Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2
Шрифт:
Представленный выше алгоритм прост, удобен и очень функционален. Такая схема позволяет держать в регулярном порядке вашу переписку. В любой момент времени можно получить доступ к нужному письму. Позволяет по завершении проекта легко создать архив и облегчить объем почтовой программы.
Когда завершена работа с проектом, просто откройте почтовую папку, выделите все письма в ней. Захватите мышью и перенесите их в папку на диске. Каждое письмо будет представлено как отдельный файл. Далее заархивируйте файлы, и получится один архивный файл со всей вашей перепиской по данному проекту.
Многие используют почтового клиента как органайзер. Написали себе письмо – вот и задача, которую нужно сделать. Выполнили ее – переместили в папку «Сделано». Руководитель Дмитрий использует этот способ так. Если он на работе и вспоминает, что ему необходимо сделать дома, он пишет себе письмо на домашний адрес. А когда он находится дома и приходят мысли по работе, чтобы не забыть сделать их – фиксирует в письме и направляет на рабочий адрес.
Это два структурно разных способа выкладки, представления информации на бумаге. В таблице приведены сравнительные данные по каждому инструменту.
Список
Подводя итоги, следует понять границы применимости каждого из методов. Если у нас задачи привязаны к точному времени: 12.00, 15.05, – то их фиксируем списком дел. Напротив каждого прописываем время начала выполнения. А вот задачи типа «если Петрович подготовит отчет, то внести его в реестр отчетной документации» очень удобно фиксировать картой мыслей. Чтобы организовать на основе списка дел и карты мыслей удобный планировщик на день, следует лист разделить на две половины. На одной – создать шкалу времени с утра до вечера. На второй – свободной – рисуйте карту мыслей задач, не имеющих четких временных точек старта. При этом в течение дня по мере появления новых задач вы быстро определяете, куда ее записать. Задайте вопрос: когда ее нужно сделать? Если время не задано – «в течение дня, главное – сегодня», насаживайте «новый Чупа-Чупс» на ядро карты мыслей и обводите овалом. Если же «в 13.15 начать отзвон по клиентам», то напротив шкалы времени фиксируете, что делать.
Руководителю рекомендуется овладеть обоими методами, так как в его работе регулярно встречаются задачи, требующие то «аналитики», то «творчества». Практикуя рисование карт мыслей в течение двух-трех недель, вы сможете перевести это на уровень навыков.
СекретарьОтличный инструмент. Один только минус – удовольствие дорогое. Хороший секретарь, или, точнее, помощник руководителя, требует отнюдь не слабой оплаты труда. Рекомендуется для высшего управленческого звена: председателей правления, директоров. Секретарь хорош, если секретарь обладает слепым методом набора, навыками быстрого чтения, отлично разбирается в офисных приложениях и Интернете. Умеет сортировать и приводить в порядок информацию как в электронном, так и в бумажном виде. Кроме того, должен буквально с полуслова понимать руководителя, чтобы экономить время на коммуникацию. Умело отсеивать входящий мусор, точно фиксируя, кто, когда и с какой целью звонил. Он также должен уметь планировать график руководителя, то есть обладать навыками тайм-менеджмента, хорошо общаться и сглаживать острые углы, легко работать в стрессе и конфликтных ситуациях.
Реальная история. Англия, 50-й год прошлого века. Вице-президент Бетл-Хим Шваб вызывает консультанта Ли и просит дать совет по лучшему управлению делами. Недолго думая, Ли предлагает следующее:
– Напишите список дел, которые собираетесь делать завтра. Теперь выберите из них самое важное, самое ценное. Завтра утром приступите к нему. Ни на что не отвлекайтесь, пока его не завершите. После выполнения снова пересмотрите список. Возможно, появились новые задачи, которые требуют решения. Выберите на этот раз самую важную задачу и незамедлительно приступайте к ее выполнению. И в такой последовательности работать до конца дня.
Даже если вы не дойдете до конца списка, вы выполните самые важные задачи. Работайте так каждый день, и результаты не заставят себя ждать.
«Насколько сочтете этот совет ценным, столько мне и заплатите», – с этими словами Ли удалился.
Иллюстрация метода швабрыЧерез две недели Ли получает чек на сумму 25 000 долларов. На чеке внизу мелкой строчкой было написано: «это был самый лучший совет по менеджменту, который я услышал за последние 20 лет!»
Это хорошая и поучительная история. Одно но: Англия, прошлый век. Россия, XXI век: насколько может позволить себе управленец весь день работать, не отрываясь ни на какие задачи, пока не завершит их? Практически нереально, находясь в офисе, пользоваться этим советом. Данный метод хорошо подходит только для закрытых часов, или day off, о которых речь пойдет дальше. Именно в такой день метод Швабры позволяет полноценно и качественно «зачистить» рабочие задачи, сконцентрировавшись на крупных, «дорогостоящих задачах».
ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Почему метод швабры? Производная от имен героев этой истории Шваб и Ли. Только имена чужие, нерусские. А вот слово швабра всем знакомо со школы, когда драили полы, будучи дежурными по классу. Используя такую швабру, можно быстро зачистить рабочий график. Графически обозначается так: стержень швабры – список дел, а поперечная палка – приоритеты. Ведь суть метода – составить список и периодически менять тряпку (определять приоритеты), выполняя только важные задачи.
В-АВВ
Мы с вами недалеко ушли от животных. По-прежнему являемся частью природы. Нашей активностью управляют биоритмы. На данном рисунке представлен суточный биоритм. То есть так изменяется степень нашей активности, энергетики в течение 24 часов.
