Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2
Шрифт:
Вывод: после формулировки задачи на результат задать ей рамку времени. Сколько будет весить задача в часах, минутах. Это позволяет держать темп в процессе выполнения работы.
60:40
Когда вы составили список задач на день, сформулировали каждую на результат, оценили и задали норматив, следует прибавить к сумме всех нормативов 40 % времени. Так вы узнаете длительность своего рабочего дня.
К примеру, у вас задач на 5 часов согласно второму правилу планирования. Это 60 %. Добавив еще 40 % (3 часа), получаем 8 часов. Такова будет реальная длительность вашей работы.
Планировать по нормативу следует только
Процедура 60: 40 позволяет вам реально оценить, когда завершится рабочий день. Если я упаковываю задачи с учетом буфера, то имею возможность регулярно выполнять свой план. В течение месяца максимум один-два дня выпадут из этой пропорции. В остальные вы на 100 % выполните задуманное. А это, как мы уже решили, удовольствие. Каждый день. Удовольствие дает дополнительную мотивацию. Этим вы замыкаете «классный порочный» круг: планирую – 100 % выполняю – получаю удовлетворение – снова планирую… Оцените свой порочный круг. Не пора ли сменить его?
На этом основные правила завершены. Акцентирую твое внимание, читатель: соблюдая эти три правила, мы получаем хороший план. План, который на 100 % выполним, а значит, приносит удовольствие.
Перейдем к дополнительным правилам планирования.
ВОЗЬМИТЕ В РУКИ ЛИСТ БУМАГИ…
1. Откройте свой план на сегодня. Проверьте каждый пункт плана, как он описан – на результат или процесс?
2. Пункты «не результат» перепишите, учитывая рассмотренные выше критерии: минимум 2–3 слова и глагол завершенного действия.
3. Оцените каждый пункт плана по времени. Сколько нужно реально часов, минут, чтобы выполнить этот пункт.
4. Просуммируйте норматив всех пунктов плана за день.
5. Заложите резерв времени 40 %, чтобы план стал на 100 % реальным.
Инструменты планирования рабочего дня
Уровень дневного масштаба, или ОПЕРАТИВНЫЙ. Это планирование на день грядущий. Рекомендуемые инструменты планирования:
– Держать в «голове»
– Е-mail
– Список дел
– Секретарь
– Метод Швабры
– В-АВВ
– Карта мыслей
– 4 по 25
– Принцип очереди
Держать в «голове»
Когда применим данный метод планирования на день? Когда несколько дел? Вы уже знаете правило семи, и, наверное, первая мысль – «пять – девять дел можно удержать в голове». Совершенно верно, удержать. То есть помнить такое количество дел реально. Однако где место для того, чтобы думать? Если ваше сознание будет занято только тем, чтобы помнить, какие задачи следует выполнить, то ресурсы
Как только в голове оказываются даже две задачи, в случае дефицита времени они вступают в конфликт, и одна из них будет вытеснена, будет забыта. Только одна задача может полноценно храниться в сознании даже в состоянии стресса, позволяя вам свободно думать над ее решением и выполнять действия, ведущие к достижению поставленной задачи. Поэтому для руководителя этот инструмент неприемлем. Разве что вам безразличны результаты вашей работы – тогда можете «держать планы в голове».
Е-mail
Почтовый клиент зачастую используется как органайзер. Самые распространенные – The Bat, Outlook, Outlook Express. Приходит письмо, в нем описание задачи. Читаем, выполняем, удаляем, переходим к следующему письму. Достаточно удобно. Осталось только исправить ошибки работы с почтой – и можно считать, что подходящий органайзер у вас под рукой.
Первая базовая ошибка: УДАЛЯТЬ ПИСЬМА. Все пришедшие вам письма нужно сортировать и сохранять. По крайней мере, пока не завершится проект, по которому идет переписка.
Пример структуры папок в почтовом клиенте
Предлагаю рассмотреть один из оптимальных алгоритмов работы с почтой.
1. Создаем папку «!_Work». Восклицательный знак вначале позволяет всегда быть этой папке быть в самом верху, что облегчает визуальный поиск и ориентировку.
2. В ней создаем структуру папок под проекты, в которых вы участвуете. Названия категоризируем по проектам либо людям. То есть у вас появляется ряд папок, поименованных именами людей, либо по названиям проектов.
3. Когда подготовлена структура папок, следует освоить последовательность сортировки.
4. Нажимаем отправить/получить. Допустим, получаем 19 писем, они – в папке «Входящие».
5. Во-первых, бегло просматриваем их на предмет спама, ненужных писем. Их удаляем. То есть зачищаем наш ящик от задач «С». Удалили 9 писем, осталось 10.
6. Оставшиеся письма прочитываем и определяем, какой они категории – «А» или «В». Если письмо «В» – перемещайте его в папку «!_Work». Переместили 7 писем, осталось 3.
7. Теперь следует оценить оставшиеся 3 письма категории «А» по критерию «время, необходимое для написания ответа». Если ответ займет не более нескольких минут, сразу их отпишите и положите в проектную папку архива. Ответили на 2 письма, осталось 1.
8. Теперь приступайте к работе с письмом категории «А».
9. Выделите в течение дня 1–3 окна для ответов на письма из папки «!_Work». Рекомендую утвердить такие окна утром, перед обедом и вечером. Их длительность и количество – по вашей потребности.