Тайм-менеджмент
Шрифт:
Если вам постоянно приходится иметь дело со звонками, касающимися проблем, которыми занимаются другие люди или подразделения, узнайте, не может ли компания выделить один или несколько телефонных номеров, по которым со звонками разбирался бы специально подготовленный персонал. Эти люди могли бы сами решать большинство вопросов, а наиболее сложные звонки немедленно переадресовывали бы компетентному в данной области специалисту компании.
Что касается общего потока ненужных, неуместных, а потому только отнимающих время телефонных звонков, то для них существует ряд приемов, позволяющих прекратить общение без проявления неучтивости. Помните при этом, что вам необходимо поддерживать как собственный имидж человека, готового и способного оказать помощь, так и блюсти репутацию компании. Потому следите затем, чтобы использование соответствующих приемов производило должный эффект, но без ущерба для бизнеса.
Не просите абонента:
► отправлять в ваш адрес письмо или факс;
► предоставить дополнительную письменную информацию (чтобы не увеличивать поток входящей корреспонденции).
Вместо этого предложите:
► перезвонить позже (остаток дня оставайтесь вне пределов досягаемости);
► связаться с кем-то другим в компании (переведите звонок на того, кто сможет помочь звонящему).
Кроме того, можете сказать следующее:
► что вопрос вас не интересует (для настойчивых торговых агентов и других не слишком деликатных собеседников);
► что у вас есть только 30 секунд (для тех, на кого у вас не хватает терпения; через 30 секунд скажите, что кладете трубку, и отключайтесь);
► что сейчас принять решение не можете (не спешите принимать решение в ходе разговора без серьезного размышления);
► что перезвоните позже (но только если действительно собираетесь это сделать).
Крайний, но достаточно эффективный способ прекращения нежелательного общения — сказать «до свидания» прямо среди разговора. Абонент будет сбит с толку и задумается, не дал ли собственными словами повод к завершению беседы. Человек может быть озадачен, раздосадован, но не будет иметь претензий лично к вам, поскольку подумает, что, возможно, сам виноват в скором окончании разговора.
Организация исходящих звонков открывает широкий спектр возможностей по части экономии времени и повышения эффективности инициированных вами телефонных переговоров.
В первую очередь задумайтесь, действительно ли вам необходимо звонить. Может, лучше навестить человека, или отправить ему факс либо сообщение по электронной почте, или поручить дело кому-то другому? На деле многие звонки оказываются совсем необязательными, и лучше бы было вообще ничего не делать.
Если решите, что звонить все же придется, продумайте тактику экономии времени при переговорах и повышения продуктивности телефонного общения. Когда звонок
Наиболее эффективным в плане экономии времени будет отвести для звонков (по крайней мере для большинства) один или два специальных отрезка дня. В эти периоды вы сможете заниматься только звонками, не отвлекаясь ни на что другое. Выберите для переговоров время, когда есть шанс застать на месте всех нужных вам людей и когда в вашем собственном графике будет достаточное по продолжительности свободное время.
Непосредственно перед звонком решите, что и как собираетесь сказать человеку. Воспользуйтесь при этом следующими советами:
► четко знайте, с кем хотите переговорить;
► четко представляйте, что именно хотите сказать;
► подготовьте сообщение на случай, если нужный вам человек отсутствует;
► имейте под рукой относящиеся к разговору документы;
► держите наготове чистый лист бумаги и ручку;
► выпишите отдельно ключевые факты и даты;
► расслабьтесь за счет дыхания полной грудью;
► визуализируйте предстоящего собеседника;
► мысленно смоделируйте атмосферу спокойного общения;
► выберите для звонка подходящий момент.
Если разговор обещает быть трудным, не откладывайте его на потом. Подготовьтесь, как описано выше, и звоните при первом же удобном случае. Быстро переходите к сути вопроса: если будете проявлять нерешительность, недовольными результатом останетесь оба.
Ничто так не отнимает время в ходе разговора по телефону, как необходимость искать при этом нужную информацию.
Прежде чем поднять трубку, соберите все сведения, которые могут вам понадобиться. Обычно дело касается статистических данных, имен, адресов, последних полученных от собеседника писем. Убедитесь, что все у вас под рукой и сможете немедленно реагировать на любые вопросы и контрпредложения.
Прежде чем звонить, сделайте для себя нужные пометки. Составьте перечень тем, которые собираетесь обсудить, заранее будьте готовы к ответу на вероятные вопросы собеседника. Расположите собственные вопросы в порядке их значимости и наиболее важные обсуждайте в первую очередь. Имейте при себе ручку, чтобы делать пометки в ходе разговора.
Чтобы ваши собственные звонки были короткими, последуйте таким советам:
► поставьте рядом с аппаратом кухонный таймер или будильник, установите их на подачу сигнала по истечении пяти минут разговора и, когда сигнал сработает, заканчивайте разговор;
► не спрашивайте «как поживаете?», чтобы не провоцировать пространную беседу;
► предупредите о скором окончании разговора словами «и последнее»;