На данной схеме два холма.
Графическая схема суточного биоритма
Рабочий день будем начинать с задач категории «В». Важных, но не срочных. Важно, чтобы эти задачи были по продолжительности не более 1,5–2 часов. То есть вы должны быть полностью уверены, что успеете завершить за час-два начатую работу. По их завершении вы получаете две волны энергии. Первая – вдоль растущего графика биоритма, вторая – мозг впрыскивает в кровь эндорфины, гормоны счастья. Мы так устроены, что после завершения полезного дела мозг реагирует секрецией гормонов счастья. Получается одна поддержка – снаружи, вторая – изнутри. Можно ли желать лучшего?
На этом приливе энергии вы готовы свернуть горы. Именно этим и нужно заняться. То есть решить одну или несколько задач «А». Больших, важных, крупных. Ведь когда есть силы, справиться с тяжелым заданием – не проблема. После их завершения, в районе 14 часов, рекомендуется устроить обеденный перерыв, в идеале поспать. Однако российский офисный график не дает такой возможности. Поэтому если вздремнуть возможности нет, займитесь задачами «В». Однако послеобеденные «важные» отличаются от утренних. Эти задачи должны быть рутинными, не требующими серьезного умственного или физического напряжения. Сортировка почты, просмотреть новости в Интернете, разобраться с бумагами на столе, пройтись по кабинетам, решить ряд мелких вопросов. Работая в таком ритме, в начале 17 часов вы почувствуете очередной прилив сил. Тут уж беритесь решать задачи «В» произвольного характера.
Ежедневно живя и работая согласно такому графику, вы получаете поддержку со стороны природы. Бороться с нею – дело неблагодарное. Сколько вам лет? Десятки? Природе – миллионы. Битва неравных. Оставьте даже мысли перехитрить мать-природу, лучше сделайте ее своим союзником. Воспользуйтесь ежедневной силой биоритмической активности.
Идея проста: работать – когда есть силы, отдыхать – когда сил нет
Представьте, что вы серфингист. Ваша задача – развить высокую скорость и преодолеть определенное расстояние. Когда биоритм на подъеме – это как волна, которую нужно просто поймать и оседлать, дальше используя ее силу, маневрируя доской, преодолеть маршрут. А когда волны нет – то приходится ее ждать либо грести руками. Вопрос: насколько далеко уплывем, гребя ладошками? А сколько сил затратим? Идея проста: работать – когда есть силы, отдыхать – когда сил нет.
ИЗ ЖИЗНИ РОССИЙСКИХ КОМПАНИЙ
Иркутская компания «ВостСибСтрой». При строительстве объектов используют профессиональные бригады китайских рабочих. Представьте себе строящееся здание, на котором работает сотня-другая китайцев. Как рассказал один из участников корпоративного тренинга Вадим, «работники они отличные. Им не надо объяснять, как делать и что делать. Поставил задачу – и работают. Только вот каждый день ровно в первом часу работа останавливается, и все идут обедать. После обеда вся сотня работяг ложится спать на часок. Не по-нашему как-то, понять не могу, зачем они теряют время впустую?»
Что интересно, скорость работы и результаты этих китайских бригад выше, чем у российских, аналогичной квалификации. Для обычного глаза работают вроде неправильно. Ежедневно теряют час на сон. Однако, понимая биоритмы, мы с вами может предположить, что именно за счет ритмизации ежедневной нагрузки китайские строители добиваются столь высокой производительности труда. Ежедневный дневной часовой тихий час позволяет восстановить силы и избежать перегрузок, а значит, качественно и оперативно выполнять поставленные задачи. Ну что, будем работать как китайцы?
4 по 25
Нарисуйте квадрат. Поделите его на 4 равные части. Шаблон готов. Подпишите последовательно в квадратах «сегодня», «завтра», «буфер», «обучение». Ваш рабочий день поделен на 4 части по 25 %. Каждому из квадратов достается по 2 часа времени. Это означает, что каждый день необходимо уделять 2 часа задачам важным и срочным, которые следует решить сегодня. Это задачи «А». 2 часа посвятить задачам, которые потребуются завтра, то есть группа «В». Буфер, или запас времени на непредвиденные расходы, 2 часа, – использовать, если «А» или «В» вылазят за пределы своих установленных границ. И каждый день 2 часа необходимо посвятить обучению, развитию себя.
Метод позволяет держать ежедневно в балансе оперативный, тактический и стратегический разделы ваших планов. Один только минус: не каждый день удается работать в таком режиме.
Принцип очереди
В супермаркете есть несколько касс. К каждой из них подходят покупатели. Каждый покупатель – это задача, которую вам нужно выполнить. Короткая задача – пробить только жвачку. Длинная задача – покупатель с тележкой, полной товаров. На работу с ним потребуется куда больше времени, чем на клиента с одним товаром. Итак, задача – чтобы в очереди стояло как можно меньше покупателей. Чтобы в нашем списке задач их было минимум.
Принцип гласит следующее. Вначале выполнять задачи наивысшего приоритета. По-нашему, «А». Далее выполнять короткие задачи, начиная с самой короткой и по возрастанию. После их решения снова приниматься за задачи с наивысшим приоритетом.
Порционность задач
В данной главе мы рассмотрим, как можно сортировать выполнение задач, исходя из одного критерия: время выполнения дела. То есть сколько требуется времени, для того чтобы выполнить его. Условно разделим все задачи на категории 3, 15, 30, 90 минут. Для каждой из этих категорий будут работать свои правила. Для большего интереса начните с практикума, предлагаемого ниже.