех, кто уже сейчас хочет изменить свою жизнь, сформулирую несколько советов. Впрочем, они пригодятся и тем, кто решил отложить все до того, как закончит чтение данной книги.
Рассмотрим начало дня, которое предполагает отсутствие спешки и суеты для успешной реализации запланированных дел. Утром лучше проснуться немного раньше обычного – на 20-30 минут. Придя на работу, сразу же просмотрите список того, что вы должны сделать. План составляйте накануне. Начните день без раскачки, с важных дел. Для многих характерно начинать с мелочей: посмотреть почту, сделать ксерокопию документа, позвонить по личному вопросу, выпить кофе и т. д. Однако следует помнить, что мелкие дела могут занимать до 80 % рабочего времени, и если с утра заняться мелочами, рабочий день пройдет впустую, а важные дела придется делать после его окончания. При этом не впадайте в крайности: не стремитесь выполнять сразу все, на ваш взгляд, срочные и важные дела. Следует помнить, что, если человек живет и работает по принципу выполнения всех дел как важных и срочных, он находится в состоянии хронического стресса и, следовательно, теряет собственное здоровье. Не переоценивайте ни важность дел, ни свои возможности. Перепоручите их своим подчиненным; если таковых нет, сделайте сами, когда будет удобно. Чередуйте важное с назначительным. Несмотря на совет начать день без раскачки, живите в гармонии с собой – учитывайте собственный график работоспособности. Известно, что есть люди с ярко выраженной утренней активностью- "жаворонки", с дневной- "дрозды" (или "голуби") и вечерней – "совы". Планируйте самые важные и ответственные дела на период своей самой высокой работоспособности. Кроме утреннего просмотра, уточнять свой список дел желательно еще два раза – в середине дня и вечером: если что-то сделали, вычеркните это; если что-то не успели, перенесите на другой день.
Помните: пока вы не научитесь управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим. Рабочий день или сутки длиной 24 часа – это не явление природы, к которому надо адаптироваться с наименьшими потерями. Это время, которое вам подконтрольно, и существует понятие
тайм-менеджмента, который позволяет делать так, чтобы не время управляло нами, а мы им с помощью плана, в котором определены как решение оперативных вопросов, так и полноценный отдых. Наверняка уже на этом этапе вам начинает казаться, что вы все понимаете и что уже с этого момента многое в вашей жизни пойдет по-новому. Однако понять что-то недостаточно. Даже овладеть приемами тайм-менеджмента – это еще не все. Нужно, чтобы новый образ жизни вошел в привычку, чтобы сортировка дел происходила автоматически: важно – не важно; это поручить – это сделаю сама, но позже; с этим просила меня вообще не трогать, если только не случилось непоправимое, впрочем, если непоправимое, тоже не трогать – оно же все равно непоправимое, а у меня сейчас нет времени расстраиваться. Так что впереди еще много работы. Что касается планирования, то хочу, чтобы вы сделали из всего главный вывод: старайтесь соблюдать баланс между планированием и воплощением задуманного в жизнь – не стоит 20 минут размышлять, куда занести пятиминутное дело.